• Thứ Sáu, 07/09/2007 10:58 (GMT+7)

    Trả lời doanh nghiệp

    Chuyên gia tư vấn CNTT Quang Nguyễn sẽ trả lời thắc mắc của bạn đọc về nhận thức và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Bạn đọc có câu hỏi vui lòng gửi email về địa chỉ doanhnghiep@pcworld.com.vn với tiêu đề "Tra loi doanh nghiệp"

    1. Để ứng dụng CNTT hiệu quả, theo ông, nên bắt đầu một cách toàn diện, hay bắt đầu từ những yêu cầu nhỏ lẻ và thiết thực.

    Làm CNTT cũng giống như những hoạt động quản lý khác, chúng ta cần có cái nhìn tổng thể về những nhu cầu chung của doanh nghiệp (DN). Cái nhìn tổng thể này trong CNTT được gọi là chiến lược CNTT. Chiến lược CNTT cần thiết phải bắt đầu từ các chiến lược kinh doanh. Xin đừng quên trách nhiệm của CNTT là hỗ trợ công tác kinh doanh. Việc thực hiện chiến lược CNTT này nên chia ra làm nhiều giai đoạn nhằm chia sẻ chi phí và nguồn nhân lực cần thiết. Và dĩ nhiên những yêu cầu nhỏ lẻ thiết thực thì cần phải làm trước TRONG một kế hoạch tổng thể. Điều này giúp DN giảm được rủi ro phải phá bỏ hệ thống mỗi khi công việc làm ăn phát triển ở một tầm mức lớn hơn, phức tạp hơn và nhu cầu về CNTT cũng theo đó mà rắc rối nhiêu khê hơn.

    Trên thực tế, trong tiềm thức chúng ta thường vẫn có một kế hoạch nào đó trong mỗi lần triển khai ứng dụng CNTT. Các kế hoạch này lại không được viết thành một chiến lược cụ thể. Sự kế thừa các chiến lược này sẽ bị sơ sót hay bỏ quên trong các giai đoạn sau đó. Và hệ quả là một hệ thống rời rạc, không thông suốt, thiếu khả năng kiểm soát các hoạt động DN, không hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định vì các thông tin không đồng bộ, thiếu chính xác v.v...

    Tóm lại triển khai các ứng dụng CNTT không bao giờ là việc làm một lần rồi thôi. Đó là sự nỗ lực liên tục của phòng CNTT trong việc đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin trong DN. DN phát triển thì các nhu cầu sẽ thay đổi theo chiều hướng phức tạp hơn, do đó CNTT cũng sẽ phải thay đổi để đáp ứng các nhu cầu này. Sự hiện hữu của một chiến lược CNTT là cần thiết để tránh những rủi ro khập khễnh trong quá trình phát triển toàn bộ hệ thống CNTT.

    2. Công ty tôi có khoảng 20 cái máy tính chưa nối mạng, để ứng dụng phần mềm (PM) quản lý thì liệu có cần liên kết chúng lại với nhau không, rồi có cần phải thuê một người chuyên phụ trách mạng đó không?

    Nguyên lý chung của ứng dụng PM quản lý DN là sự tập trung dữ liệu nhằm giúp các vị lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu cho DN. Để có được khả năng tập trung dữ liệu, các máy tính cần được nối mạng với nhau và nối với một hay nhiều máy chủ. Các máy này có thể nối với nhau qua mạng cục bộ (LAN, Local Area Networking) hay mạng diện rộng (WAN, Wide Are Networking). Mạng diện rộng đươc sử dụng trong trường hợp các máy tính đặt trong các tòa nhà cách xa nhau. Có những PM quản lý có khả năng hỗ trợ việc nối mạng qua đường dây điện thoại (PSTN), trong trường hợp này các dữ liệu sẽ không được đồng bộ tức thời như các mạng khác. Tùy theo PM quản lý bạn sẽ triển khai, nhu cầu nối mạng hay không sẽ được chỉ ra bởi nhà cung cấp và bạn phải đáp ứng điều này thì bạn mới có thể sử dụng tối đa các tính năng của PM.

    Theo chúng tôi biết, chi phí triển khai mạng cục bộ tương đối thấp so với những lợi ích mà nó mang lại. Nếu mạng đã được thiết kế và triển khai hoàn chỉnh, việc hỗ trợ cho mạng khá đơn giản không cần người chuyên trách. Bạn có thể chọn một nhân viên (NV) trong công ty, siêng năng và đam mê về kỹ thuật, gửi đi tham gia một khóa đào tạo khoảng 3-4 tuần là có thể giúp hỗ trợ mạng LAN cho 20 máy với quĩ thời gian khoảng 4 giờ mỗi tuần.

    3. Khi triển khai PM, chúng tôi nên yêu cầu nhà cung cấp huấn luyện cho từng NV, hay nên để một vài NV của chúng tôi đi học cùng họ cho thật giỏi, rồi về chỉ lại cho mọi người

    Bạn không cho biết là sẽ triển khai PM gì, có bao nhiêu phân hệ, số lượng người dùng, nên có vẻ như bạn đang... làm khó tôi đây. Thôi thì tôi sẽ cố gắng giả định là bạn triển khai ERP (giải pháp hoạch định nguồn lực DN) với khoảng 3-4 phân hệ khác nhau. Triển khai nhiều phân hệ ERP khác nhau đòi hỏi nhà triển khai chia người dùng cuối (end-users) ra làm nhiều nhóm khác nhau dựa trên các kỹ năng nghiệp vụ khác nhau, rồi dựa vào đó huấn luyện về qui trình mới cũng như các kỹ năng sử dụng hệ thống. Tùy theo số người dùng của từng phân hệ, nhà triển khai sẽ chia các học viên đào tạo thành từng nhóm khác nhau cho từng nghiệp vụ khác nhau. Ví dụ như phòng tài chính kế toán sẽ không học chung với phòng quản lý hậu cần, vì đó là hai phạm trù khác nhau.

    Các nhóm này cũng cần lấy những khóa học ngắn (course) tổng quan về kiến trúc hệ thống để nắm bắt việc tương tác giữa các phòng ban với nhau. Các người dùng cuối còn được chia ra làm users và super users. Super Users là các NV sẽ được đào tạo kỹ nhất trong phân hệ của mình. Các users sẽ chỉ được đào tạo cho phần nghiệp vụ liên quan đến công việc hằng ngày của mình. Super users sau này sẽ trở thành các chuyên viên hỗ trợ cho người dùng cuối. Ví dụ như super user của phân hệ tài chính kế toán sẽ được đào tạo về AP (phải trả), AR (phải thu), Cash Management (Quản lý tiền mặt), GL (sổ cái), Báo Cáo Tài Chính Quản Trị... Trong khi đó các NV khác của phòng kế toán tài chính sẽ chỉ được đào tạo và sử dụng một hay hai chức năng kể trên mà thôi. Cách phân chia và đào tạo người dùng cuối (dự án còn có thể phải có thêm việc triển khai và đào tạo chuyên viên dự án - chúng tôi không nhắc đến ở đây) như kể trên áp dụng cho các dự án triển khai khoảng vài trăm users trở lên.

    Trở lại câu hỏi của bạn, nếu số lượng người dùng không lớn lắm, bạn có thể yêu cầu nhà triển khai đào tạo cho mọi người hay không là tùy theo kinh phí đào tạo và số lượng thời gian mà những NV này có thể tham gia đào tạo mà không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh hằng ngày. Thời gian đào tạo cho mỗi phân hệ có thể kéo dài từ một đến hai tuần lễ.

    Chúc bạn may mắn.

    Quang Nguyễn
    quang.nguyen@vina-consulting.com

    ID: B0709_70