• Chủ Nhật, 23/03/2008 07:57 (GMT+7)

    “Tưới” dữ liệu cho cây thông tin

    PM MNC giúp các tổ chức/ doanh nghiệp nhập liệu và quản lý thông tin theo mô hình cây.

    Bắt đầu từ nhập liệu

    Hiện có nhiều doanh nghiệp (DN) đang triển khai hoặc có kế hoạch triển khai những dự án ứng dụng CNTT lớn như ERP, CRM hay các hệ thống core-banking của ngân hàng... Trong hầu hết các dự án ứng dụng CNTT, mục tiêu cốt lõi là khai thác hiệu quả các nguồn thông tin để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh. Một công việc không thể thiếu trong các dự án này là chuyển thao tác lưu trữ thông tin theo cách thủ công trước đây sang hình thức lưu trữ điện tử. Công đoạn này đòi hỏi sự ủng hộ, tham gia nhiệt tình của tất cả các bộ phận liên quan bởi phải có thông tin được nhập vào, hệ thống CNTT mới có đầu vào để xử lý và đưa ra kết quả. Thực tế, nhiều dự án ứng dụng CNTT gặp khó khăn khi triển khai các phần mềm (PM) nghiệp vụ do nhân viên chưa có thói quen nhập liệu bằng máy tính.

    PM MNC giúp người dùng làm quen với công việc nhập liệu này. Nếu như trước đây, các nhà quản lý lưu giữ thông tin bằng các cuốn sổ ghi chép thì nay, với MNC, mọi số liệu phát sinh hàng ngày, hàng giờ đều được nhập và quản lý bằng máy tính. Chưa kể, với sự hỗ trợ của PM, việc truy xuất, tổng hợp thông tin được thực hiện nhanh, gọn, rõ ràng.

    “Cây thông tin” ứng dụng rộng rãi

    “Với mô hình cây, mọi phần tử đều có quan hệ cha con”, kết quả nghiên cứu này của Freud đã được nhiều thế hệ thừa nhận và áp dụng. Dựa trên quan điểm đó, ngoài việc cung cấp một công cụ nhập liệu, nhóm phát triển cũng đã đưa sẵn vào PM mô hình cây. Mọi thông tin khi được nhập vào sẽ được sắp xếp theo mô hình này. Do đó, với MNC, mỗi người dùng giống như đang chăm sóc một cái cây. Người chăm sóc tốt là người tích cực nhập các thông tin phát sinh vào PM. “Đối với nhiều tổ chức/DN, chính việc quản lý theo mô hình của MNC giúp minh bạch hệ thống thông tin, tôn trọng những dữ liệu phát sinh”, ông Ngô Sỹ Thuyết, giám đốc công ty cổ phần Minh Ngọc Việt Nam, đơn vị xây dựng và cung cấp PM MNC, cho biết. Ngoài ra, MNC cũng có thêm một số tính năng hỗ trợ việc tra cứu hoặc kết xuất thành báo cáo, phục vụ việc ra quyết định kịp thời.

       

     

    “Không có số liệu đầu vào thì cũng chẳng có thông tin đầu ra. Không có thông tin số liệu trong máy tính thì chẳng thể nặn ra các báo cáo, các bảng số liệu hay có được thông tin chuẩn xác để ra quyết định. Vì vậy, nhập liệu là một khâu quan trọng bậc nhất và cũng là công đoạn chung nhất trong việc xây dựng, triển khai các PM tin học phục vụ quản lý”, Ngô Sỹ Thuyết, giám đốc công ty cổ phần Minh Ngọc Việt Nam.

    Do MNC không phải là PM nghiệp vụ giống như các PM kế toán, quản lý kho, quản lý nhân sự... hiện có trên thị trường nên không phụ thuộc vào một quy tắc cứng nhắc theo yêu cầu của từng nghiệp vụ. Người dùng có thể tự đặt ra các quy tắc về quản lý thông tin, nhập liệu dựa trên kinh nghiệm và thói quen tư duy. Đối với các công ty mới đầu làm quen với việc ứng dụng CNTT, việc sử dụng MNC sẽ giúp tin học hóa toàn bộ các số liệu, sổ sách vào một cơ sở dữ liệu chung. Tất cả các bộ phận, các nhân viên đều có thể bước đầu làm quen với việc nhập liệu vào hệ thống chung. Lãnh đạo cũng có thể quán xuyến được toàn bộ hoạt động của DN bằng việc xem trên cây dữ liệu này”.

    Cũng vì đây không phải PM nghiệp vụ nên có thể sử dụng được ở nhiều loại hình tổ chức, quy mô khác nhau: một bà nội trợ cũng có thể sử dụng để quản lý chi tiêu hàng ngày; DN cũng có thể triển khai ở nhiều phòng ban khác nhau (kế toán lập bảng kê thu chi hay báo cáo thống kê định kỳ; bộ phận tiếp thị quản lý khách hàng; bộ phận kế hoạch theo dõi tiến độ dự án... Được biết, với 2 chi nhánh tại Hà Nội và TP.HCM và trụ sở chính, hiện nay, công ty Nam Á chỉ sử dụng một PM này để quản lý công việc hàng ngày. Theo đánh giá của ông Chu Huy Hiền, giám đốc công ty thì việc quản lý công ty của ông đỡ vất vả hơn trước rất nhiều nhờ mọi thông tin, diễn biến ở chi nhánh và trụ sở đều được nhân viên và các trưởng phòng cập nhật đầy đủ, khi cần có thể kiểm tra ngay hoặc kết xuất thành báo cáo. “Thời gian tới, công ty sẽ hướng dẫn bộ phận quản lý kho, quản lý khách hàng áp dụng PM này”, ông Hiền cho biết thêm.

    Không chỉ ứng dụng trong doanh nghiệp, MNC còn được áp dụng trong nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Hiện ngoài công ty Nam Á, Bưu Điện Tỉnh Quảng Ninh, Bưu Điện Hà Tây, viện Vật lý... cũng đang sử dụng PM này.

    Bằng Linh

    Từ khóa: Bằng Linh
    ID: B0803_66