• Thứ Sáu, 08/10/2010 14:31 (GMT+7)

    Tăng 20 lần năng suất xử lý hồ sơ tài chính

    NND
    Theo Basware, một công ty Phần Lan, việc chuyển đổi từ xử lý thủ công các hồ sơ tài chính giấy sang xử lý xuyên suốt thông qua giao dịch có thể tăng năng suất đến 20 lần.

    Hình minh hoạ.
    Basware là nhà sản xuất các công cụ tự động hoá nghiệp vụ tài chính của Phần Lan, có đội ngũ khách hàng hơn 1.500 công ty ở hơn 50 quốc gia và tổng số lượng người dùng vượt mức 1 triệu. Vào giữa tháng 9/2010, Basware cùng HP và nhà tích hợp hệ thống Nikotex đã tổ chức một hội thảo lớn ở Moskva (Nga) mang tên “Tổ chức quá trình xử lý tự động chứng từ thanh toán trong các công ty lớn”. Chủ đề chính của Hội thảo là các vấn đề xử lý các báo cáo tài chính và giải pháp của họ - phần mềm Basware.

    Theo Giám đốc kinh doanh của Basware, ông Maxim Andrianov, một nhân viên không hề bị phân tâm bởi bất cứ vấn đề gì chỉ có thể xử lý tối đa 5.000 hoá đơn/tháng, còn thông thường thì chỉ là 2.500. Nhưng nếu chuyển hoá đơn sang dạng điện tử và khai thác dữ liệu tự động, chúng ta có thể nâng năng suất xử lý lên 15.000 hoá đơn/tháng. Còn, nếu chuyển chức năng xử lý hoá đơn đầu vào cho bộ phận riêng và tự động hoá các quá trình xử lý, người ta có thể xử lý 30.000 hoá đơn/tháng. Nếu tài khoản chủ yếu dưới dạng điện tử và được tự động sắp xếp cho phù hợp hợp đồng và đơn hàng, năng suất xử lý có thể tăng đến 100.000 hoá đơn/tháng.

    Tại Nga, quy định của pháp luật cho phép tổ chức xử lý tự động các tài liệu kế toán nhưng chưa cho phép xuất hoá đơn điện tử nên tiềm năng ứng dụng giải pháp nâng cao hiệu suất xử lý tài liệu tài chính theo kiểu “chìa khoá trao tay” (loại hình dịch vụ chính của Basware) tạm thời còn bị hạn chế. Công ty Basware từng từ lâu đã giới thiệu và cung cấp dịch vụ trao đổi dữ liệu điện tử, đang chờ các thay đổi tương ứng trong hệ thống pháp lý Nga. Họ tạm thời giới thiệu giải pháp tự động hoá trong lĩnh vực xử lý hoá đơn đầu vào như thu thập dữ liệu, đối chiếu với các đơn hàng và các hợp đồng trong hệ thống ERP, đổ dữ liệu vào ERP.

    Theo Andrianov, với việc xác minh hoá đơn thủ công mà kế toán viên buộc phải thực hiện, giá thành xử lý 1 hồ sơ lên tới 200 rúp (~130.000 đồng). Ứng dụng Basware Invoice Automation, ở khâu này, sẽ tiết kiệm gần 30% và đa số khách hàng ứng dụng phần mềm này đều có thể thu hồi vốn đầu tư sau 1 năm. Khả năng đối chiếu các tài khoản được kích hoạt trong Basware Invoice Automation cho phép xử lý tự động phần lớn tài khoản (từ 55% đến 80% tuỳ thuộc tính chính xác của nhà cung cấp). Người xử lý chỉ gửi cho các nhân vật có trách nhiệm kiểm tra những tài khoản có sai lệch lớn ở số tổng hoặc có những mâu thuẫn khác.

    Trong các ưu điểm của phần mềm Basware, Andrianov ghi nhận cơ chế sẵn sàng tích hợp với hơn 200 hệ thống tài chính và ERP khác, trong đó có hệ thống “1C: Doanh Nghiệp” (giải pháp nổi tiếng của Nga cũng đang có mặt tại thị trường ứng dụng Việt Nam). Công ty cũng lưu ý, giải pháp Basware đã được cấp chứng chỉ để sử dụng cùng các ứng dụng của SAP, Oracle, Microsoft và các hệ thống quản trị nội dung doanh nghiệp EMC.

    Nguồn: Computerworld Nga, 5/10/2010