• Thứ Ba, 11/01/2005 08:41 (GMT+7)

    Gửi và nhận email: Khi bồ câu không đưa thư

    Có lẽ không ít lần bạn gặp tình huống bức thư điện tử (e-mail) của mình không đến được hộp thư của người nhận. Nguyên nhân của nó là gì và cách khắc phục?

    Thanh Hải, kế toán của một công ty xuất khẩu bánh tráng tại Việt Nam chắc mẫm bức thư điện tử (e-mail) yêu cầu thanh toán công nợ chỉ "tíc tắc" sẽ nằm trong hộp thư của cô chuyên viên Santa Elizabeth thuộc công ty nhập khẩu bên Mỹ như thường lệ. Nhưng đến hẹn, công ty kia vẫn "im hơi lặng tiếng". Thì ra Santa Elizabeth chẳng nhận được e-mail nhắc nhở nào!

    Có lẽ không ít lần bạn đã gặp tình huống tương tự. Nguyên nhân của nó là gì và cách khắc phục?

    Năm lý do E-mail lạc lối

    1. Người dùng thao tác sai. Chẳng hạn, người gửi chưa thiết lập chế độ gửi mail tự động trong MS Outlook/ Outlook Express; do đó khi ra lệnh Send, e-mail chỉ được chuyển vào Outbox chứ chưa gửi. Tương tự, có thể do người dùng tắt chế độ nhận mail tự động nhưng lại không kiểm tra mail bằng lệnh Send/Receive. Ngoài ra, người gửi nhập sai địa chỉ người nhận hay đóng chương trình gửi/nhận thư điện tử (e-mail client) trước khi e-mail được gửi đi hoàn toàn cũng làm e-mail không đến nơi.

    2. Hacker đánh cắp e-mail giữa "đường". Ngày nay, hệ thống mạng được cài đặt mọi nơi (văn phòng, khách sạn, trung tâm hội nghị, café Internet, trường học...) nếu một trong những máy chủ quản lý gửi/nhận e-mail này bị tin tặc đột nhập thì e-mail của bạn không thể đến tay người nhận.

    3. Do hệ thống lọc spam (còn gọi là bulks-email). Spam là hình thức gửi thư số lượng lớn. Spam có nhiều mục đích: tiếp thị và quảng cáo, gửi cùng thông tin đến một lượng lớn người (chẳng hạn thông báo tập hợp tình nguyện viên ở SEA Games 24)... Nhưng nhìn chung, spam không được người dùng ưa chuộng do khá nhiều spam đang được gửi đến ngoài ý muốn người nhận và lượng e-mail gửi cùng lúc có thể gây tắc nghẽn đường truyền Internet. Do đó spam ("thư rác") đang bị người dùng ngăn chặn bằng nhiều qui tắc lọc e-mail, làm vô tình loại bỏ e-mail của bạn. Chẳng hạn, bạn gửi e-mail có tựa là "mại dzô" hay "marketing e-mail from company XYZ"... trùng với quy ước lọc spam của một số máy chủ e-mail, chắc chắn các e-mail này không đến tay người nhận mà bị xoá mất hoặc bị "nhét" vào những folder đặc biệt (như BULK trong Yahoo!Mail).

    4. Do người quản trị máy chủ e-mail gửi hay nhà cung cấp dịch vụ e-mail thiếu kinh nghiệm. Một số máy chủ e-mail không được quản lý chặt bị các tay chuyên gửi spam (spammer) khai thác lỗ hổng, biến nó thành máy chủ e-mail tiếp sức bỏ ngỏ (open relay mail server) để rải spam theo kiểu "ném đá giấu tay". Các tổ chức chống spam (http://www.spam-blockers.com/SPAM-blacklists.htm) thường kiểm tra và liệt kê những máy chủ loại e-mail này vào sổ đen (blacklist). Trong khi đó, nhiều nhà quản trị thiết lập chế độ kiểm tra loại bỏ e-mail xuất phát từ các máy chủ có trong "sổ đen". Điều gây "chết người" ở đây là việc loại bỏ không hề được phản hồi đến người gửi.

    5. Do quy tắc sàng lọc e-mail của chính máy tính người nhận. Chẳng hạn người nhận thiết lập qui tắc "Xóa e-mail có từ HELLO" trong subjet của email gửi đến. Vì vậy, bạn nhớ suy nghĩ thật kỹ mỗi khi đặt tựa đề e-mail!


    Hình 1: Dùng chữ ký điện tử (digital signature) trên Microsoft Outlook 2003 để ký và mã hoá email gửi đi. Bằng cách này, kẻ xấu dù có lấy được email của bạn cũng không thể đọc chúng được.

    Để E-mail không còn đi lạc

    Đối với những e-mail vô cùng quan trọng, có đính kèm theo tài liệu, bạn nên kết hợp nhiều phương thức giao tiếp-truyền thông khác nhau để xác nhận. Chẳng hạn chat, điện thoại liên lạc báo tin với người nhận về e-mail đã gửi. Chi phí cuộc gọi quốc tế ngày nay không đáng là bao so với những thương vụ trị giá hàng trăm ngàn đô la Mỹ có thể bị mất khi lạc e-mail.

    Nếu lo e-mail bị hacker đánh cắp, bạn hãy mã hóa thông điệp bằng chữ ký điện tử (bộ phận CNTT trong công ty có thể hướng dẫn bạn cách mã hóa (Hình 1). Thông tin này khá dài, chúng tôi sẽ đề cập ở một bài báo khác).

    Với những e-mail thông thường, bạn có thể thiết lập cơ chế tự động thông báo "đã gửi mail" (delivery receipt) hay "người nhận đã đọc mail" (read receipt) trong phần mềm gửi/nhận email. Chẳng hạn, trong Microsoft Outlook 2002, để thiết lập bạn nhấn chuột chọn Tools ->Option, chọn E-mail Options, rồi chọn tiếp Tracking Options. Mục Tracking Option bao gồm mọi lựa chọn liên quan đến việc xác nhận "đường đi nước bước" của các email gửi/nhận. Nếu muốn bật hai tính năng delivery và read receipt, bạn đánh dấu chọn vào hai ô trống bên cạnh "Read receipt" và "Delivery receipt" trong mục "For all messages I sent, request:" (Hình 2). Microsoft Outlook 2003, Outlook Express 6.0 và một vài e-mail client khác như Mozilla, Netscape Mail cũng có tính năng tương tự.

    Tuy nhiên, cần phải biết bạn chỉ có thể nhận "Read Receipt" khi có sự hợp tác của người nhận. Nếu e-mail có yêu cầu "Read Receipt" được mở ra, PM gửi/nhận e-mail sẽ "hỏi ý kiến" người nhận có muốn gửi "Read Receip" không. Nếu người nhận trả lời "KHÔNG" hoặc thậm chí tắt luôn tính năng này thì bạn cũng sẽ chẳng nhận được thông báo nào!

    Cuối cùng, bạn hãy nhớ khi thiết lập các quy tắc lọc e-mail trên máy tính cho hợp lý để vừa lọc spam, vừa có thể nhận được e-mail hợp lệ và đầy thiện ý. Chúc bạn thành công!ÿ 


    Hình 2: Người gửi có thể bật tính năng delivery receipt và read receipt trong Microsoft Outlook 2002 để yêu cầu người nhận xác nhận đã nhận hay đọc được email.

    Song Quân - Quốc Tuyên

    ID: B0501_42