• Thứ Bảy, 28/06/2008 07:48 (GMT+7)

    Giải pháp từ nước Nga: 1C - Kế toán phiên bản 8

    Trong vài năm qua, nhiều giải pháp doanh nghiệp (DN) từ châu Âu (Ý, Hungary, Đức) đã được giới thiệu tại Việt Nam. Năm 2008 này, có thêm một giải pháp kế toán (KT) đến từ nước Nga.

    Trong cộng đồng các quốc gia độc lập, công ty 1C được biết đến là hãng phát triển giải pháp phần mềm (PM) tự động hóa qui trình DN với giải pháp lớn 1C: Enterprise. Bên cạnh đó, 1C còn là nhà phát triển các giải pháp về game (IL-2 Sturmovik, Pirates of the Caribbean...); PM giáo dục (các môn Toán, tiếng Nga, Vật Lý, Hóa, Sinh Học...). Tại Việt Nam, 1VS (đại diện cho 1C) đã giới thiệu giải pháp 1C: KT 8 đầu 2008. Trên website http://v8.1c.ru/eng/about_1c/, 1C cho biết "1C: KT, PM ứng dụng trong kinh doanh phổ biến nhất, đã được công nhận bởi bộ Tài Chính Nga".

    Tổng thể giải pháp 1C: Enterprise bao gồm hai cấu phần chính: nền tảng công nghệ và các ứng dụng. Đây là hướng phát triển thường thấy trong giải pháp lớn (IBM, Oracle, SAP, Microsoft...) khi nhà phát triển đưa ra nhiều ứng dụng với yêu cầu phải được tích hợp, họat động liên thông. Nền tảng 1C: Enterprise hỗ trợ nhiều công nghệ đáp ứng nhu cầu đương đại. Chẳng hạn, hỗ trợ dữ liệu XML mà các PM ứng dụng "đòi hỏi", hay hỗ trợ triển khai nhanh ứng dụng (RAD- rapid application development) cho phép bảo trì và triển khai các ứng dụng kinh doanh nhanh. Chạy trên nền công nghệ 1C: Enterprise, 1C: KT (phiên bản thứ 8) là một trong nhiều ứng dụng như: các ứng dụng Quản Trị Nhân Sự & Tiền Lương (Payroll & HR), Quản Lý Thương Mại (Trade Management), Quản Lý Sản Xuất (Manufacturing Enterprise Management)...

    Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô DN

    Với DN nhỏ, số người dùng ít, có khi chỉ một người dùng, nghiệp vụ đơn giản, do đó yêu cầu đối với giải pháp KT chỉ cần gọn nhẹ, không cần nhiều chức năng. Nhưng với các DN lớn, hệ thống KT cần tách riêng theo từng nghiệp vụ: quản lý kho hàng, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, quản lý thuế...

    Do đó, PM thường cần nhiều phân hệ riêng. Thậm chí, do đặc thù quản lý khác nhau, một số PM trước khi đưa vào sử dụng phải được chỉnh sửa lại cho phù hợp với quy trình của DN. Từ sự khác nhau về nhu cầu dẫn đến sự đa dạng về giải pháp KT: dành cho DN nhỏ thường là các PM đóng gói với các phân hệ có sẵn, chi phí thấp; dành cho DN vừa và lớn sẽ là một giải pháp có khả năng nâng cấp, mở rộng và tất nhiên chi phí cao hơn rất nhiều (có thể mua theo từng phân hệ KT).

    PM có đầy đủ các phân hệ, công cụ cho phần lớn các DN và có thể tùy biến theo đặc thù DN. Với giải pháp mẫu đóng gói "1C: KT 8", người dùng có thể áp dụng ngay cho hoạt động KT của mình. Trong tương lai, khi nhu cầu làm việc trên cùng một dữ liệu tại nhiều vị trí địa lý khác nhau, giải pháp đã có sẵn tính năng này để đáp ứng mà không cần mất thêm chi phí. Đối với các nhà lãnh đạo và những người trực tiếp sử dụng PM KT trong công việc thì một PM tốt cần đảm bảo: có chức năng phân quyền, bảo mật rõ ràng; có hệ thống từ điển, hệ thống danh mục có thể cập nhật, thay đổi tùy ý người dùng; khả năng sửa chữa, lọc chứng từ theo các điều kiện tùy chọn; hệ thống báo cáo có khả năng khai báo, thay đổi công thức tính... 1C: KT đáp ứng đầy đủ các yêu cầu này.

    Tính chuyên nghiệp

    Về bảo mật, PM sử dụng 2 loại khóa cứng và khóa mềm. Khóa cứng là một thiết bị có bề ngoài giống USB được bán kèm PM. Khóa mềm gồm việc phân quyền sử dụng các tính năng của PM (quyền KT trưởng, KT viên) và phân quyền truy cập cơ sở dữ liệu.

    Hệ thống danh mục được sắp xếp theo dạng hình cây, người dùng có thể tổng kết số liệu theo từng phân nhánh (theo nhóm hàng hóa) nhưng vẫn dễ dàng lọc hoặc tìm kiếm dữ liệu, sắp xếp các phần tử. PM cũng có tính năng tự ghi nhớ các thay đổi theo tài khoản nên dù nhiều người dùng chung một PM nhưng cùng một tài khoản sử dụng sẽ không bị xáo trộn, thay đổi. Người dùng có cảm giác đang ở môi trường làm việc của mình.

    Chương trình có công cụ hỗ trợ việc nhập liệu. Khi người sử dụng nhập sai dữ liệu, làm sai quy trình KT, ngay lập tức, chương trình hiện ra dòng nhắc lỗi và chỉ ra tận nơi. Bên cạnh đó, PM có sơ đồ hướng dẫn đi kèm bảng chức năng. Nhờ đó, người dùng không chỉ dễ dàng nhận biết cần điền những thông tin gì, biểu mẫu nào theo trình tự ra sao, mà còn có thể nhấp trực tiếp vào sơ đồ để mở ra biểu mẫu điền thông tin của chương trình. Biểu mẫu được mở ra có lưu ý người dùng về những thông tin bắt buộc mà người dùng phải điền. Điều này rất thuận tiện cho những người chưa có kinh nghiệm về chứng từ KT. Hơn thế, chương trình còn có khả năng lưu vết các sửa đổi theo nhiều nội dung. Đối với nghiệp vụ KT, PM lưu lại các sửa đổi về dữ liệu, về thao tác; đối với công tác quản trị, PM lưu lại các thay đổi liên quan đến hệ thống như: tạo mới, xóa bỏ người sử dụng; máy nào đã truy cập vào thời gian nào; các thao tác của người dùng…

    Tính năng báo cáo trong PM đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người quản trị. Khi xem một báo cáo, PM có khả năng truy ngược các dữ liệu. Nhờ đó, người lãnh đạo có thể truy từ báo cáo tổng hợp ra báo cáo chi tiết và ngược lại. Tính năng này được xây dựng trên kiến thức nền tảng của công nghệ và kiến thức về nghiệp vụ. Với một loại báo cáo, người dùng có thể xem theo nhiều cách trình bày khác nhau. Chẳng hạn: báo cáo biến động hàng tồn kho có trên 30 cách; báo cáo công nợ có gần 10 cách trình bày.

    Tính thân thiện

    Một ưu điểm đáng kể của 1C: KT 8 là tính thân thiện với người dùng. Cửa sổ chính của màn hình được thiết kế có các thanh menu ngang và dọc, trên đó, tất cả các nghiệp vụ đều được chia thành các phần hành KT như: tiền mặt, tiền gửi, bán hàng, mua hàng... Khi làm việc với nghiệp vụ nào, người dùng chỉ cần vào phần hàng KT thực hiện các thao tác cần thiết. Giao diện của chương trình cũng cho phép mở nhiều cửa sổ cùng lúc. Điều này tạo thuận tiện cho người dùng trong sử dụng thông tin. Chẳng hạn, khi đang nhập liệu ở cửa sổ này nhưng có nhu cầu xem lại thông tin từ dữ liệu hay báo cáo khác thì chỉ cần mở thêm các cửa sổ cần xem.

    PM mang tính thuận tiện cao. Giao diện, cách sắp xếp thư mục hay cách trình bày báo cáo đều nhằm tạo sự tiện dụng cho người dùng, kể cả việc đưa ra hai trạng thái ghi nháp và ghi sổ khi lập chứng từ. Chỉ khi chứng từ ở dạng ghi sổ các số liệu mới được ghi nhận vào các sổ KT để lập ra các báo cáo tương ứng...

    Từ khóa: Bằng Linh
    ID: B0806_76