• Thứ Sáu, 26/08/2011 17:01 (GMT+7)

    Ký điện tử trên hoá đơn

    Chí Thịnh
    Các doanh nghiệp hiện nay đã có thể sử dụng tiện ích chữ ký số để xác nhận các văn bản như: báo cáo tài chính, hoá đơn giá trị gia tăng, tờ kê khai thuế…

    Giao dịch thuận lợi

    Đó là lợi ích chung mà chữ ký số (CKS - Chữ ký điện tử) mang lại cho các doanh nghiệp (DN). Sau khi áp dụng CKS, các DN có thể tạo lập các văn bản và xác nhận bằng chữ ký điện tử thay cho chữ ký viết tay truyền thống. Các văn bản này có thể gửi qua hệ thống email cho đối tác, khách hàng…

     

    Theo các đơn vị cung cấp dịch vụ CKS công cộng, việc áp dụng CKS sẽ dần dần hướng DN làm quen với việc kê khai thuế qua mạng, sử dụng hoá đơn điện tử… Ở giai đoạn đầu, các DN có thể “thực tập” ký điện tử trên một số văn bản lưu truyền nội bộ hoặc các loại giấy tờ quan trọng trao đổi với khách hàng. Có thể ký điện tử trên các tập tin PDF, hoặc trên Exel, Word.

    Theo ông Ngô Tuấn Anh, Giám đốc Công ty BKAV Telecom, việc áp dụng CKS sẽ giúp DN thực hiện các giao dịch trên môi trường Internet. CKS còn tạo điều kiện thuận lợi cho DN khi gửi các văn bản đòi hỏi có giá trị pháp lý (như chữ ký viết tay + con dấu) bằng email.

    CKS khi được sử dụng cho các giao dịch điện tử sẽ có giá trị như chữ ký viết tay cùng với con dấu đóng trên các loại văn bản in từ máy tính trước đây. Đặc biệt, các cá nhân hoặc tổ chức/DN có thể dùng CKS cho việc kê khai thuế qua mạng, giao dịch ngân hàng điện tử, hải quan điện tử…

    Tích hợp vào phần mềm

    Hiện nay, các công ty cung cấp phần mềm (PM) kế toán đều tích hợp khả năng ký điện tử trên hoá đơn, tờ kê khai thuế… Các DN có thể trích xuất các tập tin theo dạng PDF, Excel, Word… và tiến hành ký điện tử trên các loại văn bản này.

    Theo Công ty CP PM MISA, khách hàng sử dụng PM kế toán MISA SME.NET 2010 có thể sử dụng CKS để xác nhận các loại văn bản; kể cả hoá đơn giá trị gia tăng. Người dùng PM kế toán của MISA chỉ cần trích xuất các tờ khai thuế, báo cáo tài chính/quản trị… thành tập tin PDF; sau đó thực hiện thao tác ký điện tử vào các văn bản này.

    Các ngân hàng đang lần lượt đưa chữ ký điện tử vào giao dịch trực tuyến, giúp khách hàng an tâm hơn khi thanh toán trực tuyến. Có thể nói, chữ ký số là một dịch vụ đảm bảo an ninh thông tin.
    Nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản có CKS, MISA đã hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng như: BKAV, VNPT (VDC)… để tích hợp CKS vào dòng sản phẩm PM kế toán. Các khách hàng chọn mua PM kế toán cùng với gói dịch vụ CKS của BKAV cũng sẽ được hưởng chế độ ưu đãi. BKAV hỗ trợ tư vấn trực tuyến cho các DN còn đang thắc mắc về việc sử dụng CKS trong quyết toán thuế, in ấn hoá đơn…

    Theo hướng dẫn của Công ty BKAV Telecom, các DN muốn sử dụng CKS cần có thói quen lưu trữ hoá đơn trên hệ thống máy tính, làm quen với việc nộp báo cáo thuế/tài chính qua mạng… Với công cụ “ký phân cấp” của ứng dụng CKS BKAV-CA; các bộ phận cần thiết trong DN (kế toán, trưởng phòng…) vẫn có thể tiến hành ký nháy trước khi giám đốc chính thức ký trên văn bản.

    Công ty TS 24 cũng cung cấp ứng dụng CKS cùng với PM tự in hoá đơn, xuất hoá đơn để các DN có thể đưa CKS vào hoá đơn giá trị gia tăng và các loại văn bản khác. Ứng dụng ký số của Công ty TS 24 ngoài việc ký trên hồ sơ kê khai thuế qua mạng (TaxOnline), còn hỗ trợ việc ký điện tử trên hoá đơn, hợp đồng thương mại…

     
    Giao diện minh họa quy trình sử dụng chữ ký số

    Sau khi điền các chi tiết đầy đủ vào hoá đơn, người sử dụng sẽ tiến hành xuất hoá đơn; khi đó PM kế toán sẽ đòi hỏi ký điện tử (nếu có tích hợp CKS). Hoá đơn có CKS được tạo ra sẽ lưu trữ trên máy tính của người dùng và được in ra. Các hoá đơn đã dùng CKS sẽ có chế độ chống sửa đổi và xác thực người ký (bằng USB Token). Hoá đơn sau khi in sẽ tự động tạo bản sao chép (copy) dưới tập tin PDF kèm theo CKS.

    Trong một số trường hợp (tùy PM xử lý văn bản), người sử dụng sẽ không thể thay đổi nội dung sau khi đã tạo CKS. Để sửa đổi nội dung, người sở hữu USB Token cần xoá bỏ CKS đã tạo trong văn bản.

    Để áp dụng CKS

    Các DN muốn áp dụng CKS cần phải đăng ký sử dụng với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực CKS công cộng như: VNPT (VDC), FPT, BKAV, Viettel và Nacencomm. Đây là các đơn vị cung cấp chứng thư số chính thức được Bộ TTTT cấp giấy phép.

    Tính hợp pháp của chữ ký số

    Để sử dụng CKS cần có một cặp khoá: Thứ nhất là khoá bí mật (Private Key) dùng để ký điện tử; thứ hai là khoá công khai (Public Key) dùng để thẩm định CKS hoặc xác thực chủ nhân của chữ ký điện tử đó. Để kiểm tra tính hợp pháp của CKS trên văn bản, cần đối chiếu khoá công khai của CKS trên văn bản với khoá công khai của 5 đơn vị cung cấp CKS công cộng được lưu giữ tại Trung tâm Chứng thực Chữ ký số quốc gia (Bộ TTTT).
    Người có quyền ký các văn bản tại DN sẽ dùng “bút ký điện tử” là bộ nhớ di động USB lưu giữ CKS bên trong. Khi đăng ký dịch vụ CKS, khách hàng sẽ nhận USB Token có chứa Chứng thư số (Digital Certificate); Khoá công khai và Khoá bí mật dùng để tạo CKS. Theo hướng dẫn của Trung tâm dịch vụ Viettel-CA, dữ liệu bên trong USB Token sẽ được bảo vệ bằng mã số nhận dạng cá nhân (PIN – Personal Indentification Number).

    Theo các đơn vị cung cấp dịch vụ CKS, chi phí sử dụng CKS hiện nay vào khoảng 450.000 - 550.000 đồng cho USB Token. Còn phí duy trì – sử dụng CKS là 1 triệu đồng/năm. Một số đại lý cung cấp CKS đang có chương trình khuyến mãi, tặng 6 tháng duy trì CKS (khoảng 500.000 đồng) cho các DN chọn mua gói sản phẩm PM kế toán và dịch vụ CKS. Các khách hàng đăng ký duy trì CKS trong vòng 3 năm sẽ được tặng USB Token có giá trị 500.000 đồng.

    Hiện thời, các ứng dụng tạo CKS khá đa dạng về hình thức. Các DN có thể chọn cách thức đồng ký (Co-Sign) hoặc nhiều chữ ký (Multi-Sign)… để tạo ra các văn bản có nhiều người cùng ký trên đó. Tuy nhiên, quá trình ký trải qua nhiều bộ phận sẽ được ứng dụng CKS phân cấp. Chữ ký nháy và chữ ký cuối cùng (lãnh đạo công ty ký) sẽ được phân biệt rõ ràng.

     
    Đại diện Bkav trao chữ ký số cho 14 Cục thuế

    14 tỉnh thành thí điểm kê khai thuế qua mạng

    Nhằm giúp các DN nhanh chóng làm quen với việc sử dụng CKS khi kê khai thuế qua mạng và dịch vụ công, Công ty Bkav đã cung cấp CKS cho 14 Cục thuế trên toàn quốc gồm: Bắc Ninh, Bình Dương, Bình Thuận, Cần Thơ, Đồng Nai, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Khánh Hòa, Lào Cai, Nghệ An, Ninh Bình, Quảng Ngãi, Quảng Ninh và Thanh Hóa. Các Cục thuế sử dụng CKS được cung cấp để hướng dẫn, tập huấn kê khai thuế qua mạng cho các DN tại các tỉnh thành do Cục quản lý.

    Quá trình thí điểm, một số DN cho biết họ gặp khó khăn về tính phân cấp trách nhiệm trong nội bộ khi lập một tờ khai thuế sử dụng CKS (theo cách kê khai bằng văn bản giấy thường có chữ ký “nháy” của kế toán trưởng rồi mới đến chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp. Khi sử dụng CKS, việc cả kế toán trưởng và lãnh đạo DN cùng ký là một khó khăn).

    Tuy nhiên, khó khăn này đã được tháo gỡ bằng giải pháp BkavCA PlugIn. Với chữ ký số BkavCA, DN có thể ký phân cấp và việc ký số được thực hiện với từng vị trí trách nhiệm trong DN tương tự như quá trình ký “nháy” của kế toán trưởng và ký chính thức của lãnh đạo DN.

    Theo mục tiêu của Bộ Tài chính, đến năm 2012 sẽ có 350.000 DN sử dụng CKS khi kê khai thuế qua mạng và dịch vụ công. Để thuận tiện cho DN, Công ty Bkav cũng đã triển khai dịch vụ cung cấp CKS tận nơi, DN chỉ cần đăng ký qua mạng.

     

    Từ khóa: chữ ký số
    ID: B1107_39