• Thứ Hai, 26/12/2005 11:19 (GMT+7)

    Phần mềm quản lý nhân sự

    Một phần mềm quản lý nhân sự (PM QLNS) tốt sẽ trở thành cánh tay đắc lực cho lãnh đạo và các bộ phận chức năng trong việc điều hành DN.

    Tại Việt Nam, PM QLNS tồn tại dưới 2 dạng: là PM đóng gói độc lập (đầy đủ tính năng nhất) hoặc tồn tại như một phân hệ (module) trong các giải pháp ERP. Việc lựa chọn PM QLNS trên thực tế không quá phức tạp như các PM quản trị khác. Cả 4 giải pháp PM QLNS trong cụm bài này đều đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực. Tuy nhiên, vấn đề bạn cần quan tâm là "liệu cơm gắp mắm" sao cho phù hợp với túi tiền của DN, quy mô sử dụng cũng như tư duy và phong cách quản lý nhân sự của DN. Hơn nữa, khảo sát, tư vấn đóng vai trò quan trọng trước khi triển khai PM QLNS. Vì công thức tính lương của hầu hết các PM QLNS hiện nay tại Việt Nam được thiết lập sẵn trong PM.

    Thông thường trong PM QLNS, các chức năng cơ bản gồm: QLNS, quản lý tiền lương, chấm công, báo cáo nhân sự ... Trong khả năng hỗ trợ cao hơn, PM QLNS có thể giúp DN đưa ra các tính toán về chế độ khen thưởng, kỷ luật; Hoặc khả năng hỗ trợ DN lọc nhân sự theo các yêu cầu tuyển dụng đầu vào, hỗ trợ kết nối mạng Internet, mạng WAN...

    LV- HRP CỦA LẠC VIỆT

    Giải pháp gồm các phân hệ (PH) chính: Quản trị nhân sự; Chấm công tự động; Tính lương; Phân tích dữ liệu lao động - tiền lương.

    Điểm nổi bật của PM QLNS Lạc Việt (LV-HRP) là có thể lấy dữ liệu tuyển dụng đầu vào từ các dịch vụ của KiemViec.com hay VietnamWorks.com. Với thế mạnh là một hãng phát triển và gia công PM, Lạc Việt đã xây dựng công cụ "web reporting", cho phép lấy dữ liệu của ứng viên khi họ đăng ký xin việc trên website tuyển dụng.

    PM hỗ trợ chấm công bằng thẻ hoặc chấm công bằng tay. Lạc Việt cho biết đang thực hiện 1 dự án chấm công qua website. Các nơi sẽ truy cập vào website chấm công để chấm công và đưa dữ liệu về trung tâm. Tính năng mới này dành cho DN có nhiều chi nhánh.

    Thông tin về 1 nhân viên được phân loại và tổ chức chi tiết tới 800-1000 trường thông tin. Tùy theo mục đích quản lý, DN có thể chọn số lượng thông tin cần quản lý về 1 nhân viên và cho phép bật hay tắt phần hiển thị những mục thông tin đó trên máy tính.

    Gần đây, giải pháp này đã được công ty Quảng Việt, một công ty của Trung Quốc chuyên gia công sản phẩm cho NIKE tại Việt Nam, chọn mua để quản lý 6500 công nhân và gần 500 nhân viên thuộc các bộ phận khác, cùng 100 nhân viên phòng hành chính.

    Ông Mario Teves, giám đốc CNTT của Quảng Việt, cho biết đôi khi công ty cần những báo cáo đặc thù như danh sách công nhân ở tỉnh để phụ cấp tiền tàu xe về quê thì thường rất lâu nếu theo cách thủ công, với PM này, các yêu cầu đó được đáp ứng ngay lập tức.

    SSP - HRM của SSP

    SSP-HRM gồm 5 phân hệ chính, bao gồm: Quản lý cơ cấu tổ chức nhân sự; Quản lý thông tin nhân viên; Quản lý chấm công và tính lương; Quản lý thông tin liên quan đến chế độ, chính sách; Hệ thống báo cáo thống kê.

    Ngoài ra, SSP-HRM còn có một PH hỗ trợ, cho phép người dùng tùy chọn giao diện đồng thời quản trị hệ thống người dùng. PH này cũng có các công cụ giúp người dùng tìm kiếm thông tin, đáng chú ý là tính năng "nhật ký dữ liệu": Hệ thống tự động ghi nhận mọi thông tin sửa, xóa và các thông tin này chỉ có người quản trị hệ thống mới có quyền thay đổi.

    Ưu thế của SSP-HRM là tính linh hoạt. Linh hoạt trong cách tính toán và linh hoạt trong báo cáo. Về tính toán, khi cần tính các công thức, người dùng có thể tự định nghĩa các tham số và phương thức tính lương cho từng cá nhân trong từng kỳ tính lương. Những ai đã quen thuộc với MS Excel sẽ cảm thấy SSP-HRM khá thân thiện.

    Như vậy, khi có sự thay đổi về cách tính lương trong DN, người dùng hoàn toàn có thể chủ động tái thiết lập cách tính lương trong PM cho phù hợp mà không cần sự can thiệp của SSP-HRM.

    Hệ thống báo cáo của SSP-HRM rất "động", cho phép người dùng thay đổi, tạo mới báo cáo một cách dễ dàng.

    Giải pháp SSP-HRM sẽ mạnh hơn nếu được trang bị (mua thêm) kèm với SSP-STM, PM điều hành trực tuyến của SSP. Hai tính năng lớn của SSP-STM là cung cấp cho lãnh đạo khả năng điều hành nhân viên qua mạng Internet (phù hợp cho những DN hoạt động toàn cầu) và có một giao diện chat để nhân viên có thể trao đổi thông tin.

    SSP cho biết cuối năm 2005 sẽ công bố phiên bản mới của SSP-HRM 2004, với nhiều thay đổi đáng kể về tính năng và giao diện.

    HPT- HRM 2.1 CỦA HPT

    HPT- HRM 2.1 là một giải pháp điển hình trong lĩnh vực QLNS với đầy đủ các tính năng cần có.

    Lô-gích của HPT-HRM 2.1

    HPT-HRM 2.1 có 5 nhóm phân hệ (PH): Quản lý tuyển dụng; Quản lý nhân viên; Quản lý đào tạo; Đánh giá nhân viên; Quản lý tiền lương và báo cáo. Ngoài ra, còn một PH ít khi sử dụng - quản trị hệ thống - nơi thiết lập các thông số của hệ thống thông tin trong HPT-HRM 2.1.
    Trong 5 PH chính, thông tin đầu ra của PH này là đầu vào của PH khác.

    PH tuyển dụng: mở có kiểm soát

    Ngoài chức năng nhập thông tin nhân sự trực tiếp, giải pháp QLNS của HPT cho phép nhập dữ liệu từ môi trường thông tin bên ngoài nhưng có sự kiểm soát. Với khả năng này, HPT-HRM 2.1 cho phép nhập một số dữ liệu đầu vào quan trọng, như thông tin ứng viên. HPT-HRM 2.1 có thể nhập (import) toàn bộ dữ liệu hồ sơ của những người xin việc đã gửi yêu cầu trên các website tuyển dụng trực tuyến như KiemViec.com (HR Vietnam) hay VietnamWorks.com để thực hiện tuyển dụng liên tục. Tham khảo thêm bài viết "Thư ký nhân sự trực tuyến" (TGVT B, số 6/2005, Tr.45).

    Phiên bản tiếp theo của HPT-HRM dự kiến sẽ cho phép tuyển dụng và quản lý hồ sơ ứng viên trực tuyến. Dự kiến được tung ra vào năm 2006.

    PH ql nhân viên: không thể thiếu

    PH QL nhân viên có đầy đủ những tính năng chuẩn để "tề gia" cho DN. Nổi bật là khả năng theo dõi thông tin chi tiết về nhân viên từ thời hạn hợp đồng, loại hợp đồng, lưu trữ thông tin công tác, chấm công... PM cho phép chấm công thủ công hoặc kết nối với máy chấm công. HPT cho biết đã phát triển được công nghệ nhận dạng tần số (RFID) và có thể sẽ ứng dụng công nghệ này vào chấm công.

    Đối với bất kỳ một quyết định nào về nhân sự, PM sẽ tự động gửi email hay nhắn tin để nhắc cho nhân viên liên quan biết (alert). Đồng thời, chức năng cảnh báo cho phép nhắc nhở cán bộ nhân sự khi có việc đến thời hạn phải giải quyết. Chẳng hạn, PM sẽ nhắc nhở về những hợp đồng cần được kí lại, làm các loại báo cáo kết quả công việc hàng tuần, tổ chức chúc mừng sinh nhật nhân viên...

    Để giảm gánh nặng cập nhật cho phòng nhân sự, PM này cho phép nhân viên các cấp tự cập nhật thông tin cá nhân, thông tin thường xuyên cho phòng nhân sự. Ngoài ra, PH lưu trữ thông tin liên lạc (khách hàng, nhà cung cấp...) cho phép cập nhật và chia sẻ tin tức hàng ngày, đề xuất và kiến nghị của các cấp nhân viên.

    PH ql Tiền Lương đáp ứng đủ nhu cầu DN

    Hỗ trợ tính lương theo nhiều cách khác nhau: Tự động quyết toán thuế thu nhập năm, các khoản cộng trừ vào lương như phụ cấp, biệt lệ, tạm ứng, trả góp, các khoản thưởng phạt... PH này cũng cho phép điều chỉnh linh hoạt mức lương và thuế thu nhập cá nhân khi chính sách Nhà Nước thay đổi.

    Tuy nhiên, HPT HRM 2.1 chưa cho phép tính lương cho các công việc sản xuất. HPT cho biết PH này, bao gồm hai tính năng cơ bản là quản lý sản xuất và chấm công sản xuất, sẽ được cập nhật trong năm 2006.

    PH đánh giá nhân viên và PH ql đào tạo

    PH QL đào tạo cho phép cập nhật các kết quả đào tạo vào hồ sơ nhân viên. PH đánh giá nhân viên giúp đánh giá nhân viên theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau. HPT HRM 2.1 hỗ trợ chấm điểm theo tiêu chí cho mỗi nhân viên dựa trên sự đánh giá của nhiều nhân viên khác.

    Chương trình cung cấp gần 100 loại báo cáo (có sẵn mẫu báo cáo khi cài đặt hệ thống), bao gồm các báo cáo nghiệp vụ và các báo cáo theo qui định nhà nước. Chức năng báo cáo động cho phép người sử dụng tùy ý lựa chọn và đưa vào bản báo cáo những thông tin cần trích xuất. Hồ sơ trích xuất báo cáo thành các định dạng file thông thường: Microsoft Word, Excel hoặc Acrobat. HPT HRM 2.1 cho phép cung cấp cả một báo cáo tổng hợp tất cả thông tin về một nhân viên của công ty, từ khi thử việc cho đến vị trí công việc hiện tại.

    GIẢI PHÁP CỦA NĂM SAO

    Đây là một PM có giao diện đẹp, thân thiện và hoàn toàn bằng tiếng Việt với 3 modul cơ bản: nhân sự, tiền lương, bảo hiểm xã hội.

    Điểm nổi bật của PM này là khả năng hỗ trợ tìm kiếm với "bộ siêu tìm kiếm": Tìm kiếm theo chữ cái và tìm kiếm theo ảnh.

    Ngoài ra, PM cho phép in "báo cáo động". Người sử dụng có thể in danh sách tìm kiếm theo các thông tin yêu cầu. Ví dụ lần 1 chỉ in 3 thông tin: Họ và tên, ngày sinh, nơi ở. Lần 2 in 4 thông tin: Họ và tên, phòng ban, ngày nâng lương, quyết định nâng lương.

    Hệ thống có tính bảo mật cao, phân quyền đến từng thao tác của người sử dụng. Có chức năng sao lưu dữ liệu tự động hoặc tùy theo người dùng tránh được tình trạng mất dữ liệu.

    Trong phần tính lương, PM cho phép tính lương theo từng phòng ban hoặc tổ đội; Phân bổ lương theo tổng quỹ lương hoặc nhập trực tiếp. Đối với khối trực tiếp có thể tính lương theo sản phẩm hoặc theo ngày công hoặc cả hai. Hỗ trợ in bảng lương tổng hợp khối sản xuất, theo từng phòng ban.

    PM có khả năng chuyển đổi từ các dữ liệu có sẵn như Word, Excel, PDF vào trong chương trình giúp người sử dụng giảm thời gian nhập số liệu lúc ban đầu, tăng hiệu quả công việc. Ngược lại, từ PM, người sử dụng có thể kết xuất báo cáo sang các dạng dữ liệu khác như: Word, Excel, PDF... hoặc xuất dữ liệu ra dưới dạng các trang web để đưa dữ liệu lên Internet...

    Thông tin liên quan : 
              Bảng : Giải pháp quản trị nhân sự - Tiền lương (Human Resource Management)

    Hạnh Lê - Phi Quân

     

    Một số bài trên TGVT-PCW B về PM QLNS
    1. "Hệ thống Manager Time Plus 2.0 – quản lý nhân sự, chấm công, tính lương tự động" của công ty TNHH Nhà Quản Lý (TGVT - PCW B 10/2004)
    2. "Quản trị nhân lực: Eyesoft HRM" (TGVT - PCW B 8/2005)
    3. "Quản lý nhân sự trong thế giới số” (TGVT - PCW B 4/2004)
    Có thể tham khảo danh mục 43 đơn vị cung cấp PM quản lý nhân sự trên Niên Giám CNTT VN 2005 (TGVT - PCW VN phát hành hoặc xem trên www.pcworld.com.vn)

     

    ID: B0512_37