• Thứ Ba, 01/12/2009 12:38 (GMT+7)

    Làm việc từ xa cần được nhân rộng

    Làm việc từ xa (LVTX) sẽ thu được nhiều kết quả quan trọng: khả năng thu hút và giữ chân được nhân tài, sản lượng và hiệu quả cao hơn, chức năng của các nhóm làm việc được cải thiện hợp lý hơn. LVTX là một biện pháp hiệu quả để tạo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

    LVTX cần văn hóa trách nhiệm

    LVTX hiểu nôm na là thực hiện công việc của cơ quan (CQ) ở nhà hay ở một nơi làm việc khác không phải ở công sở. Internet phát triển, người ta có thể giao tiếp từ xa mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng, có thể tổ chức cùng làm một công việc mà những người tham gia không nhất thiết phải tụ lại một nơi.

    LVTX đang gặp một trở ngại là người đứng đầu bộ máy quá quen với phong cách quản lý trực diện, kiểm tra hàng ngày sự có mặt của nhân viên (NV), tổ chức chấm công, quản lý theo ngày công chứ không phải theo kết quả công việc. Một trở ngại khác là người lao động quá quen với tâm lý làm việc tập thể, bàn bạc trực tiếp...

    Điều quan trọng hơn cả là dù làm việc ở đâu, muốn hiệu quả người lao động phải có văn hóa trách nhiệm, văn hoá hợp tác, tin cậy lẫn nhau. Thực tế không ít tổ chức, doanh nghiệp (DN) của chúng ta chưa xây dựng được nếp văn hóa này cho cán bộ, NV của mình. Vì thế, việc xây dựng nếp văn hóa trách nhiệm là việc làm trước tiên và lâu dài của bất kỳ một tổ chức nào.

    Nếu Văn phòng Quốc hội tổ chức một hệ thống LVTX cho các đại biểu quốc hội và đại biểu quốc hội phải có kỹ năng CNTT đủ để có thể LVTX, thì có thể giải quyết được nhiều mong muốn của người dân nhanh chóng hơn hiện nay! Vai trò của người đứng đầu,người quản lý rất quan trọng. Họ phải lập kế hoạch, phân công trách nhiệm, giao việc cho NV và có lòng tin vào NV của mình; quản lý NV theo kết quả công việc là chính chứ không quản lý theo ngày công, theo sự có mặt ở nơi làm việc.

    Mỹ, Nhật đã có những nghiên cứu vấn đề này. Trên tạp chí Applied Psychology (Tâm lý học ứng dụng) có bài viết chỉ ra rằng những người LVTX thì có năng suất cao và ít bị căng thẳng. Một tài liệu nghiên cứu khác cho biết số người làm việc tại nhà ở Mỹ lên tới gần 40 triệu trong những năm vừa qua.

    Ở nước ta, những năm chiến tranh cũng đã có những CQ cho cán bộ NV làm việc tại nhà và đánh giá cán bộ theo kết quả công việc. Ngày nay, làm việc tại nhà là làm việc trong một mạng máy tính có sự kiểm soát của người quản lý. Vì thế, CQ cần đầu tư trang bị, phương tiện làm việc như: MT, mạng MT, những thiết bị văn phòng khác (có dây và không dây), những phần mềm văn phòng, phần mềm LVTX, họp từ xa, bảo mật và an toàn thông tin.

    Những công nghệ mới trong lĩnh vực CNTT xuất hiện ngày càng nhiều đảm bảo cho LVTX có hiệu quả hơn. Công nghệ hội họp cũng là một công nghệ cần quan tâm trong LVTX và nhiều hãng cũng đã có sản phẩm cho việc này, được gọi là hiện diện trực tuyến, như của: Cisco Systems,Hewlett Packard,Teleris, Polycom …

    LVTX thế nào?

    Không phải đơn giản ai muốn LVTX là được LVTX. Muốn LVTX hiệu quả phải có sự chuẩn bị, tổ chức trang bị kỹ năng LVTX cho NV. Vấn đề mấu chốt vẫn là: có dám đổi mới hay không? Ai có thể làm việc tại nhà? Về nguyên tắc, là bất cứ ai, nhưng không phải cùng một lúc cho mọi NV. Các lĩnh vực hoạt động như nghiên cứu khoa học, tiếp thị, công nghệ PM, thiết kế… nhiều khả năng LVTX hiệu quả. Về hành chính, cũng có những việc thích hợp để LVTX.

    Đối với một tổ chức, muốn làm việc tại nhà có hiệu quả, người đứng đầu phải xác định được việc gì và ai được LVTX, quy trình làm việc đó như thế nào, cách kiểm tra,theo rõi kết quả và thực hiện bảo mật thông tin ra sao? Về lượng thời gian, tùy thuộc vào tính chất công việc: một tuần, một, hai ngày hoặc cả tuần. Điều đó phụ thuộc kế hoạch của người đứng đầu xuyên suốt cho từng cá nhân lao động.

    Người đứng đầu phải vươn lên để hiểu được PM và các công cụ mà NV LVTX sử dụng trong các hoạt động hàng ngày, hiểu được những rủi ro bảo mật có liên quan đến việc cho phép khai thác dữ liệu của tổ chức. Họ phải hiểu biết về công nghệ của phương thức LVTX mà lớp công nghệ đầu tiên là VPN (Virtual Private Network, mạng riêng ảo). Nói tóm lại, cần có một cuộc cách mạng về phương thức LVTX.

    Nhưng muốn đảm bảo cho phương thức này đạt hiệu quả, phải có sự đổi mới phong cách QL. Tổ chức QL cần yêu cầu mọi NV trong tổ chức đều có một khoảng thời gian LVTX, kể cả chính người đứng đầu. Mọi người đều được công bằng trong một khung chính sách chung. Phải làm sao để mọi NV LVTX đều có nhận thức và cách làm phù hợp nhằm đạt mục tiêu của tổ chức đặt ra. Đã có những công nghệ giúp thực hiện việc quản lý LVTX thuận lợi hơn như: PM giúp xây dựng website bảo mật dùng riêng cho NV và nhà QL.

    Giảm “Áp lực công sở”
    Đã có những công ty tổ chức LVTX hiệu quả như: công ty Tài Chính Capital One (Mỹ) với chương trình “Tương lai công việc” (FOW: Future of Work). Chương trình này được tiến hành thử nghiệm (với quy mô lớn) ở bộ phận của công ty đặt tại Richmond và McLean, bang Virginia, Mỹ. Chương trình này kết hợp nhiều môi trường văn phòng khác nhau, với tính linh hoạt cao và coi trọng các công nghệ di động. Kết quả cho thấy, hiệu quả công việc tự động tăng lên, giúp cho Capital One giảm chi phí hoạt động. Chương trình này đã xây dựng, sau khi được cân nhắc rất thận trọng, phương pháp Capital One áp dụng để thay đổi cách QL vừa sáng tạo vừa hiệu quả trên diện rộng (theo Harvard Business School Publishing).
    Nhật cũng đã tiến hành thử nghiệm phương thức LVTX qua mạng cho 20% lực lượng lao động với hy vọng phần nào đó giảm được hội chứng trầm cảm do “Áp lực công sở” gây ra.
    Nhiều nơi khẳng định, nếu có chế độ thời gian làm việc linh hoạt, LVTX sẽ thu được nhiều kết quả quan trọng: khả năng thu hút và giữ chân được nhân tài tốt hơn, sản lượng và hiệu quả cao hơn, chức năng của các nhóm làm việc được cải thiện hợp lý hơn. LVTX là một biện pháp hiệu quả để tạo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Năm 2000, hãng AT&T (Mỹ) áp dụng LVTX và đã rút ra kết luận là NV LVTX đầu tư nhiều thời gian hơn, năng suất cao hơn, trung thành hơn và hài lòng hơn với công việc của mình. 2/3 nhà QL của hãng này cho rằng chính sách LVTX giúp cho công việc được duy trì tốt hơn và việc thu hút NV trở nên dễ dàng hơn. Công ty IBM ở Ấn Độ đã có một giải pháp hiệu quả cho LVTX, công ty chịu chi phí kết nối Internet tại nhà, sử dụng công nghệ wifi cho NV.
    Vài năm gần đây, tại nước ta, việc cải cách hành chính cũng đang được ráo riết thực hiện, trong đó nhiều cơ quan đã áp dụng hành chính từ xa như thí điểm nộp hồ sơ khai thuế qua mạng, thủ tục hải quan điện tử… Về phía doanh nghiệp, có loại hình kinh doanh mới là cho thuê văn phòng, người ta gọi là văn phòng ảo, đầy đủ phương tiện, thiết bị có thể đảm bảo cho LVTX hiệu quả.

    Nguyễn Lãm

    ID: B0911_70