• Thứ Sáu, 07/10/2011 17:38 (GMT+7)

    5 lý do thiết lập truyền thông hợp nhất

    PHT
    Truyền thông hợp nhất (UC) giúp giảm chi phí, tiện quản lý hơn, trong khi tăng hiệu quả sử dụng cho nhân viên.

    Doanh nghiệp hiện duy trì đồng thời nhiều cách giao tiếp với các đối tác, khách hàng và giữa các đồng nghiệp với nhau, đó là: bằng email, điện thoại, tin nhắn tức thời, fax, hội nghị truyền hình, và các phương tiện truyền thông xã hội. Việc quản lý từng hệ thống riêng lẻ không chỉ thiếu hiệu quả, mà còn có thể gây ra xung đột kể từ khi tất cả các phương tiện truyền thông kỹ thuật số đều được vận hành dựa trên cùng một nền tảng chung là Internet.

    Thay vào đó, việc thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tất cả các phương tiện này cho phép dùng một giao diện quản lý duy nhất, cũng như tích hợp lưu trữ và sao lưu. Nhưng điều quan trọng hơn cả với truyền thông hợp nhất (unified communications - UC) là người dùng có được một giao diện duy nhất để truy cập vào tất cả các thông điệp. Họ có thể nghe thư thoại, xem và trả lời email, cập nhật thông tin mạng xã hội Twitter hoặc Facebook, gửi và nhận fax, và tham dự các cuộc họp video từ một ứng dụng duy nhất, cho dù là đang ở cơ quan hay trên đường đi. Dưới đây là những lý do vì sao công ty của bạn nên đầu tư một hệ thống UC.

    1. Giảm chi phí vận hành về lâu dài

    Mặc dù thực hiện một chiến lược UC đòi hỏi phải lập kế hoạch, đầu tư mua sắm thiết bị mới, và mất nhiều công để thiết lập hệ thống, nhưng kết quả cuối cùng sẽ làm giảm chi phí quản lý cả cho dịch vụ điện thoại, fax, hội nghị truyền hình, tin nhắn… Tất cả đều vận hành dựa trên kết nối Internet của bạn, nên sẽ cần một đường truyền nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, nhưng chi phí sẽ thấp hơn khi dùng nhiều đường điện thoại và fax.

    2. Bộ phận CNTT quản lý thuận tiện hơn

    Với truyền thông hợp nhất, bạn thường quản lý hệ thống thông qua một giao diện duy nhất. Thay vì giám sát nhiều hệ thống, chỉ cần một để quản lý. Tương tự như vậy, một khi tất cả các hình thức truyền thông đều chuyển qua Internet, bạn sẽ không phải đau đầu với từng vấn đề riêng của mạng dữ liệu hoặc điện thoại, hay phải lo lắng về những thiết điện thoại không phổ biến.

    3. Người dùng tốn ít thời gian hơn

    Trong khi người dùng cần phải được huấn luyện về hệ thống UC, việc truy cập tất cả trong một hộp thư đến sẽ làm cho cuộc sống của họ dễ thở hơn. Ví dụ, thay vì mở một email, in ra, và fax đi một đơn đặt hàng tới nhà cung cấp, họ có thể in email trực tiếp đến một máy chủ fax. Họ sẽ có thể nghe tin nhắn thoại trên bất kỳ máy tính nào và chuyển đến các thành viên khác cùng bộ phận một cách dễ dàng như chuyển tiếp email.

    4. Sao lưu và lưu trữ dễ hơn hẳn

    Với các yêu cầu quy định để đảm bảo rằng các email, tin nhắn tức thời, và fax được lưu trữ và bảo quản an toàn, một hệ thống sao lưu và lưu trữ là cần thiết. Thay vì sao lưu tách biệt email, tin nhắn tức thời, fax, thư thoại, và các tài liệu, một hệ thống truyền thông hợp nhất sẽ cho phép bạn thiết lập một giải pháp sao lưu và lưu trữ tất cả mọi thứ.

    5. Tiện dụng cho người dùng

    Vì người dùng có thể truy cập vào một hệ thống UC thông qua trình duyệt Web, họ có thể thực hiện từ bàn làm việc của họ, hoặc với một chiếc smartphone hay một thiết bị hỗ trợ kết nối không dây khác, và gần như bằng bất kỳ máy tính nào. Các dịch vụ dựa trên vị trí sẽ cho phép những người dùng khác liên lạc với các thành viên trong nhóm cho dù họ đang làm việc ở nhà, trên đường, hoặc tại trụ sở của khách hàng.

    Quá trình xây dựng hệ thống truyền thông hợp nhất phải trải qua từng bước từ nghiên cứu, lập kế hoạch, triển khai, cho đến đào tạo, và phải được tiến hành một cách chu đáo để có được kết quả đáng giá. Những tiến bộ trong tích hợp dữ liệu và hệ thống thoại, cũng như giao diện quản lý, làm cho nó ngày càng hấp dẫn.

    Những dịch vụ như Skype chẳng hạn có thể phù hợp cho cả các doanh nghiệp nhỏ nhất. Doanh nghiệp lớn hơn có thể lựa chọn giải pháp Microsoft Lync 2010, hay những hệ thống UC khác như của Cisco.

    Nguồn: ITworld