• Thứ Tư, 25/03/2009 15:09 (GMT+7)

    Xây dựng cơ sở dữ liệu bằng giải pháp số hóa

    Nhân việc Tinh Vân và Laserfiche/ Quadralink ký hợp tác “Số Hoá Dữ Liệu”, chúng tôi đã trao đổi với ông Hoàng Ngọc Diệp, cố vấn CNTT-VT, để tìm hiểu thêm về lĩnh vực này.

    Ông Hoàng Ngọc Diệp, cố vấn cao cấp về CNTT-VT cho các tổ chức của thế giới tại Việt Nam.

    Ông có thể giải thích sự khác biệt quan trọng giữa giải pháp “Số Hoá Thông Tin” và giải pháp “Quản Lý Thông Tin Số”?

    Các giải pháp OCR (nhận dạng chữ quang học) giúp chúng ta chuyển tải văn bản in thành văn bản số để chúng ta có thể lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu (CSDL), truy lục, xử lý nội dung, v.v… Chất lượng của các giải pháp OCR phải có khả năng nhận dạng chữ viết với độ chính xác rất cao, khoảng trên 99% hay hơn nữa, mới có thể hỗ trợ nhu cầu số hoá thông tin từ văn bản in hiện nay tại Việt Nam. Nhưng giải pháp này chỉ là một phần của giải pháp tổng thể "Quản Lý Thông Tin Số”.

    Để bảo đảm độ chuẩn xác cao từ khi “số hoá” một văn bản và quản lý văn bản số này xuyên suốt cuộc đời của văn bản này, nhằm đáp ứng được giá trị pháp lý của nó tương đương với văn bản in gốc, chúng ta còn phải có những tính năng chủ yếu khác như là phương thức kiểm tra, xác minh, báo cáo tự động về truy lục, chuyển sửa, sao chép v.v... Bên cạnh, các chức năng hỗ trợ khác như tìm kiếm, lưu trữ, kết nối giữa “chữ” với “hình ảnh”, bản đồ, video, nhận diện hình ảnh, v.v.. đều là những yêu cầu vô cùng cần thiết cho một giải pháp “Quản Lý Văn Bản Số” tổng thể.

    Tại sao ông nghĩ rằng “Quản Lý Văn Bản Số” là rất quan trọng, và tại sao lại là Laserfiche?

     Laserfiche, tổ chức chuyên về các giải pháp Digital Documentation và OCR (Optical Character Recognition: nhận dạng chữ viết bằng quang học), được thành lập tại Mỹ từ năm 1976, chuyên cung cấp các giải pháp mở cho những nhu cầu quản lý các hệ thống CNTT và dữ liệu số, đáp ứng được các yêu cầu theo những tiêu chuẩn thế giới, kể cả tiêu chuẩn của bộ Quốc Phòng Mỹ (Tiêu Chuẩn Vàng 5015.2 – STD), về chữ ký điện tử, bảo mật thông tin, v.v.... Kể từ năm 1987 cho tới nay, Laserfiche đã và đang cung cấp giải pháp tổng thể Quản Lý Thông Tin Số, Số Hóa Văn Bản In và hỗ trợ vận hành cho hơn 4.000 tổ chức chính phủ và hơn 25.000 công ty lớn (kể cả Fortune 1000 tại Mỹ) trên khắp thế giới. Giải pháp tổng thể quản lý thông tin số của Laserfiche được hầu hết các nước tiên tiến chọn làm giải pháp chính cho nhu cầu quản lý thông tin số của họ.

    Nếu không có 1 giải pháp “quản lý văn bản số” chuẩn, chúng ta không hình thành được các CSDL lớn tại Việt Nam vì hầu hết văn bản chính thức và hợp pháp đều ở dưới dạng giấy. Nếu không, chỉ có OCR để số hoá các văn bản thì thông tin số của các CSDL này chỉ có thể dùng cho việc tham khảo mà thôi. Từ góc độ quản lý CNTT, tôi có thể thấy được Laserfiche có những ưu điểm đối với nhu cầu trong nước và hỗ trợ đầy đủ để đáp ứng các trở ngại/thách thức hiện nay như sau:

    - Đó là giải pháp đã trưởng thành, mạnh, tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý tài liệu số khó khăn và quan trọng nhất thế giới, đó là tiêu chuẩn 5015.2 của bộ Quốc Phòng Hoa Kỳ

    - Được sử dụng rộng rãi bởi nhiều tổ chức trên thế giới, gồm các tổ chức chính quyền liên bang, chính quyền địa phương, tổ chức quốc phòng và an ninh, cộng đồng thương mại trong tất cả các công nghiệp chủ yếu, từ lập pháp, an ninh quốc gia, hải quan, nhà hoạch định đô thị, giáo dục, y tế, ngân hàng, lưu trữ hồ sơ quốc gia v.v...

    - Nó là một kiến trúc mở và độc lập về phần cứng, nên các tổ chức có thể dùng lại hoặc chọn lựa bất cứ trang thiết bị nào họ muốn để phù hợp với nhu cầu của chính mình

    - Và rõ ràng rằng là giải pháp này rất phổ biến với trên 25.000 tổ chức lớn chọn lựa và sử dụng, vì nó thân thiện với người dùng và có thể mở rộng từ những hệ thống nhỏ đến lớn, linh hoạt để thích ứng với các hệ thống CNTT hiện có khác, và kinh tế hơn bất cứ đối thủ cạnh tranh nào (nếu có trong thị trường).

    Tất nhiên, nếu có 1 giải pháp “Quản Lý Văn Bản Số” nào khác mà có được những tính năng trên thì tốt lắm. Tuy nhiên, theo tôi biết được cho tới nay phần lớn các tổ chức lớn và trung tâm trên thế giới, đặc biệt là các nước phát triển, đều chọn Laserfiche.

    Những việc gì cần phải làm để đưa vào và tận dụng được giải pháp “Quản Lý Văn Bản Số" này?

    Về mặt kỹ thuật và công nghệ: giống như bất cứ giải pháp CNTT chủ yếu nào, mỗi tổ chức nên cẩn thận nhận dạng, phân tích và chuẩn bị (những nhu cầu vận hành quản lý và hoạt động kinh doanh) trước khi triển khai hệ thống. Laserfiche có một “danh mục kiểm tra” để hỗ trợ việc này. Tuy nhiên, vì công nghiệp CNTT trong nước chưa trưởng thành như tại bắc Mỹ hoặc châu Âu, chúng ta cũng nên biết chắc chắn rằng những yếu tố chủ yếu khác (yêu cầu cho hệ thống, hệ thống hậu cần (back-office support system), các ứng dụng phía trước (front-end applications) v.v...) đều được xác định và được xây dựng để đáp ứng cùng một lúc.

    Theo kinh nghiệm và quan sát của tôi, điều quan trọng là: thay đổi quản lý (cân bằng từ hoạt động theo các cách thủ công hiện nay dần dần thay thế bằng quy trình số và tự động hóa); bắt đầu với quy mô nhỏ hơn để địa phương hóa phát triển ứng dụng, cũng như để hoàn thiện mọi quy trình trước khi triển khai trên quy mô lớn và diện rộng; đào tạo nhân viên trong cả hai mặt người sử dụng và người hỗ trợ kỹ thuật để tận dụng tối đa khả năng của giải pháp một khi triển khai rộng rãi. Về mặt hàng lang pháp lý, chúng ta nên tham khảo tài liệu tiêu chuẩn DOD 5015.2 và luật CNTT của Mỹ, Canada, Australia, v.v… để sớm bổ sung tính pháp lý “Văn Bản Số” nhằm hỗ trợ cho các hoạt động của eCommerce, eGovernment, eLeraning, eBanking, eHealth v.v…

    Nhật Bình (thực hiện)

    ID: O0903_1