• Thứ Năm, 07/07/2005 08:34 (GMT+7)

    Giải pháp văn phòng: Không giấy tờ S-Office

    Một văn phòng không giấy tờ, họp không bàn ghế, nói chuyện không cần điện thoại... là mô hình làm việc năng động mà nhiều doanh nghiệp (DN) mơ ước. Hệ thống tích hợp các phần mềm quản lý S-Office, phiên bản 1.0 do công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt xây dựng sẽ giúp thoả mãn các yêu cầu này.

    Một văn phòng không giấy tờ, họp không bàn ghế, nói chuyện không cần điện thoại... là mô hình làm việc năng động mà nhiều doanh nghiệp (DN) mơ ước. Chỉ với một máy tính nối mạng cùng một số thao tác thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình thực hiện dự án mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý. Hệ thống tích hợp các phần mềm quản lý S-Office, phiên bản 1.0 do công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt xây dựng sẽ giúp thoả mãn các yêu cầu này.

    S-Office là giải pháp giúp cho các cơ quan, tổ chức hay DN quản lý hệ thống thông tin nội bộ của mình nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Với các chức năng và các ứng dụng được tích hợp sẵn trong S-Office, bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nhà để quản trị DN từ các thông tin nội bộ được cập nhật qua hệ thống.

    So với các sản phẩm cùng loại, S-Office có hệ thống giao diện tiếng Việt đơn giản, dễ dùng, phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng. Đặc biệt, hệ thống này còn có thể thay đổi các chức năng theo yêu cầu của DN tuỳ theo quy mô, đặc trưng ngành nghề của mỗi DN. Bên cạnh đó, các ứng dụng được tích hợp trong cùng một “gói”, chỉ cần cài đặt trên một máy tính là mọi người trong công ty (đã được phân quyền) có thể truy cập và giao tiếp với nhau. S-Office được ví như một văn phòng ảo, một môi trường thứ hai của công ty bên cạnh môi trường làm việc thông thường.

    Các chức năng chính của S-Office:

    Quản lý lịch làm việc

    Mục đích của ứng dụng này là cung cấp chức năng thiết lập lịch làm việc động cho doanh nghiệp. Phân hệ này giúp bạn sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện và ghi chú quan trọng, cũng như những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Trang “Lịch công tác” được thể hiện như một cuốn lịch lớn, người dùng có thể chọn hiển thị các sự kiện theo ngày, tuần hoặc tháng. Một cá nhân có thể xem lịch công tác của mình, của các nhóm mà cá nhân đó tham gia trực tiếp (tổng hợp lịch làm việc của tất cả các thành viên trong nhóm) của các nhóm, cá nhân cấp dưới và cấp trên được cấp quyền xem. Một sự kiện khi được tạo ra, nhóm sẽ có thể phân quyền cho những ai được xem sự kiện đó.

    Quản lý công việc

    Đây là công cụ giúp nhà quản trị tổ chức và vận hành bộ máy kinh doanh theo một quy trình nhất định, từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo kết quả... Hệ thống có chức năng tự động gửi e-mail cho những người liên quan đến công việc được giao và báo cáo công việc cho người quản lý. Mỗi báo cáo đều có chức năng Upload thông tin tài liệu đi kèm liên quan đến công việc. Ngoài ra còn có công cụ cho người quản lý đánh giá đối với từng công việc được báo cáo.

    Một chức năng đặc biệt trong quản trị công việc của S-Office dành riêng cho giám đốc và các trưởng phòng là đồng bộ quy trình làm việc trong phòng kinh doanh và toàn bộ công ty thông qua việc phân chia các nhóm công việc và loại việc cụ thể. Công cụ này hướng dẫn các bước thực hiện cũng như nội dung liên quan đến công việc mà nhân viên phải báo cáo để người quản lý theo dõi quá trình thực hiện.

    Quản lý thông tin khách hàng

    Quản lý hồ sơ khách hàng là một trong những khâu đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ tra cứu nhanh thông tin khách hàng, các tài liệu, dự án, hợp đồng liên quan đến khách hàng cần tra cứu.

    Phân hệ này có hai phần cơ bản: Thông tin khách hàng với hệ thống lưu trữ, cập nhật và khai thác tên, địa chỉ, ngành nghề, quy mô doanh số... (thông tin cứng); lịch sử giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng như các công việc liên quan, quá trình giao dịch, đơn hàng, sản phẩm khách hàng đã mua... (thông tin phát sinh).

    Quản lý văn bản, tài liệu

    Đây là một trong những chức năng giúp bạn thiết lập hệ thống quản trị văn bản, tài liệu trong công ty. Người quản trị có thể phân loại các tài liệu văn bản khác nhau theo từng chủ đề và phân quyền người sử dụng. S-Office cũng cho phép phân quyền sử dụng theo các phòng ban của doanh nghiệp.

    Quản lý các thăm dò, điều tra (Survey)

    Hệ thống được phát triển nhằm mục đích cung cấp một ứng dụng điều tra, thăm dò ở mức cơ bản bao gồm các chức năng quản trị cần thiết, xuất bản nội dung thông tin, và trình diễn thông tin về các chủ đề muốn có sự đóng góp ý kiến của công chúng.

    Ngoài ra, S-Office còn có các phân hệ chức năng khác như: “Hệ thống tin tức nội bộ” để lưu trữ các thông tin có tính thời điểm và phổ biến trong tổ chức; “Quản lý nhân sự” để ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, cũng như cung cấp thông tin cần thiết về năng lực nhân viên; “Quản lý tài sản” bao gồm quỹ tài sản, tình trạng, và cung cấp thông tin hỗ trợ việc quản lý.

    S-Office có giá từ 9 đến 30 triệu đồng.

    Nhật Hằng

     

    Công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt
    23 Điện Biên Phủ, Hà Nội
    Tel: (84-4) 8237747
    Website: http://www.vss.com.vn;
    http://ww.vanphongtructuyen.com
    E-mail: thangnt@vss.com.vn

     

    ID: B0507_48