• Thứ Ba, 14/10/2008 08:14 (GMT+7)

    Đơn giản hóa phần mềm quản lý

    Các phần mềm quản lý (PMQL) ngày càng tinh vi, thông minh, mạnh mẽ hơn, nhưng không dễ triển khai, ứng dụng. Đó là lý do để phát triển những PM đơn giản hơn mà vẫn thông minh và mạnh mẽ.

    Các phần mềm quản lý (PMQL) ngày càng tinh vi, thông minh, mạnh mẽ hơn, nhưng không dễ triển khai, ứng dụng. Đó là lý do để phát triển những PM đơn giản hơn mà vẫn thông minh và mạnh mẽ.

    Những "trợ lý ảo" của nhà quản lý

    Trong thế giới của những PM, có một dòng sản phẩm (SP) lớn và hết sức cần thiết cho hoạt động của con người là các PMQL tổ chức, doanh nghiệp (TC-DN). Chúng chính là người "trợ lý ảo" tích cực của các nhà QL.

    Thông tin số liệu phát sinh hàng ngày, hàng giờ tại tất cả các khâu, các bộ phận trong bất cứ TC-DN nào. Các nhà QL yêu cầu phải có những công cụ để "ghi chép" lại toàn bộ những thông tin, số liệu đó để phục vụ công tác QL, điều hành, tổ chức sản xuất kinh doanh. Thời gian qua các SP PMQL phát triển hết sức phong phú, đa dạng để đáp ứng yêu cầu này. Ban đầu chỉ là những ứng dụng chuyên biệt, nhỏ lẻ, rời rạc, nhưng sau người ta thấy cần tích hợp chúng để có một cơ sở dữ liệu chung, thống nhất, không trùng lặp, dễ tổng hợp cũng như phân tích. Từ đó, các PM ERP (hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hoặc tiền-ERP (như các hệ thống báo cáo nhanh) xuất hiện. Đặc điểm chung của các hệ ERP là các nhà cung cấp giải pháp phải thiết kế, xây dựng sẵn toàn bộ quy trình nghiệp vụ, báo cáo, các mối liên hệ trên dưới, trong ngoài... để đưa vào QL trên hệ thống máy chủ.

    Mong muốn tích hợp nhiều mảng, nhiều nghiệp vụ khiến cho ERP thường là những giải pháp tốn kém kinh phí và thời gian triển khai, phức tạp trong việc sử dụng và khai thác, cứng nhắc trong việc thực thi những quy trình nghiệp vụ. Mỗi khi thay đổi quy mô, phương thức QL hệ thống, khách hàng phải phối hợp với các chuyên gia ERP để chỉnh sửa.

    Cả nước hiện có hàng nghìn tập đoàn, tổng công ty lớn; trên 300.000 DN vừa và nhỏ; hàng vạn TC sự nghiệp và cơ quan chính quyền. Thử hình dung trong công cuộc tin học hóa, mỗi TC-DN phải triển khai một hệ thống ERP hoặc tiền-ERP, thì có thể nói, hàng nghìn công ty IT với hàng vạn kỹ sư IT trong 10 năm cũng không thể triển khai được 1/3 tổng số TC-DN đó. Trong thực tế, số lượng TC-DN tại Việt Nam đang sử dụng ERP không nhiều, số ứng dụng thành công, thu được hiệu quả cao càng ít.

    Một hướng đi khác

    Để việc tin học hóa đơn giản hơn, chúng tôi cho rằng các TC-DN sẽ cần đến một SP PMQL đặc biệt và một cách triển khai rất khác. Loại PM này có những đặc tính cơ bản như sau:

    Thứ nhất, phải có đầy đủ những tính năng cơ bản của một hệ thống quản trị doanh nghiệp, phải là một hệ thống báo cáo thông tin số liệu hoàn chỉnh. Tất cả các khâu, các đơn vị trong TC-DN đều được tham gia vào hệ thống và thực hiện báo cáo, chia sẻ thông tin, số liệu. Môi trường làm việc dĩ nhiên phải là mạng Internet hoặc mạng nội bộ (LAN), mạng LAN ảo (VLAN)... Đại đa số TC-DN đều có thể sử dụng PM này để tổ chức thông tin dữ liệu QL (PM đa năng - dùng chung).

    Thứ hai, phải đơn giản, dễ học, dễ sử dụng, phù hợp với trình độ sử dụng CNTT của đại đa số người dùng trong nước, từ người nội trợ, công nhân, giáo viên, đến các viên chức, nhà QL, các lãnh đạo. Việc đào tạo, hướng dẫn sử dụng được xã hội hóa. Các trung tâm tin học hoặc các cơ sở đào tạo CNTT tại địa phương sẽ là nơi đào tạo sử dụng PM này (như là một môn học trong chương trình, nội dung đào tạo của khóa học cơ bản). Có thể hình dung học cách sử dụng chúng cũng như học sử dụng Word hay Excel của Microsoft vậy: có thể tự học, đến cơ sở đào tạo hoặc học hỏi từ những người nhiều kinh nghiệm hơn.

    Thứ ba, phải dễ dàng triển khai, cài đặt. Khách hàng có thể tải về (download) PM từ Internet và tự cài đặt dùng thử nghiệm hoặc dùng thử trên chính máy chủ của nhà cung cấp. Việc cấp phép (thuê/mua bản quyền sử dụng) được thực hiện hoàn toàn trên mạng Internet sau khi các bên chính thức ký hợp đồng.

    Thứ tư, giá của PM này phải rẻ để các DN vừa và nhỏ thậm chí cá nhân, hộ kinh tế gia đình, các trường học, các đơn vị sự nghiệp có thể được sử dụng với một khoản kinh phí hợp lý (như chi phí điện, nước sinh hoạt chẳng hạn). Tính tổng quát, không phụ thuộc vào nghiệp vụ, khả năng thích ứng cao đối với mọi TC-DN và cách thức triển khai của PM như trên sẽ giảm tối đa chi phí triển khai, đào tạo, dễ dàng tạo ra "sự bùng nổ" để rất nhiều TC-DN có thể triển khai đồng thời mà nhà cung cấp vẫn có thể đáp ứng được - điều này rất mới và hoàn toàn khác với các nhà cung cấp PMQL hay các hệ ERP hiện nay!

    Thứ năm, xã hội phải ủng hộ và cổ xúy cho tính minh bạch, công bằng đối với thông tin, thì việc ứng dụng PM mới thuận lợi, vì PM là công cụ ghi chép, lưu lại thông tin một cách khách quan, trung thực.

    Với những suy nghĩ như trên, chúng tôi đã bắt tay xây dựng PM "trợ lý ảo" MNC – "Tổ chức QL cây thông tin dữ liệu". MNC là một PMQL, PM chuyên về nhập liệu (input data), dùng trong việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu phát sinh hàng ngày về các hoạt động QL, điều hành và sản xuất kinh doanh của các bộ phận, các khâu trong các TC-DN.

    Đây là loại PM dung hòa giữa xu hướng tích hợp triệt để kiểu ERP (đắt đỏ, khó triển khai) và xu hướng ứng dụng các PM riêng lẻ (manh mún, không đồng bộ dữ liệu). Nó hết sức đơn giản trong triển khai, vận hành, nhưng chúng tôi tin rằng nó đáp ứng nhu cầu tổ chức thông tin của các loại hình TC-DN. Nó đóng vai trò một người QL, đôn đốc, nhắc nhở từng vị trí trong TC-DN thực hiện đúng chức trách của mình

    Hiện nay chúng tôi mới đưa ra phiên bản đầu tiên và hiểu rằng còn cần phải làm nhiều điều để hoàn thiện. Vì thế, chúng tôi mong có nhiều người tải bản demo về dùng thử và trao đổi với chúng tôi về PM này (Tham khảo bài "Phần mềm MNC: tổ chức thông tin dạng cây", trang 24, mục Chủ Điểm).

    Ngô Sĩ Thuyết (Giám đốc công ty cổ phần Minh Ngọc)

    ID: B0810_72