• Thứ Hai, 22/08/2011 10:23 (GMT+7)

    Quản lý với Smartphone & Google

    Việt Hả
    Điện thoại thông minh (Smartphone) hữu dụng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp (DN). Đặc biệt, nếu kết hợp Smartphone và Google sẽ là “cặp đôi” công cụ hoàn hảo hỗ trợ hiệu quả cho các DN.

    Phương tiện cũ, tính năng mới

    Chiếc điện thoại di động (ĐTDĐ) dòng Smartphone, đang là một lựa chọn thời trang của nhiều người. Ngoài chuyện làm một món trang sức, nó còn rất hữu dụng. Chứng minh là các nhà quản lý và chủ DN nước ngoài thường điều hành công việc với Smartphone.

     

    DN vừa và nhỏ có thể xây dựng một văn phòng trực tuyến tiện lợi và đa năng. Nó giúp DN tiết kiệm chi phí về nhân viên CNTT cũng như đăng ký dịch vụ ở các nhà cung cấp. Nhưng, các nhà quản lý và chủ DN Việt Nam hiện vẫn chưa khai thác và tận dụng được lợi thế của công cụ này để tạo ra giá trị kinh tế cho mình. Theo ông Trần Ngọc Anh, Giám đốc điều hành Công ty BOM, tại Việt Nam, nếu có thì họ chỉ dùng các ứng dụng “kiểm tra tin nhắn, chơi game…”!

    Công cụ Google hiện khá quen thuộc với người dùng Internet trong và ngoài nước. Nhưng cũng theo ông Anh: “Số DN-doanh nhân tiếp cận được lợi ích của nó là không nhiều. Việc kết hợp giữa Smartphond và Google còn rất hiếm …”

    Cặp đôi hoàn hảo

    Lợi ích lớn nhất cho nhà quản lý và DN chính là khi kết hợp tất cả những tính năng của Google với Smartphone. Người sử dụng chỉ cần cài đặt đồng bộ trong Smartphone và kèm theo một phần mềm là DocumentToGo để xem và điều chỉnh các tài liệu. Một khi tài liệu, lịch công tác, tác vụ được điều chỉnh, Smartphone sẽ cập nhật trực tiếp lên tài khoản. Từ đó nhà quản lý có thể làm việc trực tiếp với nhân viên trên cùng một tài liệu thông qua tính năng chat trong ứng dụng quản lý tài liệu.

    Người sử dụng có thể lo ngại về uy tín của công ty khi sử dụng hộp mail với đuôi là Gmail. Tuy nhiên, Google đã cho phép đăng ký hộp mail với đuôi là tên của DN. Thay vì phải đến đăng ký với nhà cung cấp và lắp đặt máy chủ, tất cả những gì người sử dụng cần làm là vào trang web ứng dụng Google Apps để đăng ký Gmail dành cho DN.

    Theo ông Anh, nếu số nhân viên của DN hay nhà quản lý chỉ khoảng 50 người, họ có thể đăng ký sử dụng miễn phí dịch vụ này. Tuy hiện nay Google giảm số nhân sự trong một hộp mail xuống còn 10 thành viên, nhưng người đăng ký có thể đồng bộ nhiều hộp mail và sử dụng chung.

    Ngoài các lợi ích về email, Google còn cung cấp nhiều tính năng khác, bao gồm lịch làm việc, tác vụ, chat, họp hội nghị trực tuyến có âm thanh và hình ảnh, danh bạ, quản lý tài liệu, cổng thông tin nội bộ. Bên cạnh đó, tất cả những chỉnh sửa và thay đổi trong các ứng dụng sẽ được cập nhật lên tài khoản. Người sử dụng chỉ cần mở, xem và ghi chú.

    “Cái khó nhất trong ứng dụng di động lại là… sự kiên định của người chủ DN. Vì ứng dụng phần mềm trong quản lý ít nhiều sẽ có sự phản ứng từ nhân viên…”
    ông Vũ Hoàng Tâm.

    Một trong những lo ngại lớn của nhà quản lý và chủ DN là mất và để lộ thông tin. Tuy nhiên, đối với Google, người sử dụng trong nước có thể yên tâm vì máy chủ được đặt ở nước ngoài. Bên cạnh đó, khi đăng ký sử dụng dịch vụ có trả phí, người sử dụng sẽ nhận được đảm bảo của nhà cung cấp Google.

    Mọi thông tin của DN đều được lưu trữ trên Internet. Nhà quản lý chỉ cần đến một điểm có Wi-Fi hoặc dùng 3G là có thể quản lý được từ xa. Với công cụ này, họ không phải lo ngại về việc mất điện thoại hay phải nhập lại thông tin vào máy tính. Bởi lẽ chỉ cần nhấp vào dòng chữ Import hoặc export là danh bạ của điện thoại và dịch vụ Google sẽ được cập nhật ngay.

    Trong tương lai

    Nhiều nhận định cho rằng, chỉ trong khoảng thời gian ngắn nữa (khoảng1 năm) sẽ có rất nhiều ông chủ DN sử dụng Smartphone để quản lý DN. Tuy nhiên, để sử dụng Smartphone hiệu quả, các nhà quản lý hay chủ DN phải hiểu được lợi ích của Smartphone đem lại, chứ không phải chỉ coi nó như một dạng “multimedia” để giải trí. 

    Lợi ích lớn nhất cho nhà quản lý DN chính là khi kết hợp tất cả những tính năng của Google với Smartphone (người sử dụng chỉ cần cài đặt đồng bộ trong Smartphone) và kèm theo một phần mềm là DocumentToGo để xem và điều chỉnh các tài liệu.

    Ứng dụng Smartphone thích hợp cho tất cả các DN. Sự khác biệt chỉ tùy thuộc vào công việc. Với những doanh nhân không ngồi ở một vị trí nhất định, phải đi nhiều, hay điều hành một đội ngũ nhân viên di động thì đây là giải pháp tốt.

    Nếu một DN lớn có nhiều người dùng thì phải chi một khoản ngân sách. Nhưng DN không phải lo về cơ sở hạ tầng, ví dụ như: máy chủ, các nhân viên quản lý... Việc sử dụng kết hợp kiểu này luôn ổn định và linh động cho người dùng. Đó là thuận lợi của ứng dụng này. Tuy nhiên, cũng có một số bất lợi dù không nhiều. Đó là việc back up (sao lưu dự phòng) phải thực hiện thủ công (người sử dụng có thể xem trên Google Apps). So với hiệu quả mà Google và Smartphone đem lại, thì các bất lợi là không đáng kể.

    “Bắt mạch” doanh nghiệp liên tục

    Ông Vũ Hoàng Tâm, Giám đốc Công ty VHT (chuyên về Mobile Solution) chia sẻ: Tôi thường xuyên làm việc ở ngoài công ty… nhưng luôn cần nắm bắt doanh số của VHT trong ngày và cần cụ thể như có bao nhiêu người download nhạc, game, nạp điểm…VHT cung cấp cho Samsung, Dutch Lady, Ngân Hàng MHB… hệ thống nhắn tin tự động cho khách hàng. Cứ mỗi tin nhắn từ các công ty này gửi đi cho khách hàng là VHT có doanh thu, nên tôi quan tâm các công ty này đã gửi bao nhiêu tin. Qua từng giờ, từng ngày, từng tuần… tôi biết mình đã đạt được bao nhiêu phần trăm chỉ tiêu… dù tôi ngồi ở bất cứ đâu
    Ở vai trò chủ DN, “bắt mạch” hoạt động DN của mình rất cần thiết và liên tục chứ không thể chờ hết ngày, hết tuần hay hết tháng. Có nhiều cách để “bắt mạch”: Gọi nhân viên từng phòng ban lên để hỏi; Hỏi thăm qua điện thoại, SMS, email... tuy nhiên các cách này khá thủ công và mất thời gian trong khi chưa chắc có đủ thông tin.

    Cách mà tôi chọn là điều hành trên di động, vừa thuận tiện vừa liên tục. Nền tảng Mobile khá mở, linh động cho từng yêu cầu của từng DN.

     

    ID: B1108_48