• Thứ Tư, 01/12/2010 14:58 (GMT+7)

    Vai trò của giám đốc và truyền thông trong dự án ERP

    Phạm Vinh
    Có rất nhiều hiểu nhầm về giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Chẳng hạn, ERP khiến nhiều người mất việc, hay ERP đơn thuần là dự án CNTT chứ không phải để phục vụ nhà quản lý. Do vậy, vai trò của giám đốc dự án và công tác truyền thông góp phần quan trọng trong việc triển khai ERP

    Ông Phí Anh Tuấn.
    Diễn đàn ERP Solution (www.erpsolution.com.vn) vừa tổ chức tọa đàm triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nội dung tọa đàm xoay quanh các vấn đề triển khai ERP thành công và các yếu tố ảnh hưởng; quản lý thay đổi trong quá trình triển khai ERP; đảm bảo an toàn dữ liệu ERP; vai trò tư vấn độc lập trong quá trình lựa chọn và triển khai ERP…

    Làm rõ vai trò giám đốc dự án

    Theo phân tích của Chaos, có 31% dự án ERP bị dừng, 52,7% vượt ngân sách. Các dự án ERP bị dừng thông thường do thời gian triển khai kéo dài, nhân lực, tâm lý đội dự án, công nghệ quản lý, công nghệ từ nhà cung cấp giải pháp…

    Thông thường, tùy theo nhu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bộ phận CNTT là đơn vị tìm kiếm, tiếp cận nhà cung cấp giải pháp. Các chỉ tiêu đo lường hệ thống gồm quy trình, chi phí bản quyền, lựa chọn nhà tư vấn, công nghệ…

    Ông Phí Anh Tuấn, Giám đốc giải pháp Tập đoàn CSC Việt Nam cho biết, ERP xét cho cùng là làm thay đổi quản lý chứ không chỉ đơn thuần là dự án CNTT. Đối tượng phục vụ chính của ERP chính là nhà quản lý, hội đồng quản trị, ban giám đốc.

    Thời gian đầu triển khai dự án có rất nhiều công việc phải làm, vừa thao tác trên hệ thống cũ, vừa phải thực hiện trên hệ thống mới nên tốn rất nhiều thời gian. Hơn nữa, dự án tổng thể này sẽ liên quan đến rất nhiều phòng ban, từng cá nhân mỗi người. Thậm chí, có không ít cá nhân có thói quen làm việc theo quy trình cũ, ngại thay đổi…

    Đôi lúc, giám đốc dự án, trưởng dự án không quyết định được vì liên quan đến nhiều nghiệp vụ của các phòng ban và có thể dẫn đến mâu thuẫn… Khi đó, sự quan tâm, động viên và quyết định của các giám đốc điều hành, tổng giám đốc (CEO) là rất cần thiết. Giám đốc dự án không nhất thiết là dân chuyên về CNTT mà phải là người am hiểu các quy trình, nghiệp vụ doanh nghiệp, thậm chí phải là người có khả năng tư vấn chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp…, theo ông Tuấn.

    Ngại thay đổi

    Ông Quang Nguyễn.
    Các doanh nghiệp đều nhận thấy việc ứng dụng CNTT là công cụ chủ đạo để hiện đại hóa hoạt động kinh doanh của họ. Việc triển khai ERP sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Điểm mấu chốt trong khái niệm ERP là sự tích hợp quy trình của tất cả các phòng ban. Do đó, quá trình triển khai này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận, từ kế toán, kinh doanh, thu mua, đến kiểm kê…

    Nhiều trường hợp ứng dụng ERP đã dẫn đến việc cải tổ toàn bộ bộ máy hoạt động của tổ chức doanh nghiệp. Để xử lý những thay đổi to lớn này, trong công tác quản lý và những nguyên tắc hoạt động cần có sự hoạch định và thực hiện chu đáo để tránh gây nên sự rối loạn và phản ứng tiêu cực từ các phòng ban.

    Theo ông Quang Nguyễn, Sáng lập Công ty Vina Consulting thì ngay cả khi thông tin rất khả quan, hệ thống mới, chu trình kinh doanh mới nhưng một số nhân viên vẫn tỏ ra lưỡng lự. Mỗi người có sự phản ứng khác nhau với sự thay đổi. Nhiều người đã quen với cách làm truyền thống nên không muốn thay đổi bất kể những lợi ích tiềm tàng. Một số lo sợ phải đối mặt với những cái mới mình chưa biết, một số khác lo lắng công việc nhiều thêm.

    Có rất nhiều người quan niệm sai lầm: áp dụng CNTT là thay thế con người, dẫn đến suy nghĩ rằng ERP có thể làm cho họ mất việc. Sự thật là hầu hết hệ thống ERP chỉ củng cố hoạt động của công ty thông qua điều phối nhân lực theo một cấu trúc hợp lý hơn, không thể thay thế họ bằng máy tính. Do đó, cần khuyến khích mọi người cùng hòa nhịp với thay đổi này, nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, ông Quang nói thêm.

    Truyền thông đóng vai trò quan trọng

    Các diễn giả tham gia buổi tọa đàm triển khai, ứng dụng giải pháp ERP.
    Công tác truyền thông cũng góp phần quan trọng trong việc triển khai dự án ERP. Nghĩa là phải làm cho mọi người thay đổi thói quen cũ, hiểu và chuyển sang hình thức làm việc theo quy trình, báo cáo và tất cả đều phải thể hiện bằng văn bản, rõ ràng.

    Ông Quang cho biết, giám đốc dự án cần phải chia sẻ thông tin với nhân viên của mình càng nhiều càng tốt và phải đạt được sự đóng góp của họ vào những quyết định chủ chốt. Thông qua việc khuyến khích mọi người tham gia và giao tiếp cởi mở, mọi người sẽ thấy mình là một phần của sự thay đổi này và sẽ đạt được sự hỗ trợ của họ đối với dự án.

    Một số nhân viên cần nhiều thời gian để thích ứng với thay đổi hơn với những người khác. Do đó, người quản lý cần truyền tải thông tin về dự án ngay từ lúc đầu và tiếp tục cập nhật thường xuyên để mọi người hiểu rõ hoạt động của dự án; Tạo điều kiện cho mọi thành viên tham gia dự án bằng cách tiếp thu ý kiến và đề cập tới những lo lắng của họ. Gia tăng sự ủng hộ, duy trì tinh thần của nhân viên góp phần to lớn trong sự thành công của dự án ERP.

    "Liên lạc thông suốt rất quan trọng. Ngay cả khi không có gì để báo cáo, bạn vẫn thông báo cho mọi người thông tin đó tốt hơn là để họ tự suy đoán. Một số người sẽ cho rằng mọi chuyện đang diễn ra tồi tệ khi họ nhận rất ít thông tin…", ông Quang Nguyễn, Sáng lập Công ty Tư vấn Quản trị VINA (Vina Consulting - Bài viết có sử dụng tư liệu của ông Quang Nguyễn).