• Thứ Năm, 06/07/2006 10:48 (GMT+7)

    Phần mềm SSP-STM 3.0: Điều hành công việc trực tuyến

    Nếu doanh nghiệp(DN) quan tâm đến một hệ thống thông tin kết nối nội bộ hiệu quả, thì STM (Space Time Management) của SSP là giải pháp điều hành công việc trực tuyến đáng chú ý của Việt Nam.

    Nếu doanh nghiệp(DN) quan tâm đến một hệ thống thông tin kết nối nội bộ hiệu quả, thì STM (Space Time Management) của SSP là giải pháp điều hành công việc trực tuyến đáng chú ý của Việt Nam.

    "Nếu như tôi đang ở Cà Mau để tư vấn cho khách hàng, tôi vẫn có thể điều hành công việc của tổ chức hoặc trao đổi với các đồng nghiệp của tôi tại TP.HCM, Hà Nội hay mọi nơi trên thế giới thông qua SSP-STM", ông Lê Tấn Thành – Phó Giám đốc kiêm Trưởng phòng Kinh doanh SSP (Saigon Software Park) nói.

    SSP-STM là một sản phẩm văn phòng điện tử (VPĐT hay e-office) đã ra đời từ 2001 tại thị trường Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu tập hợp, quản lý, chia sẻ thông tin và làm việc cộng tác. Phần mềm VPĐT thường đứng giữa các PM khác, giữ vai trò trung tâm truyền thông trong nội bộ DN. Đây cũng chính là vị trí của SSP-STM trong DN(xem hình). Giải pháp này có các module chức năng phục vụ hoạt động điều hành các qui trình công việc hàng ngày của 1 tổ chức, nhằm tạo ra một môi trường làm việc đầy ắp thông tin được chọn lọc.

    Module Quản Lý Tin Tức hiển thị tất cả các loại tin tức nội bộ được thể hiện theo các tin tức của từng nhóm làm việc. Tùy theo quyền hạn cho phép mà mỗi người dùng có thể đọc tin của riêng nội bộ từng phòng ban hay của cả một tổ chức lớn. Giữa 2 phòng ban khác nhau có thể chia sẻ một số thông tin chung với nhau. Bên cạnh đó, module Lịch Công Tác cho phép DN quản lý lịch công tác của từng cá nhân theo từng cấp (phòng, ban, công ty…). Trong module này còn có tính năng Quản Lý Tài Nguyên- những tài sản cố định thường được mọi nhân viên khai thác và sử dụng chung như xe hơi, hội trường, phòng họp, máy chiếu...). Tính năng này cho phép DN sắp xếp lịch khai thác và sử dụng tài nguyên của mình một cách hợp lý. STM cũng cho phép quản lý công việc theo từng dự án, từng công việc cụ thể. Cấp trên có thể phân nhỏ công việc thành dự án hay chia nhỏ thành từng việc nhỏ khác nhau, chỉ định từng nhân viên làm những công việc đó. Trong khi thực hiện chung một dự án, các thành viên có thể chia sẻ những tài liệu liên quan qua mạng, trao đổi làm việc nhóm với nhau qua hệ thống. Ngoài ra, Module Quản lý Văn Thư phù hợp cho các tổ chức Nhà nước hay các DN lớn có nhu cầu quản lý văn thư phức tạp. Module này không chỉ đơn thuần là lưu trữ tìm kiếm mà còn thực hiện quy trình xử lý công văn qua nhiều công đoạn; nói cách khác, thực hiện toàn bộ quy trình xử lý công văn của tổ chức/DN. Riêng module này đã tích hợp chức năng soạn thảo văn bản với khá đủ tính năng như MS Word; tuy nhiên, hệ thống vẫn hỗ trợ gửi nhận các văn bản được sọan thảo bằng MS Word hay các phần mềm khác. Một chức năng đáng chú ý khác của STM là chức năng diễn đàn như một sân chơi trực tuyến, cho phép nhân viên trao đổi, bày tỏ các quan điểm, chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, góp ý. Để bao quát được toàn bộ thông tin trên hệ thống, module Thống Kê cho báo cáo lại cho người dùng những con số thống kê chi tiết về lịch làm việc, lượng tin tức ...theo cá nhân hay tổ chức.

    Phần mềm nhắn tin trao đổi trực tuyến STM-IM (Instant Messenger) cho phép các nhân viên trong mạng DN có thể nhắn tin cho đồng nghiệp theo nhiều hình thức: trao đổi một-một, một-nhiều hay tổ chức một buổi hội đàm trực tuyến. Tất cả các thông tin chat được lưu trên máy chủ nhắn tin. Đối với lãnh đạo, khi cần "nhớ" lại những gì đã trao đổi với nhân viên, họ sẽ truy cập vào mục này và xem lại nội dung công việc đã trao đổi với bất kỳ nhân viên nào theo từng thời điểm.

    Một số nhận xét và kết luận

    Với STM, người lãnh đạo hoàn toàn có thể quản lý DN một cách tập trung qua mạng Internet. Thứ hai, lãnh đạo cũng như các nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi vì STM chạy trên Internet. Nhờ vào khả năng tập trung chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, STM phù hợp với những tổ chức học tập.

    Ông Thành cho biết sang 2007, STM sẽ được phân thành 2 phiên bản cho DN và chính phủ điện tử (CPĐT). Phiên bản DN sẽ bổ sung thêm tính năng CRM (quản lý quan hệ khách hàng bao gồm các hoạt động như bán hàng, marketing, hỗ trợ khách hàng). Còn phiên bản CPĐT sẽ có thêm tính năng "chữ ký điện tử" và cho phép truyền thông cấp liên tỉnh giữa nhiều cơ quan khác nhau sử dụng STM. Dự kiến phần mềm này cũng sẽ được bổ sung tính năng hội nghị truyền hình (video conferencing) trong 2007.

     

    Giao diện SSP-STM 3.0

    Với những tính năng như sắp lịch, theo dõi công việc, chia sẻ và lưu chuyển thông tin một cách trực tuyến, STM là một công cụ bổ sung vào bộ Microsoft Office, giúp DN khai thác tốt những thông tin và kiến thức trước đây được quản lý và lưu trữ một cách rời rạc trên từng máy tính, dễ dàng thất lạc theo sự ra đi của các nhân viên. Tuy nhiên, muốn sử dụng STM thì DN phải đảm bảo một hệ thống mạng cục bộ (LAN) kết nối đến tất cả các phòng ban và nếu muốn yên tâm làm việc từ xa, mọi lúc mọi nơi, DN cũng phải trang bị một đường kết nối Internet thật ổn định.

    STM cũng chưa có khả năng kết nối với các phần mềm khác trong môi trường PM của DN để cung cấp thông tin tức thời. Chẳng hạn, nếu lãnh đạo muốn xem báo cáo tài chính ngay trên giao diện web của STM thì kế toán phải xuất file báo cáo ra bằng PM Kế Toán, sau đó chuyển tới cho lãnh đạo thông qua STM. Giao diện của STM khá sáng sủa, đơn giản, vừa mắt. Tuy nhiên SSP-STM chưa cho phép người dùng cá nhân tùy biến giao diện nhiều, ngoài việc thay đổi giao diện toàn bộ (skin). Một điểm cần chú ý là hệ thống STM chỉ chạy online, nghĩa là nếu không có kết nối mạng, mất điện máy chủ thì nhân viên không thể tham gia vào hệ thống truyền thông DN trên STM được.

    Trên góc độ chi phí, việc mua và triển khai STM sẽ "nhẹ gánh" hơn việc mua các sản phẩm khác như các giải pháp nước ngoài. Tuy nhiên, tính năng sẽ "khiêm tốn" hơn. Nhưng điều đáng kể của STM là chỉ cần cài đặt một phần mềm máy chủ, DN đã có thể sử dụng rất nhiều dịch vụ và tính năng trên đó: từ tính năng của các module như đã nói trên đến nhắn tin. "Tính hiệu quả của STM là tính năng vừa đủ với nhu cầu DN, không có tính năng thừa", ông Thành cho biết. STM có thể chạy trên nền Redhat Linux (SSP đang vận hành STM của mình trên nền này) hay Windows... Lượng người dùng nhiều nhất mà SSP đã triển khai là trên 1000 người dùng/1 tổ chức. Hệ thống không giới hạn về số lượng người dùng, chỉ giới hạn về phần cứng.

    Nhìn chung, với nhu cầu ứng dụng CNTT của đại đa số DN Việt Nam còn "chập chững", STM là một giải pháp vừa tầm cho các DN. Giá của STM: khoảng 300 triệu cho 1 tổ chức nhà nước lớn và 20 triệu cho 1 DN vừa và nhỏ.

    Bạn đọc có thể dùng thử STM tại http://www.stm.com.vn (liên hệ SSP qua sales@ssp.com.vn để nhận username và password).

    Yên Khê

    Từ khóa: Yên Khê
    ID: B0607_42