• Thứ Hai, 09/07/2007 11:16 (GMT+7)

    Quản lý kho bãi với Exact Software

    Một giải pháp quản lý kho hiệu quả có thể giúp giảm thiểu không gian lưu trữ, thừa hưởng thông tin giữa các ứng dụng quản lý khác nhau, hỗ trợ liệt kê các đơn hàng, xuất báo cáo về kho bãi... Trong trường hợp có nhiều kho bãi ở những vị trí khác nhau, giải pháp cần có thêm tính năng quản lý qua web.

    Cần tích hợp thông tin

    Ông Pieter Hamans, chuyên gia tư vấn vùng châu Á – Thái Bình Dương của Exact Software cho biết những thách thức chính hiện nay trong lĩnh vực quản lý kho bãi là phải thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác trên cơ sở một hệ thống thông tin được tích hợp giữa các bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp (DN) và các đối tác bên ngoài (khách hàng và nhà cung cấp). Với những ngành như dược, thực phẩm, điện tử trong điều kiện nhiệt đới nóng ẩm như Việt Nam thì thời gian lưu kho càng phải được chú ý nhiều hơn. Nhiều mặt hàng còn phải tuân thủ quy định và các tiêu chuẩn quốc tế của ngành như HACCP trong thực phẩm; 21 CFR Chapter 11, GMP trong ngành dược phẩm, v.v...

    Việc quản lý hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên trong kho bãi có những đòi hỏi khắt khe. Vào thời điểm bất kỳ, người quản lý cần biết: nhân viên đang làm gì trong kho hàng, làm việc đó như thế nào, mức độ đúng sai của công việc... Người quản lý phải biết cách tối ưu hóa không gian trong kho, tại các vị trí bốc xếp, phải vận chuyển và sắp xếp hàng hoá càng nhanh càng tốt và tối ưu nhất. Việc này liên quan đến cả 2 nơi nhận hàng về và xuất hàng đi. Người quản lý phải biết hàng xếp ở kệ nào để lấy ra nhanh chóng, kệ nào trống để đưa hàng mới nhận về... Với một DN sản xuất có hàng trăm loại vật tư khác nhau thì quản lý kho một cách chuẩn xác có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, liên quan đến chi phí hoạt động của DN.

    Khi khách hàng có yêu cầu, việc đáp ứng nhanh và chính xác là vấn đề sống còn. Rất nhiều mặt hàng lưu kho có lưu thông tin xuất xứ của hàng hóa (bên trong và bên ngoài các kiện hàng) thông qua các chuẩn mã vạch quốc tế như EAN-13, EAN-8, UPC-A, Code-128, UCC-128, Serial Shipment Container Code (SSCC – số mã container vận chuyển), hoặc có hỗ trợ EDI (Electronic Data Interchange – số liệu chuyển đổi dữ liệu điện tử)... Những thông số này sẽ giúp công tác quản lý hàng hoá trong kho thuận tiện, chặt chẽ hơn. Theo ông Pieter Hamans, thị trường có nhiều nhà cung cấp các thiết bị mã vạch hoặc phần mềm (PM) quản lý kho bãi đơn lẻ, DN không gặp nhiều khó khăn khi chọn cho mình một giải pháp tốt. Tuy nhiên, lựa chọn một giải pháp quản lý kho tích hợp được với các hệ thống quản lý khác sẽ giúp DN nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa.

    Exact giúp việc tối ưu hóa việc sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho hàng với sự tích hợp hoàn toàn với hệ thống quét mã vạch.

    Quản lý kho với WMS

    Để đáp ứng nhu cầu thị trường, Exact Software đã có giải pháp WMS để quản lý kho bãi. Một trong những điểm nổi bật của WMS là khả năng tích hợp với hệ thống mã vạch. Thường thì thiết bị phần cứng quét mã vạch có PM tích hợp điều khiển. Những PM này phải tích hợp được với PM quản lý kho bãi. Người tích hợp giải pháp phải nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần cứng. Công ty thương mại hay sản xuất nào có nhà máy cũng có những quy trình chuẩn về mua hàng, nhập hàng, xuất hàng. Khi thiết lập giải pháp, một trong những phần việc chính là tìm hiểu xem quy trình nào có thể cải tiến. Với DN sản xuất, việc xuất vật tư cũng giống như DN thương mại xuất hàng khỏi kho theo đơn đặt hàng. Ngược lại, khi nhập thành phẩm, DN sản xuất đưa các thành phẩm vào vị trí dành cho chúng, tựa như khi DN thương mại nhập hàng mới.

    WMS có thể tương thích và hỗ trợ với các loại máy quét mã vạch sử dụng hệ điều hành Microsoft Windows CE hoặc Windows Mobile. Có 3 loại máy quét mã vạch phổ biến là Keyboard Wedge (đầu đọc gắn với máy tính thông qua cổng USB); Active-sync scanner (bản thân là một máy tính di động cầm tay); RF (Radio Frequency – Wireless – thiết bị nhận dạng vô tuyến, như Symbol, Intermec...), thiết bị quét mã vạch dùng cho loại xe nâng hàng trong kho hoặc siêu thị lớn, hoặc máy quét mã vạch công nghiệp dành cho các dây chuyền sản xuất lớn.

    Exact Software gọi giải pháp quản lý kho bãi là PICK-IT. Về vận hành, PICK-IT chạy trên một ứng dụng lõi là Exact Globe 2003 (back office application - ứng dụng bên dưới) cho phép quản lý các qui trình hoạt động của DN như các chu trình liên quan đến mua bán, giao nhận hàng hóa... Trong quá trình thao tác, có những đơn hàng được xếp thứ tự ưu tiên. Vì thế khi giao hàng, các hạng mục ưu tiên sẽ được xuất trước các hạng mục còn lại. Tại một thời điểm, người quản lý có thể biết đơn hàng nào đang chờ xuất hàng, có hạng mục nào ưu tiên hay không. Những thông tin này được xuất lên máy quét để nhân viên phục vụ trong kho xử lý. Khi máy quét chọn một mặt hàng sai, tín hiệu báo lỗi sẽ lập tức xuất hiện và nhân viên trong kho phải thao tác lại với mặt hàng đúng theo đơn hàng. Đòi hỏi đặt ra với DN quản lý kho là phải sắp xếp hết sức khoa học và phù hợp, nhất là khi trong kho hàng có cùng lúc nhiều nhân viên làm việc. Trong những thông tin kèm theo mỗi mặt hàng, nếu có thông tin về nhà vận chuyển thì thông tin này cũng có thể tích hợp vào hệ thống. Mỗi mặt hàng đều cần đủ thông tin giúp người quản lý kho hàng quản lý nó dễ dàng ở nhiều vị trí khác nhau.

    e-Synergy hỗ trợ WMS

    e-Synergy của Exact Software là một giải pháp quản trị DN chạy trên web. Đây là giải pháp quản lý kho dành cho người sử dụng ở những vị trí địa lý khác nhau, có nhiều địa điểm địa lý kho bãi khác nhau... Dùng e-Synergy, DN có thể tạo danh mục hàng hoá cho khách hàng truy cập và xem (phân quyền bảo mật khi cần). Exact e-Synergy còn là một ứng dụng quản lý các qui trình dòng thông tin và tài liệu khác liên quan đến hoạt động quản lý khác của DN. e-Synergy có thể tạo các cổng (portal) truy cập thông tin khách hàng, nhà cung cấp và các nhân viên của một tổ chức qua Internet. Nhân viên ngồi từ xa vẫn có thể vào hệ thống xem tình trạng các đơn hàng, hiện trạng tồn kho, xem thông tin hàng hóa... Giải pháp quản lý kho bãi của Exact Software được tích hợp thống nhất giữa các phân hệ quản lý tài chính kế toán, bán hàng, quản lý khách hàng, sản xuất với hệ thống quét mã vạch trên môi trường mạng cục bộ (LAN), intranet và Internet thông qua Exact e-Synergy do tất cả đều vận hành trên cùng một cơ sở dữ liệu là Microsoft SQL.

    Nhân viên quản lý kho có thể xem hiện trạng hàng hóa trong các kho khác nhau về địa lý qua e-Synergy trên Internet/intranet.

    Như Dũng

    ID: B0707_59