• Thứ Ba, 10/01/2012 18:26 (GMT+7)

    Xuất hóa đơn trùng số xử lý như thế nào?

    Hồng Châu
    Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in nếu xuất hóa đơn trùng số thì phải mở sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng máy bán hàng để đảm bảo hoá đơn từ số nhỏ đến số lớn.

    Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các hệ thống phần mềm khác nhau nên gặp nhiều vướng mắc khi xuất hóa đơn trùng số, hoá đơn chỉ thể hiện ngoại tệ mà không có dòng tỷ giá quy đổi cũng như số tiền bằng chữ.

    Bộ Tài chính đã có Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 về hướng dẫn “Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn" nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng khi khởi tạo hóa đơn tự in. 

     Máy tự in hóa đơn

    Cụ thể là trường hợp của Công ty TNHH Metro cash&carry Việt Nam. Công ty đang triển khai hệ thống phần mềm bán hàng mới tên gọi MPOS ở phạm vi tập đoàn cho hơn 29 quốc gia trên thế giới và là siêu thị bán buôn đang áp dụng hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) tự in tại quầy bán hàng. Việc cùng một thời điểm 30 máy bán hàng của công ty đồng loạt xuất hoá đơn đã dẫn đến hoá đơn bị xuất trùng số. Về mặt quản lý, để kiểm soát và phục vụ huỷ hoá đơn, trả hàng là rất khó khăn.

    Tổng cục Thuế có trả lời Metro cash&carry như sau: căn cứ vào Thông tư số 153, công ty phải mở sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng máy bán hàng để đảm bảo hoá đơn sử dụng phải từ số nhỏ đến số lớn (hướng dẫn có tại điểm d Khoản 1 Điều 14 của Thông tư 153).

    Trường hợp khác là Công ty TNHH Robert Bosch Việt Nam. Công ty đang sử dụng hệ thống quản lý SAP. Hóa đơn xuất khẩu in ra từ hệ thống có đặc điểm: Mặc định tên loại hoá đơn duy nhất là INVOIVE; Không thể hiện rõ tên liên hoá đơn; Mặc định có 9 chữ số (bao gồm hai chữ số đầu tiên ký hiệu xuất xứ hóa đơn và 7 chữ số của hoá đơn); Hóa đơn chỉ thể hiện ngoại tệ mà không có dòng tỷ giá quy đổi cũng như số tiền bằng chữ; Số trang của hóa đơn có nhiều hơn một trang; Hóa đơn không thể hiện chữ ký và con dấu của người bán, như vậy có được chấp nhận không?

    Tổng cục Thuế có trả lời, hóa đơn xuất khẩu như trình bày của Robert Bosch được chấp thuận nhưng công ty phải ghi bổ sung tỷ giá quy đổi vào hoá đơn sau khi hoá đơn được in ra từ hệ thống. Công ty phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hoá đơn xuất khẩu lập theo phần mềm của Tập đoàn để kê khai thuế cũng như hạch toán doanh thu, đảm bảo lưu trữ hoá đơn xuất khẩu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế và cơ quan chức năng khác.

    Robert Bosch thuộc đối tượng được tạo hoá đơn GTGT tự in theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 153/2010/TT- BTC. do vậy, hoá đơn tự in sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc: Việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần. Nếu in lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy). Phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng. Người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.