• Thứ Tư, 03/11/2010 11:29 (GMT+7)

    Truyền thông hợp nhất đang trở lại

    PHT
    Xu hướng tích hợp thoại, dữ liệu, nhắn tin, hội nghị và các dịch vụ cộng tác trên cùng một hạ tầng mạng đang trở lại với các doanh nghiệp như một cách thức sáng tạo để thay đổi phương thức kinh doanh.

    Trong khi nhiều doanh nghiệp thắt chặt ngân sách IT trong cuộc suy thoái gần đây, ngày càng có nhiều tổ chức triển khai các giải pháp truyền thông hợp nhất (unified communications – UC), tích hợp tất cả trên cùng một hạ tầng mạng.

    Từng được xem là sang trọng chỉ dành cho các tổ chức lớn với ngân sách IT dồi dào, các giải pháp UC nay đang trong tầm tay của các tổ chức thuộc mọi quy mô, kể cả nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB).

    Những công ty đã triển khai cho biết các giải pháp UC làm tăng năng suất của tổ chức và giảm chi phí điều hành. UC không chỉ cung cấp truyền thông đáng tin cậy và đa năng, mà còn tăng cường mối quan hệ và tình cảm thân thiết giữa các nhân viên làm việc từ xa hoặc di động.

    Tuy nhiên, để có được một nền tảng UC hãy suy xét và lập kế hoạch cẩn thận.

    Định nghĩa "truyền thông hợp nhất" phong phú cũng như các công ty cung cấp các công nghệ thành phần. Như vậy, không có một giải pháp phù hợp cho tất cả. Và phải thừa nhận rằng, các mảng công nghệ sẵn có với những thế mạnh riêng khiến việc chọn một giải pháp UC trở nên phức tạp. Có rất nhiều điều cần xem xét khi quyết định những gì là đúng cho công ty của bạn. Dẫu sao vẫn có một số nét khái quát tiếp cận UC trên một nền tảng duy nhất.

    Mặc dù thực tế có vài tiêu chuẩn công nghiệp cho UC, phạm vi của các giải pháp và chiến lược có sẵn cho phép thiết kế các giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mỗi tổ chức.

    Nhiều trở ngại phải đối mặt trong việc triển khai UC nảy sinh từ ít nhất một trong những điều sau:

    1. Giai đoạn khảo sát gấp gáp: giải quyết những thách thức trước khi thực hiện thì dễ dàng hơn, do đó giai đoạn này nên đánh giá thật cẩn thận tất cả các ứng dụng và hệ thống tiềm năng liên kết tới nền tảng truyền thông hoặc có thể bị ảnh hưởng bởi thay đổi về lưu lượng truyền thông
    2. Giả định rằng các thiết bị/ứng dụng có thể được chuyển giao "như là" từ những hệ thống hiện tại: làm sáng tỏ điều này trước khi đầu tư là quan trọng
    3. Thiếu sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình này: kể từ khi UC không chỉ là một quyết định IT, bạn sẽ chỉ đạt được lợi ích tối đa nếu bạn đảm bảo dữ liệu đưa vào của người dùng trong quá trình tìm hiểu, lập kế hoạch và tiến trình thực hiện
    4. Thất bại để thiết lập một mục tiêu và sa lầy vào đó: đây là nơi mà các giải pháp UC có thể trở nên phức tạp không cần thiết, dẫn đến chi phí bất ngờ
    5. Không hiểu hợp đồng và tiến trình thực hiện: điều này có thể làm tốn chi phí trong một thời gian dài
    6. Chờ đợi để “làm hoàn hảo mọi thứ” sau khi chuyển sang hệ thống mới hơn là làm trước đó: chắc chắn cách để làm người dùng của bạn không hài lòng là không thử nghiệm trước nền tảng và các ứng dụng của bạn.

    Áp dụng các lựa chọn UC của bạn trong quá trình thay đổi

    Nhiều doanh nghiệp hạn chế chi phí liên quan đến thực thi UC bằng cách lập kế hoạch chung với các thay đổi khác của tổ chức hoặc mạng truyền thông. Nhiều khách hàng đã cho thấy rằng cùng với kế hoạch và thực hiện các giải pháp UC, họ cũng thường làm ít nhất một trong những điều sau:

    1. Thiết lập 1 call center (trung tâm chăm sóc khách hàng qua điện thoại) mới hoặc mở rộng hệ thống cũ
    2. Tích hợp 2 hoặc nhiều mạng sẵn có của tổ chức (như sáp nhập/mua lại hoặc tổ chức lại doanh nghiệp)
    3. Mở rộng hoặc triển khai một chương trình từ xa cho một tỷ lệ đáng kể lực lượng lao động của doanh nghiệp
    4. Thay đổi các mạng hiện hữu đã lỗi thời hoặc không còn phù hợp
    5. Thực thi một kế hoạch liên tục kinh doanh (phục hồi thảm họa) và các khả năng hỗ trợ
    6. Lồng ghép các nhánh hoạt động phân phối (ví dụ các địa điểm bán hàng, các chi nhánh ngân hàng…).

    Điều quan trọng với các giám đốc IT là tìm kiếm những kiểu thay đổi trong một tổ chức, và nói chuyện với ban quản trị về việc làm thế nào để kết hợp đổi mới các hệ thống trruyền thông để làm cho chúng có hiệu quả hơn với chi phí hợp lý hơn.

    Xác định mắt xích yếu nhất trong chuỗi, chú trọng đào tạo

    Nếu mạng của bạn không đủ mạnh để xử lý sự gia tăng lưu lượng truyền từ UC, bạn sẽ không nhận được kết quả như mong muốn. Xem lại môi trường kinh doanh và mạng hiện có, đánh giá những nhu cầu hiện tại và tương lai, từ đó lên công việc thiết kế và thực hiện. Hãy nhớ, truyền thông hợp nhất không phải là một giải pháp đóng gói sẵn phù hợp cho mọi quy mô. Nó là một tiến trình trải qua từng giai đoạn, dẫn đến kết quả cuối cùng là đáp ứng các mục tiêu truyền thông doanh nghiệp/tổ chức. Những gì tốt nhất cho công ty bạn là một mạng và bộ giải pháp mà đứng vững và hoạt động khi mắt xích yếu nhất đạt mức hoặc gần tới công suất tối đa. Cuối cùng, không thể thiếu được là việc huấn luyện các thành viên duy trì và sử dụng các thành phần UC.

    Thực hiện dễ dàng hơn bạn nghĩ

    Các nhà kinh tế nói rằng các doanh nghiệp vẫn giữ chặt tiền trong két sắt thay vì tiêu chúng, trong khi họ đang chờ đợi đà phục hồi kinh tế tiếp tục. Tuy nhiên, một khi ban quan trị hiểu lợi ích của UC, họ sẽ mở hầu bao. Hiện đã có nhiều công ty xem xét việc đầu tư vào UC, theo bản thăm dò ý kiến truyền thông hợp nhất 2010 của CDW – công ty hàng đầu về cung cấp giải pháp kỹ thuật, xếp hạng 41 trong danh sách các công ty tư nhân lớn nhất nước Mỹ của Forbes.

    Các mối quan tâm phổ biến nhất của các tổ chức khi lập kế hoạch thực hiện UC là nó sẽ ảnh hưởng đến an ninh mạng như thế nào, những yêu cầu về thiết bị và chi phí đầu tư và chi phí vận hành ra sao. Tuy nhiên, đã có nhiều tổ chức thực hiện thành công. Và thực tế cho thấy những mối quan tâm như vậy không tới mức phải đáng lo.

    Trong khi truyền thông hợp nhất là một lĩnh vực phức tạp với rất nhiều thách thức, nó chắc chắn có thể giúp thay đổi một tổ chức và đem đến hiệu suất hoạt động ấn tượng. Đó là lý do vì sao UC đang gia tăng như một cách thức sáng tạo để thay đổi phương thức kinh doanh của các công ty.

    Nguồn: Network World, 1/11/2010