• Thứ Tư, 06/12/2006 11:42 (GMT+7)

    Quản lý tính cước điện thoại tập trung

    Để cạnh tranh, nhà cung cấp dịch vụ điện thoại phải thường xuyên thay đổi giá cước. Mỗi lần thay đổi là phải đồng bộ bảng giá cước trên toàn hệ thống bưu cục rất khó khăn và tốn kém do cơ sở hạ tầng ở các bưu cục không đồng bộ. Phần mềm (PM) quản lý tính cước điện thoại tập trung (HS-UniTax) là giải pháp đáng chú ý.

    Để cạnh tranh, nhà cung cấp dịch vụ điện thoại phải thường xuyên thay đổi giá cước. Mỗi lần thay đổi là phải đồng bộ bảng giá cước trên toàn hệ thống bưu cục rất khó khăn và tốn kém do cơ sở hạ tầng ở các bưu cục không đồng bộ. Phần mềm (PM) quản lý tính cước điện thoại tập trung (HS-UniTax) là giải pháp đáng chú ý.

    Giải pháp dành cho các bưu điện

    HS-UniTax - sản phẩm hợp tác giữa trung tâm Công Nghệ PM Thừa Thiên Huế (Huesoft) và công ty cổ phần Đầu Tư – Thiết Kế Viễn Thông Cần Thơ (CADICO)- gồm 2 phần chính: HS-UniTax Client là các phiên bản dành cho người sử dụng đầu cuối, chẳng hạn các nhân viên, chuyên viên của bưu điện (BĐ); và HS-UniTax Server là PM máy chủ cho phép cung cấp và quản trị dữ liệu trên toàn hệ thống.

     

    Giao diện PM HS-UniTax Client

    Hiện nay một số bưu điện tỉnh đã trang bị hệ thống mạng diện rộng (WAN) nhưng cũng còn rất nhiều BĐ cơ sở hạ tầng chưa được trang bị đầy đủ. Anh Hồ Văn Sang, chuyên viên kỹ thuật Huesoft, cho biết: "HS-UniTax có khả năng kết nối thông qua đường điện thoại (dial-up) hoặc LAN/WAN. Đường điện thoại có thể được tận dụng từ các đường dây (line) thuê bao có sẵn. HS-UniTax Client cho phép lập lịch một cách linh hoạt để kết nối và tự động ngắt kết nối với BĐ trung tâm. Do vậy, ở BĐ trung tâm chỉ cần sử dụng duy nhất một line (không phải đăng ký số trượt) vẫn đảm bảo đường truyền. Chẳng hạn: triển khai tại BĐ tỉnh Hậu Giang, mỗi bưu cục trong tỉnh lập lịch sẽ có tối đa 3 phút để kết nối đến máy chủ và hoàn thành các tác vụ định kỳ. Trong trường hợp gặp sự cố, hệ thống tự động ngắt kết nối sau 5 phút nếu không có tương tác".

    Khi có nhu cầu mở rộng cabin (phòng gọi điện thoại), bưu cục không cần thay hệ thống tính cước cũ mà chỉ cần gắn thêm thiết bị tính cước có số cổng đúng bằng số cổng cần mở rộng để cắm vào (Ví dụ: Tăng 8 cabin lên 12 cabin thì chỉ cần mua thêm bộ cước 4 cổng cắm thêm vào chứ không phải mua mới thiết bị 12 cổng), PM vẫn không thay đổi chỉ cần khai báo lại các tham số là có thể vận hành ngay.

    Sau mỗi ngày, dữ liệu tại các bưu cục tự động được báo cáo về BĐ trung tâm. Do vậy trong bất kỳ thời gian nào, các huyện và tỉnh đều biết được tình hình doanh thu của các bưu cục mình đang quản lý. Trong quá trình báo cáo, nếu phát hiện có sự thay đổi về giá cước, HS-UniTax tự động cập nhật bảng cước mới nhất về các bưu cục và chờ đến ngày có hiệu lực để áp dụng. Việc thay đổi bảng giá cước có thể được thực hiện trước đó và chỉ làm một lần duy nhất ở BĐ trung tâm để áp dụng cho toàn tỉnh, nhân viên phòng nghiệp vụ không phải đi đến các bưu cục để cập nhật thủ công như trước đây.

    Sau khi HS-UniTax được triển khai, việc khai thác và quản lý dịch vụ điện thoại công cộng ở BĐ các tỉnh sẽ được tập trung và tự động. Việc này giúp các BĐ tiết kiệm được chi phí, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

    Mô hình hoạt động HS-UniTax

    Hiệu quả

    Trong năm 2005, PM này đã được triển khai thành công tại 14 bưu cục và BĐ Trung Tâm của tỉnh Hậu Giang, 23 bưu cục và BĐ Trung Tâm của TP. Cần Thơ và một số bưu cục của thành phố Huế. Vào cuối tháng 11/2006, HS-UniTax được triển khai trên toàn tỉnh Bình Dương. Từ khi HS-UniTax được triển khai, nếu có sự thay đổi về giá cước, nhân viên phòng nghiệp vụ BĐ chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản trên máy chủ là có thể đồng bộ bảng giá cước cho toàn tỉnh thay vì phải mất thời gian hơn một tuần về các huyện để cập nhật giá cước cho các bưu cục. PM này đã giúp giải quyết một số khó khăn trước đây thường gặp phải như việc báo cáo doanh thu sẽ được thực hiện tự động hàng ngày thay vì làm thủ công, PM chạy được trên các thiết bị tính cước khác nhau và do đó có sự thống nhất trên toàn tỉnh thay vì trước đây tại các bưu cục cứ mỗi loại thiết bị được trang bị lại có một PM đi kèm.

    Một giao dịch viên (GDV) của BĐ Mậu Thân (TP. Cần Thơ) cho biết: "Từ khi ứng dụng, công việc thoải mái hơn, chỉ ngồi quan sát khách hàng và thu tiền. Trước đây, khách hàng muốn gọi điện thoại phải đăng ký vào mẫu, sau đó đề nghị họ vào một cabin còn trống và GDV viên phải bấm số điện thoại cần gọi. Nếu họ muốn gọi cuộc khác phải thực hiện lại từ đầu, mất rất nhiều thời gian và bất tiện. Những lúc đông khách, làm không kịp nên dễ bị mất tiền. Có nhiều khách hàng cũng không thích đăng ký từng cuộc gọi, họ muốn tự bấm số và gọi nhiều cuộc hơn ".

    Sau mỗi ca làm việc, GDV phải in các báo cáo trong ca của mình. Để đảm bảo các báo cáo được đúng, GDV thường phải nhớ chính xác thứ tự cuộc gọi bắt đầu và kết thúc trong phiên làm việc của mình hoặc phải nhớ chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Cuối tuần hoặc cuối tháng, mỗi bưu cục phải in các báo cáo để gửi về huyện. Từ các huyện, báo cáo sẽ được tập hợp lại và gửi về BĐ trung tâm (BĐ tỉnh). Việc báo cáo số liệu này hoàn toàn rời rạc dựa trên giấy tờ và mang tính đơn lẻ.

    Ở các tỉnh đã triển khai HS-UniTax, quy trình nghiệp vụ ở các bưu cục được tối ưu nhằm giúp GDV khai thác dịch vụ hiệu quả hơn. Ở tất cả các bưu cục, GDV chỉ mất hai lần bấm phím (mỗi lần bấm một phím) là có thể thực hiện đầy đủ một phiên giao dịch. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ điện thoại, ứng với từng cabin cụ thể, GDV chỉ cần bấm một phím đã được quy ước trước là thực hiện xong việc đăng ký và mở khóa điện thoại trong cabin để khách hàng tự quay số và thực hiện nhiều cuộc gọi. Sau khi khách hàng gọi xong, GDV chỉ bấm phím quy ước đó một lần nữa kết thúc phiên giao dịch. PM trên máy tính tự động khóa máy điện thoại trong cabin và cộng lũy kế tiền tất cả các cuộc gọi, hóa đơn điện đàm có thể được in ra ngay sau đó nếu khách hàng yêu cầu.

    Ngoài ra, HS-UniTax có hỗ trợ gắn kết trách nhiệm của GDV đến từng cuộc gọi. Để bắt đầu phiên làm việc, GDV phải đăng nhập vào hệ thống với từ khóa và mật khẩu đã được cung cấp trước đó. Sau khi hết ca làm việc, thông qua thao tác giao ca, danh sách tất cả các cuộc gọi và báo cáo tổng hợp trong ca làm việc được in ra tự động; GDV không cần phải nhớ chính xác thứ tự cuộc gọi bắt đầu và kết thúc trong ca.

    HS-UniTax: GIẢI PHÁP ĐA NĂNG

     

    Ở các bưu cục, PM quản lý cuộc gọi HS-UniTax Client thực hiện việc tính cước và giúp GDV giám sát, quản lý cuộc gọi của khách hàng. Dữ liệu cuộc gọi tổng hợp của tất cả các bưu cục sẽ được báo cáo và lưu trữ ở máy chủ cơ sở dữ liệu Database Server. PM quản lý cước tập trung HS-UniTax Server được cài đặt ở trung tâm làm nhiệm vụ thống nhất bảng giá cước và quản lý doanh thu trong toàn tỉnh. HS-UniTax Client và HS-UniTax Server kết nối với Database Server thông qua PSTN hoặc LAN/WAN.
    HS-UniTax có khả năng chạy đơn lẻ hay chạy trên nhiều loại thiết bị giám sát cuộc gọi khác nhau. Tính năng này giúp khách hàng kế thừa hoàn toàn hạ tầng sẵn có mà không phải thay thế thiết bị. Thực tế khi triển khai HS-UniTax tại tỉnh Hậu Giang và thành phố Cần Thơ, toàn bộ các thiết bị đang được sử dụng từ các nguồn khác nhau như CTX2000 (của công ty VDI), Cabin Tax (công ty TOCA), ADSun (công ty Ánh Dương), VTCH (công ty Vi Tính Cộng Hòa)... đều không phải thay thế. Ngoài ra, việc tương thích với nhiều thiết bị giúp các BĐ có được nhiều lựa chọn hơn, không phụ thuộc vào bất kỳ công ty sản xuất thiết bị nào. PM này giúp cho việc quản lý và cập nhật giá cước dễ dàng tại các BĐ trung tâm. Người quản lý có thể thay đổi giá cước bất cứ lúc nào chỉ cần quy định ngày có hiệu lực. Tại các bưu cục, HS-UniTax tự động kiểm tra và lấy về giá cước mới nhất khi phát hiện có sự thay đổi. Đến thời điểm áp dụng sẽ tự động tính cước theo giá cước mới. Dữ liệu cuộc gọi tại các bưu cục được tổng hợp và tự động gửi về trung tâm theo ngày hoặc định kỳ. Do vậy, ở bất cứ thời điểm nào, người quản lý đều có thể biết doanh thu trong toàn tỉnh hoặc của bất kỳ đơn vị (huyện hoặc bưu cục) nào đã được chỉ định. Với mô hình tập trung này, người quản lý khi đi công tác xa cũng có thể kết nối qua đường điện thoại để biết được tình hình doanh thu qua các số liệu thống kê hay biểu đồ.
    Hệ thống lưu trữ tự động và lưu vết quá trình báo cáo số liệu và cập nhật bảng giá cước từ các bưu cục. Người quản trị hệ thống có thể xem xét và xác định một bưu cục nào đó chưa cập nhật bảng giá cước mới. HS-UniTax Client được thiết kế hỗ trợ cho GDV tại các bưu cục dễ dàng quản lý, giám sát các cuộc gọi, phục vụ khách hàng nhanh chóng. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập các quyền tùy theo từng vai trò và phạm vi quản lý. Người quản lý bưu cục ở cấp tỉnh/thành có thể xem xét doanh thu của tất cả các bưu cục trong tỉnh. Người quản lý ở cấp quận/huyện chỉ có thể quản lý các bưu cục trong phạm vi quận/huyện tương ứng.

     

    Minh Trí

     

    Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
    Thừa Thiên Huế

    06 Lê Lợi, TP. Huế
    ĐT: (054) 822725; Fax: (054) 823649
    Email: sales@huesoft.com.vn
    Website: www.huecit.com.vn

     
    ID: B0612_47