• Thứ Hai, 31/01/2005 11:06 (GMT+7)

    Quản lý tài liệu, chứng từ bằng portal

    Được tung ra thị trường chưa đầy hai tháng, giải pháp Lạc Việt Live Content Portal với công nghệ portal đã tạo ra một phong cách mới trong việc quản lý tài liệu, chúng từ tại các tổ chức, doanh nghiệp


    Được tung ra thị trường chưa đầy hai tháng, giải pháp Lạc Việt Live Content Portal với công nghệ portal đã tạo ra một phong cách mới trong việc quản lý tài liệu, chứng từ tại các tổ chức, doanh nghiệp (TC/DN).

    Xu hướng làm việc trên Portal

    Portal là một hệ thống phần mềm cho phép tìm kiếm, hiển thị và khai thác vô số loại thông tin từ kho dữ liệu của doanh nghiệp (DN) hay tổ chức (TC) theo nhu cầu cá nhân. Portal thường có giao diện web. Hơn nữa, portal còn cho phép người dùng chạy các ứng dụng kinh doanh như kiểm tra diễn biến của các đơn đặt hàng của nhiều nhà cung ứng cho một doanh nghiệp. Như thế, portal biến các trang web trở nên sống động hơn vì người dùng có được khả năng tương tác: tìm thông tin, khai thác ứng dụng trên web.

    Portal là bước phát triển tất yếu của website. Trong khi các website được xây dựng như những đơn vị thông tin độc lập, thì các hệ thống Portal được thiết kế và xây dựng để trở thành những trung tâm tích hợp thông tin, ứng dụng và dịch vụ mạng. Nhờ vào khả năng giao dịch tương tác, Portal ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các khu vực công lẫn tư nhân. Nhận thấy nhu cầu quản lý các loại thông tin, tài liệu trong nội bộ TC/DN, Lạc Việt đã nghiên cứu và đưa ra thị trường sản phẩm Live Content Portal ( LCP).

    LCP giải quyết bài toán quản lý công văn, tài liệu của một đơn vị nhờ nhiều tính năng công nghệ được tích hợp vào Portal, nổi bật là khả năng tìm kiếm toàn văn và tính tương thích với chuẩn biên mục tài liệu quốc tế.

    LCP được Lạc Việt phát triển như một một portal framework (một phần mềm cho phép người khác có thể phát triển tiếp) với tính năng quản trị nội dung (content management) có khả năng tùy biến theo đặc thù của tổ chức. LCP có giao diện web (web-based), các thành phần bố trí hợp lý, dễ nhìn cùng với khả năng thay đổi giao diện tùy theo sở thích người dùng. Người dùng dễ dàng truy cập vào kho dữ liệu-tri thức của TC/DN qua một chương trình duyệt web thông thường. Các chức năng bên trong Portal như quản lý người dùng, tổ chức, thêm chuyên mục, trưng cầu ý kiến, thiết lập cấu hình, thống kê tần số người dùng truy cập đã được hiện thực hóa. Trong LCP, TC/DN có thể quản lý các cá nhân hay nhóm người dùng có thể làm gì, không làm gì, thấy gì và không thấy gì trên Portal. Một chức năng thú vị với người dùng cuối là sử dụng được RSS (Rich Site Summary), cho phép người dùng tìm kiếm, thu thập thông tin khắp mạng Internet và hiển thị chúng trên màn hình theo nhiều tiêu chí khác nhau, phù hợp cho mục đích nghiên cứu của họ. Việc ứng dụng LCP đòi hỏi đơn vị vận hành phải chuẩn hóa mọi tài liệu của họ, bao gồm các tài liệu giấy và các tập tin dữ liệu nằm rải rác trong hệ thống MT của DN. LCP cho phép tìm ra mọi tài liệu thuộc hệ thống thông tin, tri thức của tổ chức. Các loại tài liệu giấy sẽ được số hóa chủ yếu bằng máy scan.

    Tính năng nổi bật nhất của LCP là khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search), nghĩa là tìm kiếm sâu trong nội dung văn bản. LCP cho phép quản lý và tìm kiếm toàn văn các loại văn bản dưới dạng .doc, .xls, .ppt, .html, .xml, .pdf...Đối với những văn bản giấy tờ không thể số hóa hay chưa được số hóa, hệ thống sẽ báo cho người dùng biết các tài liệu này đang nằm ở đâu trong DN.

    Portal này hỗ trợ tiếng Việt: cho phép biên soạn và tra cứu theo chuẩn Unicode TCVN 6099, đọc được thông tin mã hóa bằng TCVN 1993, VNI, VIQR. LCP cũng cho phép biên soạn và tra cứu đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode, tuân thủ mọi qui định của luật pháp về bản quyền.

    Live Content cho phép người dùng hiển thị các nhóm tin khác nhau trên các vùng web

    Chuẩn Dublin Core

    Dublin Core Z 39.85 là chuẩn hỗ trợ siêu dữ liệu (metadata) hoạt động liên thông quốc tế. Metadata là dữ liệu mà các portal dùng để tìm kiếm và thu thập, tập hợp các nguồn thông tin, dữ liệu khắp nơi. Ông Trần Đức Thông, phó giám đốc công ty cổ phần tin học Lạc Việt, cho biết: "Cách thức hiển thị thông tin trên các Portal có thể khác nhau song chúng sẽ dễ dàng được trao đổi, tìm kiếm nhờ Lạc Việt đã sử dụng tiêu chuẩn quốc tế Dublin Core Z39.85 trong quá trình biên mục tài liệu. Đây cũng là một tiêu chuẩn được Lạc Việt sử dụng trong phần mềm Quản Lý Thư Viện Điện Tử tích hợp Vebrary. Như vậy, một Portal tuân thủ chuẩn dữ liệu quốc tế có thể giúp người dùng tìm đọc được nhiều loại thông tin của các thư viện và Portal trên thế giới. Chính chuẩn quốc tế là cơ sở để Lạc Việt tạo niềm tin cho khách hàng."

    LCP tuân thủ theo chuẩn Dublin Core nên có đầy đủ những tính năng trên. Được biết, các chuẩn quốc tế sử dụng cho phân loại tài liệu như Dublin Core Z39.85, tìm kiếm liên thư viện Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10160/1061 đã được Lạc Việt áp dụng cho PM Vebrary và được kiểm tra toàn diện bởi RLC, một TC phi lợi nhuận bao gồm 150 thư viện nghiên cứu, bảo tàng, viện. Thông tin về việc kiểm tra này hiển thị tại http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=346

                                        Live Content hỗ trợ công nghệ quét tin RSS

    Rộng đường phát triển

    Với cách tiếp cận mô hình framework, LCP của Lạc Việt dễ dàng tham gia vào nhiều hệ thống CSDL khác nhau như Oracle, MS SQL Server hay cả DB2. Tuy vậy, do chỉ là một framework nên các tính năng như khả năng đồng bộ dữ liệu (data synchronization), hỗ trợ cộng tác (collaboration), lập lịch cá nhân (personalized scheduling)... của một Portal thường thấy chưa được phát triển trong phiên bản đầu tiên này của LCP. Ông Thông cho biết Lạc Việt có thể phát triển các tính năng trên tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của DN. Giá của LCP tối thiểu là 700 USD, có thể tùy biến theo yêu cầu của khách hàng.?

    Phi Quân - Thanh Hải

    ID: B0502_32