• Thứ Bảy, 24/05/2008 14:42 (GMT+7)

    Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp

    Sau một năm chọn lựa, công ty chúng tôi đã chọn được nhà triển khai và giải pháp quản lý DN khá lớn và tốn kém. Nhưng chúng tôi vẫn lo lắng là làm sao biết được nhà triển khai cung cấp dịch vụ đúng chất lượng và giải pháp có thể đáp ứng những nhu cầu quản lý DN của công ty. Xin cho biết những bí quyết quan trọng của việc quản lý dự án, triển khai phần mềm quản lý DN như thế nào để có thể nghiệm thu dự án và giải ngân cho nhà thầu đúng thời hạn, đồng thời tránh được rủi ro?

    Trả lời: Chào bạn! Câu hỏi trên của bạn cũng là sự quan tâm từ lâu của nhiều doanh nghiệp (DN) Việt Nam. Lâu nay, DN phải chi phí khá nhiều tiền cho mạng ADSL, máy chủ, máy con và máy laptop “xịn”,… nhưng hiệu quả mang lại không cao! Do đó, DN vẫn còn loay hoay với những quyết định đầu tư về CNTT. Nguyên nhân, do còn thiếu “phần hồn” của CNTT, phần mềm ứng dụng và con người làm CNTT. Khi công ty của bạn chọn được một phần mềm, quyết định triển khai, là xem như đã làm được một nửa của việc “thổi phần hồn” vào trong “phần xác” có trong CNTT. Để có được một hệ thống CNTT hoàn chỉnh, cần phải có người quản lý và vận hành hệ thống hỗ trợ DN. Về con người, chúng tôi không thể giúp gì được cho bạn.

    Ông Quang Nguyễn, giám
    đốc quỹ DFJ VinaCapital,
    nhà tư vấn chiến lược
    CNTT

    Trở lại câu hỏi đặt ra ban đầu, chúng tôi cho rằng nhà triển khai nào cũng luôn cố gắng hết sức để thực hiện hợp đồng trong phạm vi chi phí đã đề ra. Tuy nhiên, có nhiều khách hàng không đủ kiến thức và nội lực cũng như kinh nghiệm nên dẫn tới thực hiện dự án không thành công (một cách tương đối). Lý do, vì nhà triển khai và khách hàng DN không có cái nhìn tổng thể về phạm vi và chiến lược dự án. Đa phần các vấn đề rơi vào sự yếu kém ở việc tổ chức dự án, mục đích thiếu thống nhất và đặc biệt là thiếu sự truyền đạt thông tin dự án thường xuyên đến những người dùng cuối.

    Phần tiếp theo của câu trả lời có thể sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về việc quản lý dự án triển khai hệ thống quản lý DN theo diện rộng (nhiều địa điểm, nhiều nghiệp vụ và phòng, ban khác nhau). Qua đó, chúng tôi hy vọng bạn có thể “nhặt” ra được những việc then chốt cần bổ sung cho dự án của bạn. Hiện nhiều DN Việt Nam vẫn phải thuê các chuyên viên tư vấn độc lập để bổ sung kỹ năng cho nhân viên của họ. Các chuyên viên hoặc công ty tư vấn cần thiết phải có kinh nghiệm thích hợp, khả năng giao tiếp tốt giữa nhà triển khai và nhà đầu tư để có thể thúc đẩy dự án đến thành công, quản lý rủi ro trong dự án và làm trọng tài khi có mâu thuẫn giữa nhà triển khai và nhân viên của nhà đầu tư. Theo kinh nghiệm từ các dự án CNTT của Ngân Hàng Thế Giới (The World Bank), chi phí cho phần công việc tư vấn độc lập (Independent Verifications and Validations – IV&V) chiếm khoảng từ 4 đến 7% trên tổng chi phí đầu tư.

    Dưới đây là biểu đồ chung của một dự án triển khai phần mềm có thể diễn tả theo quan điểm của công ty tư vấn VinaConsulting như sau:

    Theo phương pháp chung của VinaConsulting, chúng tôi chia các dự án IT thành 4 giai đoạn chính:

    1. Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này rất quan trọng, nhưng thường bị rút ngắn thời gian. Lý do chính là sau khoảng thời gian thương thảo hợp đồng (sẽ rất căng thẳng), mọi người (kể cả nhà triển khai) thích tham gia ngay vào dự án mà không dành thời gian chuẩn bị đội ngũ, đả thông tư tưởng, xác định phạm vi cần triển khai, xác định vai trò thành viên đội dự án. Khung quản lý và các luật lệ riêng cho dự án cần được định nghĩa và có sự đồng tình của các thành viên trong đội dự án. “Mất lòng trước được lòng sau”, các trưởng dự án sẽ đề ra cách làm việc trong đội triển khai, giải thích về phạm vi dự án (đề phòng các “sáng kiến” mới trong thời gian thực hiện dự án và dự án sẽ kéo dài… vô tận). Các quy trình duyệt, chuyển giao, thời gian thành viên đội dự án có được nghiệm thu các chuyển giao từ nhà triển khai. Sự thay đổi vai trò của các thành viên đội dự án cũng cần được xác lập nhanh chóng. Ví dụ: ông xếp CFO có thể phải giữ một vai trò rất nhỏ trong dự án… Do đó, ông ấy sẽ phải làm quen với vai trò hỗ trợ một cách nhanh chóng. Về phía DN, người chủ đầu tư dự án, cần chuẩn bị tinh thần để thử nghiệm phần mềm với vai trò nghiệm thu dự án, kế hoạch nghiệm thu cũng cần bắt đầu từ các phạm vi dự án được đề ra ở giai đoạn này.

    2. Giai đoạn định nghĩa các thay đổi (Change Definition): Giai đoạn này có tên khác nhau tùy vào phương pháp triển khai của nhà tư vấn triển khai: Business Blue Print, Gaps definitions, Solution Design… Nhưng nhìn chung, tất cả đều chú trọng vào các việc như: khảo sát hiện trạng môi trường làm việc từ cơ cấu tổ chức, cách sắp xếp vận hành công ty cho đến các quy trình xử lý nghiệp vụ. Sau khi khảo sát hiện trạng, nhà triển khai đánh giá mức độ khác biệt giữa hiện trạng và khả năng đáp ứng cho việc sử dụng phần mềm để giải quyết các quy trình công việc (Gaps Analysis). Chủ đầu tư sẽ xác nhận các sự khác biệt này bằng văn bản. Dựa trên các khác biệt, nhà triển khai đề xuất giải pháp khác nhau để thay đổi phần mềm. Những giải pháp này, có thể là customization (thay đổi ứng dụng) hoặc configuration (cài đặt thông số cho phù hợp). Thông thường, các chủ đầu tư không có kiến thức về phần mềm mới nên rất lúng túng trong các quyết định thay đổi phần mềm (ảnh hưởng rất lớn đến chi phí và thời gian triển khai). Những quyết định trong giai đoạn này lại có ảnh hưởng đến cách vận hành hệ thống, song song đó là vận hành các chức năng của phòng, ban trong DN.

    Giai đoạn “Định nghĩa thay đổi”, như tên gọi của nó sẽ là kim chỉ nam về cách xử lý các quy trình nghiệp vụ trong suốt dự án và sau khi dự án được đóng lại. Vì nhiều lý do, một số nhà đầu tư đã không đầu tư đủ công sức để phê duyệt và kiểm tra các giải pháp đề ra, nên các nhà triển khai cứ theo giấy tờ mà làm. Hơn thế nữa, vì không chuẩn bị một quy trình quản lý thay đổi chặt chẽ ở giai đoạn trước, các đề xuất thay đổi không được phân tích kỹ lưỡng nên các thay đổi hoặc là không được tuân thủ (người dùng cuối không sử dụng được hệ thống) hoặc là không được triển khai trên thực tế (nhà triển khai chỉ thay đổi quy trình nhưng phần mềm không đáp ứng được). Giai đoạn này, việc liên lạc và thông tin trong đội triển khai rất quan trọng để đảm bảo các giải pháp sẽ dung hòa được nhu cầu của phòng, ban nghiệp vụ. Có những giải pháp phải được sự nhất trí của các phòng, ban khác nhau. Trong trường hợp này, nhà quản lý thay đổi (Change Manager) đóng vai trò rất quan trọng để thúc đẩy dự án đi tới.

    3. Giai đoạn triển khai: Giai đoạn này có thể chia công việc làm hai phần tương đối rõ ràng. Nhà triển khai sẽ phải cài đặt phần cứng, phần mềm và cấu hình hệ thống. Sau đó, họ sẽ dựa vào các giải pháp đã được đồng ý trong giai đoạn trước và thay đổi hệ thống cho phù hợp với những quy trình điều hành DN. Công việc kiểm tra hệ thống, xác nhận phần mềm phù hợp với các quy trình vận hành công ty là phần việc nặng nề nhất của chủ đầu tư. Đây là giai đoạn nghiệm thu từng phần. Phần thử nghiệm do người dùng (User Acceptance Testing – UAT) là thước đo duy nhất trong giai đoạn triển khai mà nhà đầu tư có thể biết được chất lượng của hệ thống và dịch vụ cung cấp bởi nhà thầu. Chúng tôi cho rằng, các ràng buộc về chi phí của dự án nên xem đây là cột mốc quan trọng để giải ngân cho nhà triển khai. Thường thì các nhà đầu tư, vì đang vận hành DN của mình, bận rộn với công việc hàng ngày nên đã lơ là trong việc nghiệm thu. Khi việc nghiệm thu không làm kỹ lưỡng thì việc giải ngân phải… lơ là cho đỡ rủi ro. Sẽ có rất nhiều nguy hiểm khi thực hiện dự án ở giai đọan này.

    4. Giai đoạn thu hoạch và đánh giá: Nếu bạn đã qua được giai đoạn triển khai, các quy trình được kiểm tra và nghiệm thu qua UAT. Như vậy, bạn đã qua được những phần việc nhiều rủi ro nhất trong dự án. Giai đoạn 4 chủ yếu nhằm vào đào tạo và huấn luyện cho người dùng cuối sử dụng hệ thống. Bộ phận CNTT có nhiệm vụ chuẩn bị cho hệ thống đi vào hoạt động chính thức (Production Environment). Các nhà đầu tư thường làm khá tốt công việc của giai đoạn này. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn chưa thấy một nhà đầu tư nào cho ôn tập lại quá trình hoàn tất dự án một cách nghiêm túc. Đội dự án cần xoáy sâu vào các bài học giải quyết vấn đề trong dự án để có thể làm tốt hơn trong các dự án sau này.

    Phương pháp quản lý và nghiệm thu Dự Án - bản quyền VinaConsulting

    Chúc bạn thành công.

    Quang Nguyễn
    Email: quang.nguyen@vina-consulting.com hoặc www.vina-consulting.com

    ID: B0805_82