• Thứ Bảy, 07/03/2009 06:37 (GMT+7)

    Mỗi nhân viên phải tự là giám đốc

    CHUYÊN ĐỀ NỮ DOANH NHÂN
  • Mỗi nhân viên phải tự là giám đốc
  • Dựng nghiệp tại quê chồng…!
  • Kinh doanh là trải nghiệm thú vị
  • Từ năm 2 ĐH, Trâm đã làm quen với tin học, học lập trình Pascal, làm thông dịch cho các triển lãm, các đoàn nước ngoài sang Việt Nam tìm hiểu thị trường. Tuy học khác ngành nhưng sống chung với môi trường CNTT, Trâm hiểu được cách lập trình, "học lóm" những bí quyết để ứng dụng cho công việc. Đây chính là nền tảng rất quý giúp Trâm phát triển trong công việc sau này.

    Năm 1995, khi còn là sinh viên năm 4, Trâm được một công ty hoá mỹ phẩm của Nhật tại Việt Nam nhận vào làm nhân viên phòng kinh doanh hóa chất, lo thu mua nguyên vật liệu. Sáu tháng sau, Trâm lên chức trưởng phòng xuất nhập khẩu rồi trưởng đại diện công ty khu vực Đông Nam Á. Lúc đó, những chương trình CNTT của công ty mẹ ở Nhật đã bắt đầu được ứng dụng để quản lý công ty/nhà máy, nguyên vật liệu, giao nhận hàng, kế hoạch – tài chính... Năm năm làm việc tại công ty này, có những buổi làm việc miệt mài với những chuyên gia Nhật đến nửa đêm thậm chí đến 2 giờ sáng, Trâm đã sử dụng thành thạo những chương trình này và hiểu rõ quy trình vận hành của hệ thống CNTT trong doanh nghiệp. Thành quả lớn mà Trâm đạt được là cùng với nhân viên phòng CNTT xây dựng thành công chương trình báo cáo tài chính (Financial Report Statement- FRS). FRS có thể nối kết với hệ thống CNTT của công ty mẹ, giúp các cấp quản lý nắm được kết quả hoạt động và điều chỉnh chiến lược của công ty tại Việt Nam. Báo cáo có bốn màu chủ đạo. Màu đen là bình thường, màu xanh là những dấu hiệu thuận lợi, màu vàng là sẽ phải đọc kỹ báo cáo và phải lưu ý vì có những thay đổi và có những biến cố. Màu đỏ là báo động. Ông tổng giám đốc của Trâm - một người am hiểu CNTT - rất "tâm phục khẩu phục" trước sơ đồ được vi tính hóa này. Sau khi nghiệm thu FRS, Trâm được thưởng một khóa học sáu tháng nâng cấp về tài chính ở Singapore.

    TGVT: Chào Trâm, Trâm có thể cho biết thêm về lý do phải thực hiện FRS khi đó của công ty?

    Nguyễn Thị Thu Trâm: Đội ngũ chuyên viên CNTT trong công ty rất giỏi nhưng các báo cáo thường bị tổng giám đốc người Nhật than phiền, ông sếp này rất khó tính và không tin tưởng vào cách làm thủ công vì cho rằng cách làm thủ công dễ bị làm cho "méo mó”, dễ "thêm nếm gia vị”. Vì vậy tôi mới nghĩ tại sao mình không chuẩn hóa báo cáo bằng CNTT để đảm bảo được tính trung thực. Nghĩa là, cái gì lặp đi lặp lại thì có thể chuyển vào thực hiện bằng CNTT, mình không phải "rị mọ” thực hiện hàng tháng.

    Với CNTT, tôi phải học thêm các ngôn ngữ lập trình dù nhiệm vụ của tôi chỉ là lập sơ đồ báo cáo, còn những yếu tố khác liên quan kỹ thuật để hoàn tất chương trình là do nhân viên CNTT lo. Tôi phải tìm hiểu, cái này phải bằng ngôn ngữ gì, sử dụng được bao lâu? Khi đó, chương trình ở công ty mẹ chạy trên nền Oracle 6.0, phải dùng ngôn ngữ nào để tương thích với điều này. Những kỹ thuật viên CNTT có thể chỉ đơn thuần làm chương trình, họ hiểu rất rõ về máy tính nhưng hạn chế về nghiệp vụ kinh doanh. Chúng tôi phải mất rất nhiều thời gian để trao đổi, phân tích những yêu cầu công việc để nhờ CNTT hỗ trợ và cuối cùng FRS đã hoàn thành dựa trên kiến thức quản lý, kinh nghiệm kinh doanh thực tế của tôi và kiến thức CNTT của họ.

    Gần ba năm tôi mới làm xong bản lý thuyết của FRS và mất ba tháng thiết kế hệ thống để hoàn tất dự án. Khi viết dự án này, tôi đã dự toán chương trình phải dùng được trong 10 năm. Chương trình vẫn rẻ hơn nếu mua của nước ngoài. Bởi vì, nếu dùng chương trình của nước ngoài chi phí phải từ 400.000 USD đến 2 triệu USD. Công ty mẹ có lúc sử dụng một chương trình có phi phí mua là 4 triệu USD nhưng người dùng rất bực mình vì không tương thích. Giá thành FRS chỉ là 500.000USD, bằng 5% so với chi phí đặt mua ở nước ngoài.

    Vậy FRS đã đem lại lợi ích gì cho công ty?

    Giá trị kinh doanh tăng lên thấy rất rõ: Trước đó, mỗi ngày công ty phải in khoảng mấy chục báo cáo, mất 200 tờ giấy. Sau khi ứng dụng FRS, chỉ còn 10 báo cáo, tiết kiệm giấy, mực, thời gian đọc của các quản lý, rút ngắn giờ làm thêm của nhân viên, chi phí giảm đi rất nhiều. FRS hỗ trợ tôi khoảng 50% công việc, giúp quản lý nhân viên, kiểm soát hoạt động kinh doanh, gửi báo cáo cho khách hàng... Guồng máy công ty là cả một cộng đồng nên khi mình tiết kiệm 50% thời gian thì giống như hiệu ứng domino, lợi ích được lan truyền.

    Thế sao Trâm lại ra đi và chọn bắt đầu lại từ đầu với bất động sản?

    Khi hết "duyên" với công ty và cảm thấy đủ tự tin, cuối 2004, tôi "ra riêng", thành lập công ty Sài Gòn Homes trái hẳn với cái nghề tôi đã làm. Mơ ước lập công ty tôi đã có từ khi bắt đầu đi làm nên khi đối diện với sự chán nản trong công việc cũ, tôi nghĩ ngay đến ước mơ này, vì mình và cũng vì công ty cũ. Tôi vốn nổi tiếng là "thợ xây", chuyên gầy dựng hệ thống để mọi người sử dụng! Nếu mở một văn phòng riêng thì chi phí gần cả trăm triệu đồng. Vốn ít, nghĩ hoài không biết làm gì. Đến khi trở ngược lại nhu cầu cơ bản của con người là ăn, mặc, ở, tôi quyết định chọn lĩnh vực "ở" vì không rành ẩm thực, cũng chẳng giỏi thiết kế quần áo!. Chọn rồi lại phải tự mày mò, học cách làm của người khác nhưng cũng nhìn nhận xem mình phải làm theo hướng nào bằng cái cách dễ nhất. Cách nào mà hễ đi thì phải thắng chứ không được thua vì vốn ít.

    15 năm trên thương trường, Trâm rút ra được điều gì trong việc kinh doanh?

    “Tôi muốn nhân viên thể hiện vai trò giám đốc trong công việc. Phải làm ra tiền lương chứ không phải cần công ty trả lương. Chính vì niềm tự hào đó họ mới làm việc tốt và gắn bó lâu dài”.

    Trước khi mở công ty tôi gặp gỡ những người bạn đã có kinh nghiệm lập doanh nghiệp 5, 7 năm nhờ họ tư vấn. Từ đó định hướng phải quảng bá về mình qua web, để khách hàng mới thuận tiện tìm hiểu về công ty. Đầu tư ứng dụng CNTT không tiếc nhưng phải hợp lý, dễ sử dụng, bảo trì dễ dàng. Một số công ty vẫn có trang web và email nhưng không hiệu quả. Do vậy, tôi đưa lên web những thông tin cơ bản, cốt lõi nhất về công ty, gồm: những vấn đề đã qua, mang tính lịch sử, tính tham khảo. Ngoài ra công ty sử dụng email hàng ngày để giao tiếp với khách hàng. Những khách hàng nước ngoài thì email, nhưng ở trong nước gặp trực tiếp vẫn hơn. Dù đến gặp sẽ mất nhiều sự chuẩn bị và thời gian nhưng hiểu kỹ nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng nên tôi luôn giữ nguyên tắc này. Email là nhật ký làm việc, không thể thay thế cho giao tiếp!

    Với văn hóa công ty, tôi muốn nhân viên thể hiện vai trò "giám đốc" trong công việc. Phải làm ra tiền lương chứ không phải cần công ty trả lương. Chính vì niềm tự hào đó họ mới làm việc tốt và gắn bó lâu dài. Đã có nhiều nhân viên đi khỏi công ty vì không độc lập được, họ nghĩ cần phải có người cầm tay chỉ việc. Tôi không muốn tuyển những nhân viên như vậy. Tôi nghĩ mọi doanh nghiệp đều cần nhân viên có khả năng làm việc độc lập, luôn nghĩ theo cách của người làm chủ, thể hiện được sự tự tin.

    Saigon Homes (www.saigonhomes.com.vn) chuyên tư vấn quản lý, tư vấn bảo trì và tư vấn đào tạo kinh doanh bất động sản, liên kết với các công ty, tập đoàn quốc tế (Dennis Wee Group –Singapore, các hiệp hội bất động sản…) để tư vấn đầu tư, quản trị, tài chính, lập kế hoạch và huấn luyện chuyên viên môi giới kinh doanh bất động sản.


    Đại Nguyên
    ID: B0903_52