• Thứ Năm, 01/03/2007 08:34 (GMT+7)

    Chia sẻ máy in & E-mail nội bộ

    Xí nghiệp chúng tôi hiện có 6 máy tính cài Windows XP Pro (SP2) hoạt động độc lập nhưng cùng được kết nối internet thông qua một modem/router ADSL 8 port (cổng). Nay tôi muốn thiết lập cho tất cả máy tính trong xí nghiệp sử dụng chung 1 máy in laser giao tiếp USB, đồng thời triển khai hệ thống thư điện tử nội bộ miễn phí thay cho giải pháp Microsoft Exchange Server. Mong tạp chí vui lòng hướng dẫn? (quocraider@yahoo.com - Hoàng Hữu Định Quốc, xí nghiệp 1 – Công ty Thoát Nước Đô Thị TP.HCM).

    Xí nghiệp chúng tôi hiện có 6 máy tính cài Windows XP Pro (SP2) hoạt động độc lập nhưng cùng được kết nối internet thông qua một modem/router ADSL 8 port (cổng). Nay tôi muốn thiết lập cho tất cả máy tính trong xí nghiệp sử dụng chung 1 máy in laser giao tiếp USB, đồng thời triển khai hệ thống thư điện tử nội bộ miễn phí thay cho giải pháp Microsoft Exchange Server. Mong tạp chí vui lòng hướng dẫn? (quocraider@yahoo.com - Hoàng Hữu Định Quốc, xí nghiệp 1 – Công ty Thoát Nước Đô Thị TP.HCM).

    CHIA SẺ MÁY IN


    Phần thứ nhất của câu hỏi mà bạn đặt ra tuy đơn giản nhưng lại là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp, văn phòng hay thậm chí gia đình nhỏ thường gặp phải. Nếu như các máy tính kể trên cùng được nối mạng thông qua một modem/router ADSL thì bạn hãy tận dụng việc chúng có địa chỉ IP cùng lớp mạng (ví dụ như 192.168.0.xxx) để tạo ra một mạng nội bộ dạng nhóm làm việc, hay còn gọi là mạng workgroup.

    Rất có thể, các máy tính đã được gán địa chỉ IP một cách thủ công (nhưng vẫn cùng lớp mạng). Tốt nhất là bạn nên thiết lập chế độ tự động nhận địa chỉ IP từ modem/router cho từng máy tính: trong cửa sổ Control Panel (nhấn Start.Settings/ Control Panel), nhấn đúp chuột vào biểu tượng Network Connections, sau đó chọn mục Internet Protocol (TCP/IP), nhấn Properties và đánh dấu tùy chọn Obtain an IP address automatically. Nhấn OK 2 lần để kết thúc.

    Tại mỗi máy tính, bạn nhấn phải chuột lên biểu tượng My Computer, chọn Properties. Sau đó, ở nhãn Computer Name, nhấn Change. Trong cửa sổ vừa xuất hiện, bạn đặt một cái tên cho máy tính này ở mục Computer Name và tên nhóm làm việc cần tham gia ở mục Workgroup (lưu ý: tên nhóm làm việc phải được đặt giống nhau ở tất cả máy tính), sau đó nhấn OK. Windows sẽ nhắc bạn khởi động lại máy tính để tất cả cài đặt trên bắt đầu có hiệu lực.

    Tiếp đến, tại máy tính có vị trí thuận tiện nhất, bạn hãy kết nối máy in USB đang có với máy tính đó và đảm bảo rằng việc in ấn trực tiếp từ máy tính này hoạt động tốt (bạn nên in thử một vài bản nháp). Cũng trên máy tính này, bạn mở tiếp mục Printers and Faxs trong cửa sổ Control Panel (nhấn Start.Settings.Printers and Faxs), nhấn phải chuột lên biểu tượng máy in cần chia sẻ cho các máy tính khác cùng sử dụng và chọn Sharing. Ở nhãn Sharing, nhấn Share this printer và nhập vào một cái tên cho máy in cần chia sẻ này (chẳng hạn như "Máy in laser ở phòng Kế Hoạch"), sau đó thực hiện các bước còn lại theo hướng dẫn và cuối cùng là nhấn OK để kết thúc. Bạn nên nhớ, máy in không được mặc định thiết lập tính năng chia sẻ khi bạn cài đặt chúng trên Windows XP Home Edition, nhưng bạn có thể chọn để chia sẻ bất kỳ máy in nào mà bạn cài đặt trên máy tính của mình. Thời gian sau, nếu cần trang bị thêm máy in, bạn hãy thực hiện các bước tương tự trên một máy tính khác cũng thuộc mạng workgroup hoặc ngay trên máy tính đang có máy in chia sẻ.

    Ngoài ra, cũng với mạng workgroup này, bạn có thể thiết lập tính năng chia sẻ thư mục (hay thậm chí là toàn bộ ổ đĩa) giữa các máy tính với nhau.


    TẠO MÁY CHỦ THƯ ĐIỆN TỬ NỘI BỘ


    Để triển khai hệ thống thư điện tử nội bộ, bạn cần biến một trong các máy tính trong mạng trở thành máy chủ dịch vụ (tạm gọi là mail server) và tốt nhất nên chọn chính máy tính của mình. Hiện tại, có nhiều giải pháp máy chủ dịch vụ thư điện tử nội bộ, nhưng trong khuôn khổ bài viết trả lời này, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn giải pháp hMailServer với ưu điểm dễ cài đặt và đặc biệt là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tải hMailServer từ địa chỉ www.hmailserver.com.

    Để một máy tính trở thành mail server, máy tính này bắt buộc phải có một địa chỉ IP cố định. Muốn xác định xem máy tính cần tạo mail server đang sử dụng địa chỉ IP nào, bạn nhấn Start.Run, nhập vào lệnh cmd và nhấn , trong cửa sổ dòng lệnh vừa xuất hiện, thực hiện lệnh ipconfig /all. Tìm và ghi lại địa chỉ IP vừa đọc được. Nếu máy đang áp dụng chế độ tự động nhận địa chỉ IP từ modem/router, bạn hãy chuyển nó sang chế độ gán địa chỉ IP một cách thủ công (địa chỉ IP này sẽ luôn cố định): trong cửa sổ Control Panel (nhấn Start.Settings.Control Panel), nhấn đúp chuột vào biểu tượng Network Connections, sau đó chọn mục Internet Protocol (TCP/IP), nhấn Properties và đánh dấu tùy chọn Use the following IP address, nhập địa chỉ IP vừa đọc (hay bất kỳ địa chỉ IP nào miễn sao không trùng địa chỉ IP của các máy tính khác trên mạng) vào mục IP Address (chẳng hạn 192.168.0.105) và các thông số mạng khác. Nhấn OK 2 lần để kết thúc.

    Sau khi thiết lập địa chỉ IP cố định xong, bạn bắt đầu cài hMailServer lên máy tính này. Ở cuối quá trình cài đặt, bạn sẽ được yêu cầu nhập vào một mật khẩu chính để quản lý mail server.


    Một khi đã cài đặt xong, bạn hãy khởi chạy hMailServer và bắt đầu tạo mới 1 domain thư điện tử nội bộ (hMailServer cho phép người dùng cùng lúc tạo và quản lý nhiều domain). Từ giao diện chính của hMailServer, ở cửa sổ bên trái, nhấn phải chuột lên mục Domains và chọn Add. Ngay lập tức, 1 cửa sổ khác sẽ xuất hiện ở cửa sổ bên phải. Hãy đặt tên cho domain (chẳng hạn như xinghiep1.com) và nhấn Save. Tiếp đến, nhấn đúp chuột vào tên domain vừa tạo ở khung cửa sổ bên trái, nhấn Add account để bắt đầu bổ sung các tài khoản người dùng theo mong muốn. Bạn có thể thiết lập để một tài khoản email nội bộ kết hợp với một tài khoản email hỗ trợ POP3 khác (thiết lập tại nhãn External accounts). Mặc định, hMailServer hỗ trợ đồng thời chuẩn POP3, SMTP và IMAP; để thay đổi, bạn nhấn đúp chuột vào mục Settings ở khung cửa sổ bên trái và chọn mục Protocols, sau đó bỏ chọn đối với chuẩn không cần thiết.

    Sau đó, bạn cung cấp cho người dùng máy tính đó tên tài khoản và mật khẩu của địa chỉ email tương ứng, địa chỉ IP máy chủ dịch vụ (như trong ví dụ này là 192.168.0.105). Tại mỗi máy tính, người dùng cần khởi chạy phần mềm Microsoft Outlook (hay bất kỳ tiện ích gửi nhận email nào như Outlook Express, Thunderbird...), chọn Tools.Email Accounts, đánh dấu tùy chọn Add a new e-mail account và nhấn Next. Tiếp đến, chọn kiểu máy chủ là POP3, nhấn Next và sau đó nhập vào các thông số cần thiết vừa được cung cấp, nhấn Next lần nữa và Finish để kết thúc.

    Từ đây, các máy tính trong mạng đã có thể gửi nhận email lẫn nhau với tài khoản riêng. Bạn cũng có thể gửi tập tin đính kèm (attachment) trong email.

    Không những thế, hMailServer còn có khả năng lưu trữ nhật ký truy xuất (logging), công cụ chống thư rác và quét virus tích hợp và nhiều tính năng hữu ích khác, tuy nhiên do khuôn khổ bài viết có hạn nên chúng tôi dành phần này để bạn tự nghiên cứu.


    Kim Hồng

    ID: B0703_54