• Thứ Hai, 11/04/2005 10:55 (GMT+7)

    TCC Company ID Code: Bớt những cuộc gọi vô lý!

    Quản lý các cuộc gọi điện thoại bằng một phần mềm nhỏ gọn, giải pháp nội TCC Company ID Code giúp doanh nghiệp không những kiểm soát chặt chẽ chi phí điện thoại mà còn hướng nhân viên sử dụng điện thoại phù hợp với mục đích công việc

    Một phần mềm quản lý điện thoại nhỏ gọn, đa năng, với "giá nội” hiện là nhu cầu bức thiết của nhiều doanh nghiệp (DN) trong thực tế. Giải pháp TCC Company ID Code của công ty Trí Thức Trẻ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí điện thoại mà còn hướng nhân viên sử dụng điện thoại phù hợp với mục đích công việc.

    "Made in Vietnam"

    Sử dụng điện thoại công vào các cuộc gọi riêng tư đã và đang là vấn nạn của nhiều doanh nghiệp. Ông Phan Nguyễn Anh Nam, giám đốc điều hành công ty Trí Thức Trẻ (TTT) bộc bạch, “Từ thực tế công ty, nếu buông lỏng quản lý thì mỗi máy bàn trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ phải trả đến 5 -6 triệu đồng/tháng tiền điện thoại”.

    Hiện trên thị trường cũng có một số sản phẩm quản lý chi phí điện thoại như phần mềm (PM) tính cước hay điện thoại mã số. Với PM tính cước, tổng chi chi phí điện thoại toàn DN cũng như của từng máy con được kiểm soát nhưng không kiểm soát được ai đã thực hiện những cuộc gọi đó, gọi đi đâu, thời gian gọi, thời lượng gọi, số lượng cuộc gọi. Còn với điện thoại mã số (mỗi nhân viên được cấp một mật mã cá nhân và phải bấm trứơc khi quay số cần gọi) có thể xác định được người thực hiện cuộc gọi nhưng vì đây là giải pháp ngoại nên giá cũng rất “ngoại” (khoảng 3000 – 4000 USD cho một tổng đài điện thoại DN khoảng 50 máy con). Và đây là lý do mà TTT vào cuộc.

    Trước khi nhấc điện thoại

    TTT đã phát triển giải pháp TCC ID Code để ứng dụng cho riêng công ty. Nhưng sau đó, nhận thấy đây là một giải pháp hữu ích, đáp ứng được nhu cầu thị trường , công ty quyết định thương mại hóa giải pháp này.

    Hệ thống gồm 2 phần: PM quản lý và hộp thiết bị phần cứng control box (TBPC). TBPC hoạt động độc lập & tiện dụng: mặt trước có hệ thống đèn tín hiệu, mặt sau gồm các đường line điện thoại ra,vào; cổng kết nối với máy vi tính và hai đường điện (một đường dùng điện một chiều DC12V và một đường điện dự phòng nữa để đảm bảo TBPC vẫn theo dõi hệ thống được khi mất điện). Vì bộ nhớ trong của TBPC cho phép lưu dữ liệu của 10.000 cuộc gọi gần nhất nên khi đèn báo hiệu trên TBPC nhấp nháy, cho biết thiết bị đã lưu số gần đến giới hạn tối đa (80% của mỗi bộ nhớ), khi đó chỉ cần chuyển dữ liệu vào máy tính để tránh mất mát dữ liệu đã ghi nhận còn lưu trên bộ nhớ TBPC. Cấu hình của máy tính kết nối cũng không cần cao: Pentium II 400 Mhz. Do sử dụng công nghệ quang học để truyền dẫn tín hiệu nên máy vi tính hoàn toàn miễn nhiễm khi có sét lây lan qua dây điện thoại.

    Chỉ những người dùng có tài khoản admin (quản trị) mới được quyền đăng nhập và tùy biến các qui định và quản lý cuộc gọi như qui định mã số riêng cho mỗi nhân viên (PM cho phép tạo đến 100 triệu mã số), phân quyền và định mức cước. Định mức cước gọi là tính năng “tay hòm chìa khóa” mà nhiều DN quan tâm. PM cho phép admin ấn định trước mức cước tối đa cho từng nhân viên được phép gọi trong mỗi tháng hoặc cho phép gọi không giới hạn. Tính năng này giúp DN ấn định trước chi phí điện thoại hàng tháng trong công ty, để chi theo đúng kế hoạch cấp trên đề ra.

    Song song với cấp mã số là việc phân quyền gọi. Tùy vào quy định của DN đó, admin sẽ cho phép một nhân viên cụ thể được thực hiện cuộc gọi trong nội hạt, liên tỉnh, quốc tế hay VoiceIP (171, 177, 178…) từ một máy bất kỳ trong công ty. Chẳng hạn, một nhân viên tiếp thị có thể gọi vào số di động của khách hàng bằng máy của bảo vệ nhưng bảo vệ không được cấp quyền gọi di động thì vẫn không thể dùng máy nào để gọi đi di động. Hay việc đặt mật mã và cấp quyền cho nhân viên chỉ được phép gọi đi từ một vài số máy trong cơ quan.

    Sản phẩm có các tính năng mở rộng khác: Tự động quay số VoIP (171, 177, 178) khi gọi đi các hướng liên tỉnh, quốc tế (giảm trên 30% so với cách gọi ĐT thông thường). Ngoài ra, DN có thể tận dụng hệ thống để chấm công bằng mã số. Cách làm này không những giúp tính chính xác lương nhân công hàng tháng mà giá thành chỉ bằng 50% so với máy chấm công thủ công bằng thẻ giấy.

    Sau khi gác điện thoại

    Khi người quản lý muốn biết một nhân viên bất kỳ nào thực hiện bao nhiêu cuộc gọi, gọi đi đâu, họ sẽ đăng nhập vào PM để xem kết quả thống kê mà TBPC đã ghi nhận và chuyển vào máy tính. Chức năng tìm kiếm giúp người quản lý trích xuất nhanh báo cáo cho cấp trên khi có yêu cầu. Mục tìm kiếm mở rộng giúp tìm thông tin chính xác hơn. Chẳng hạn, có thể tra cứu theo số điện thoại để biết có bao nhiêu nhân viên đã gọi cho số điện thoại đó vào thời điểm ấn định nào đó, hoặc những cuộc gọi có số tiền cước lớn. Chẳng hạn, những cuộc gọi từ 10.000 đồng trở lên.

    Khả năng thống kê chi tiết của PM cho biết cuộc điện thoại đó là do ai gọi, gọi vào số điện thoại nào, khi nào (tháng, ngày, giờ), trong thời gian bao lâu (phút) và cuối cùng là cước phí từng tháng theo giá cước được cập nhật nhất. Bảng báo cáo được thiết kế tổng hợp chi tiết theo từng nhân viên, tất cả những cuộc gọi của cùng 1 nhân viên đều được xếp gắn gần nhau theo ngày tháng giúp người quản lý dễ dàng quan sát và tổng hợp số liệu. Khi cần, báo cáo có thể xuất ra máy in hoặc xuất ra 1 định dạng file (Word, Excel, Access) để tổng hợp vào bảng cân đối kế toán của DN.

    Chi phí giảm, lợi ích tăng

    Với chế độ phân quyền thì cho dù nhân viên đó có đi bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty cũng không thể gọi đi những hướng không được phép. Các hướng gọi được vẫn bị giám sát chặt chẽ nên nhân viên không thể từ chối trách nhiệm. Như vậy, ý thức tiết kiệm, tinh thần làm việc nghiêm túc của mỗi nhân viên ngày càng nâng cao, còn chi phí điện thoại không cần thiết ngày càng giảm xuống đến mức hợp lý. Giải pháp nói đến này vừa có thể dùng cho cá thể hộ gia đình (1 triệu đồng cho TBPC và PM), cho những người cùng thuê nhà và dùng chung điện thoại, cho các khách sạn và DN. Theo Ông Chung Diệu Tùng, Giám Đốc Trung Tâm Nghiên Cứu & Ứng Dụng Công Nghệ Mới thuộc công ty Trí Thức Trẻ, cho biết kể từ khi đưa giải pháp này vào ứng dụng, một số khách hàng có hệ thống điện thoại hiện đại và tần suất sử dụng như: Ban Thư Ký Biên Tập Đài Truyền Hình Việt Nam (VTV), Ban chuyên đề Đài Truyền Hình TPHCM (HTV), Công ty Nam Hưng Long, giảm được chi phí điện thoại từ 30 đến 60%/tháng.

    Nội Nhân

     

    Liên hệ: Công ty Trí Thức Trẻ.
    Website: www.telcomvn.com

     

    ID: B0504_40