• Thứ Hai, 08/05/2006 08:17 (GMT+7)

    Quản lý tài sản phầm mềm

    Hầu hết các doanh nghiệp (DN) đều đã nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm (PM) - phần hồn của hệ thống thông tin. Tuy nhiên nhiều DN lại khá thờ ơ với việc quản lý tài sản “không sờ nắm được” này mặc dù chi phí đầu tư không ít (và có xu hướng ngày càng tăng). Thật ra, việc này không quá phức tạp...

    Hầu hết các doanh nghiệp (DN) đều đã nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm (PM) - phần hồn của hệ thống thông tin. Tuy nhiên nhiều DN lại khá thờ ơ với việc quản lý tài sản "không sờ nắm được" này mặc dù chi phí đầu tư không ít (và có xu hướng ngày càng tăng). Thật ra, việc này không quá phức tạp...

    Việc thiếu thông tin về tài sản phần mềm (TSPM) (như có những PM gì, được phép sử dụng bao nhiêu người, cài đặt ở những máy tính nào...) có thể dẫn đến hậu quả lãng phí và khai thác không hiệu quả. PM đang sử dụng có thể lạc hậu hay thiếu giấy phép sử dụng, giấy phép sử dụng PM có thể hết hạn làm cho việc sử dụng PM trở nên bất hợp pháp...

    Nhưng PM "không sờ nắm được" thì làm sao quản lý? Thật ra, việc này không quá phức tạp và tốt nhất là bộ phận CNTT nên đứng ra thực hiện vì đây thường là nơi đề xuất mua sắm, chịu trách nhiệm cài đặt và quản lý PM trong DN.

    Cơ bản, việc quản lý TSPM thực hiện theo 4 bước.

    Bước 1 - Kiểm kê PM đang sử dụng

    Đây là bước đầu tiên nhằm tìm hiểu xem TSPM của công ty hiện có những gì. Có 2 cách chính:

    - Thủ công: Kiểm tra thủ công từng máy tính một. Dễ nhất là vào màn hình Add or Remove Programs (trong Control Panel) để xem danh sách PM được cài đặt.

    - Tự động: Sử dụng công cụ kiểm kê tự động tất cả máy tính trong mạng (gồm cả máy chủ - server). Ví dụ công cụ Microsoft Software Inventory Analyser (MSIA) cho phép bạn từ một máy tính thực hiện "quét" tất cả máy tính trong mạng và đưa ra báo cáo (dạng HTML, Excel và text) liệt kê các PM Microsoft được cài đặt trên từng máy, có cả số giấy phép (license) sử dụng của từng PM (xem hình). MSIA cho tải miễn phí tại http://www.microsoft.com/resources/sam/msia.mspx (dung lượng 5,91MB). Hiện có nhiều công cụ giúp kiểm soát TSPM, bạn có thể tìm hiểu thêm tại trang web http://www.microsoft.com/resources/sam/aspx/findtool.aspx.

    Bạn cũng có thể tham khảo các mẫu báo cáo kiểm kê PM tại http://www.microsoft.com/resources/sam/download.mspx.

     

    Bước 2 - Đối chiếu giấy phép sử dụng PM

    Bạn đã biết danh tánh PM được cài đặt trên các máy tính trong công ty, giờ là lúc kiểm tra giấy phép sử dụng. Tập hợp tất cả giấy phép sử dụng các PM mà công ty đã mua và đối chiếu với danh sách PM được kiểm kê ở bước 1 để phát hiện PM nào dư hay thiếu giấy phép sử dụng.

    Nếu có PM dư giấy phép, điều đó có nghĩa là công ty đang bỏ phí tài sản này. PM này có thể cài thêm trên các máy tính khác cho đến khi số lượng máy tính cài đặt bằng số giấy phép. Còn nếu có PM thiếu giấy phép sử dụng và công ty không muốn gặp rắc rối về mặt pháp lý, tốt nhất bạn nên liên hệ với hãng sản xuất PM hay đại lý của hãng để mua thêm giấy phép.

    Bước 3 - Lập quy định sử dụng PM

    Việc thiết lập và tuân thủ đúng các quy định mua và sử dụng PM có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý TSPM.

    Nên tập trung việc mua sắm để tối ưu công tác sử dụng PM, tránh trùng lắp hay lãng phí giấy phép sử dụng. Mỗi khi có PM mới, cần phải cập nhật vào hồ sơ quản lý TSPM.

    Quy định sử dụng PM phải bao gồm việc tải về và cài đặt PM từ Internet. Đảm bảo tất cả nhân viên trong công ty đều biết về quy định này và hiểu rõ điều gì được làm, điều gì không được làm trên máy tính trong công ty. Hệ thống CNTT của công ty qua đó cũng được bảo vệ trước hiểm họa virus và bảo mật, giảm nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

     

    BẢNG MINH HỌA KẾT QUẢ KIỂM KÊ PM

     
     

    PM được cài

        Tổng số giấy phép     Số giấy phép thiếu hay thừa  
      Tên PM     Phiên bản     Tổng số máy tính cài          
      Office     XP     14     12     -2  
      Office     2000     12     12     0  
      Windows     XP     12     10     -2  
      Windows     2000     37     40     +3  

    Bước 4 – Xây dựng kế hoạch quản lý TSPM

    Đây là bước cuối cùng, nhằm xây dựng kế hoạch để vận hành hệ thống quản lý TSPM; cần thực hiện trước khi hệ thống quản lý TSPM đi vào hoạt động. Gồm:

    - Chuẩn hóa các PM để đảm bảo tất cả máy tính đều sử dụng cùng phiên bản.

    - Xác định việc mua sắm PM tập trung.

    - Loại bỏ các PM lạc hậu.

    - Tạo cơ sở dữ liệu kiểm kê PM để theo dõi các giấy phép sử dụng.

    Những công việc sau có thể hỗ trợ cho việc quản lý TSPM:

    - Xác định những PM thật sự cần thiết cho hoạt động của DN.

    - Huấn luyện nhân viên sử dụng thành thạo PM mới.

    - Chuẩn hóa và tự động hóa công việc để giảm nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

    - Định kỳ kiểm kê TSPM

    Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ "nắm" được TSPM của mình để khai thác nó một cách hiệu quả nhất.

     

    WGA - giá trị của PM có bản quyền
    Windows Genuine Advantage (WGA) - chương trình ưu đãi của Microsoft dành cho người dùng Windows XP chính hãng (có bản quyền) - được đưa ra thử nghiệm từ tháng 9/2004 và triển khai chính thức từ tháng 7/2005. Là một phần trong chương trình chống vi phạm bản quyền PM toàn cầu, WGA được thiết kế nhằm đem đến giá trị khác biệt cho PM có bản quyền so với PM không bản quyền, cung cấp cho người dùng Windows chính hãng nhiều lợi ích bao gồm những PM khá hấp dẫn như trình bảo mật, trình xử lý ảnh, Internet Explorer 7...
    Kể từ tháng 7/2005, khi vào trang Windows Update (http://update.microsoft.com), người dùng sẽ được yêu cầu (thực tế là bắt buộc) tham gia chương trình WGA mới có thể truy cập tất cả nội dung. Để người dùng có thời gian chuyển đổi sang Windows có bản quyền, Microsoft vẫn tiếp tục cung cấp các bản cập nhật bảo mật thông qua tính năng Automatic Updates trong Windows mà không yêu cầu bản quyền. Một số PM đặc biệt ở trang Microsoft Download Center (http://www.microsoft.com/downloads) cũng yêu cầu cài đặt thành phần ActiveX để xác minh Windows thỏa mãn điều kiện WGA rồi mới cho tải về và cài đặt. (Xem bài "Chung sống với WGA" - TGVT A tháng 4/2006, trang 149).

     

    (Nguồn: Microsoft)

    Thanh Thanh

    ID: B0605_52