• Thứ Hai, 19/04/2004 10:04 (GMT+7)

    Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước: Nên bắt đầu từ đâu?

    1. Từ xây dựng hạ tầng kỹ thuật?

    - Từ việc trang bị máy tính và mạng LAN?  Đúng là cần phải có thiết bị thì mới bắt đầu thực hiện được tin học hóa (mà đã trang bị thiết bị tin học cho một cơ quan quản lý nhà nước thì đương nhiên phải nghĩ đến việc nối chúng lại trong một mạng cục bộ - mạng LAN -  để có thể khai thác tốt nhất tài nguyên có trong tay). Tuy vậy, tin học hóa lại không phải bắt đầu bằng việc mua sắm thiết bị.

    - Từ việc xây dựng Trung Tâm Tích Hợp? Cụm từ này xuất hiện trong thời gian gần đây để chỉ một trung tâm có khả năng tích hợp (chủ yếu là thông tin), đóng vai trò đầu não của các hệ thống ứng dụng CNTT của một tỉnh hay một ngành. Có lẽ tên gọi này còn khó hiểu, kể cả với những người trong ngành. Theo chúng tôi, việc làm rõ bản chất khái niệm này còn là vấn đề cần bàn bạc.

    2. Từ xây dựng các hệ thống ứng dụng?

    - Bắt đầu từ hệ thống thông tin tác nghiệp?  Rất nhiều người hy vọng rằng có thể bắt đầu tin học hóa bằng cách xây dựng các hệ thống thông tin tác nghiệp, nghĩa là hệ thống thông tin phục vụ triển khai các công việc cụ thể hàng ngày. Bài toán tiêu biểu nhất trong lĩnh vực này đối với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước chính là bài toán xử lý công văn, hồ sơ công việc hàng ngày. Lần đầu tiên bài toán này được đặt ra một cách chính thức là vào năm 1993. Khoảng cuối năm 1996, bài toán này được xem là mục tiêu tiếp cận đồng loạt của Chương Trình CNTT giai đoạn 1996-2000. Đến nay, thực tế ở những cơ quan đang ứng dụng hệ thống này cho thấy: Điều này chỉ hữu ích trong thống kê vụ việc chứ không xác định được trạng thái dòng công việc - cái mà quản lý tác nghiệp xem là cần nhất. Chỉ riêng sự... chưa  thành công trong mười năm qua đã cho ta câu trả lời rõ ràng. Xin nói thêm: Chính tin học hóa các hệ thống thông tin tác nghiệp là nhiệm vụ khó khăn nhất, phức tạp nhất bởi lẽ nó gắn với hoạt động quản lý diễn ra hàng ngày. Tính tác nghiệp đồng nghĩa với tính ứng phó. Cán bộ quản lý đã quá quen với quy trình quản lý thủ công, ứng phó theo thói quen. Thật không dễ tạo thói quen dùng hệ thống thông tin tác nghiệp điện tử hiện đại trong ngày một ngày hai.

    - Bắt đầu từ các phần mềm hỗ trợ từng nghiệp vụ?  Ở các doanh nghiệp, khoảng 20 năm trở lại đây, người ta đã chứng kiến sự xâm nhập của nhiều phần mềm hỗ trợ các nghiệp vụ. Quen thuộc nhất là quản lý cán bộ, tính lương, kế toán, quản lý kho... Từ thực tế đó, có thể suy ra rằng tin học hóa quản lý hành chính nhà nước cũng nên bắt đầu từ những phần mềm như vậy chăng? Việc ứng dụng các phần mềm giúp doanh nghiệp "tăng tốc" cục bộ một số công đoạn quản lý. Sự tăng tốc cục bộ ấy không có nhiều ý nghĩa trong hệ thống quản lý nhà nước bởi các yêu cầu tính toán ở đây khá đơn giản. Cái khó nằm ở chỗ khác.

    - Bắt đầu từ một hệ thống phần mềm tích hợp kiểu ERP (hoạch định tích hợp mọi nguồn tài nguyên doanh nghiệp)? Có người nghĩ nếu doanh nghiệp đã tiếp cận thành công theo phương pháp này thì tại sao không bắt đầu tin học hóa quản lý hành chính nhà nước bằng phương pháp tân tiến này để đảm bảo tính tích hợp trong toàn hệ thống? Có thể nói ngay rằng đây là đích đến của quá trình tin học hóa. Ngay cả các nước G7 cũng chưa hẳn đã có cơ chế kiểu GRP (hoạch định tích hợp mọi nguồn tài nguyên của chính phủ).

    3. Từ xây dựng CSDL văn bản pháp quy?

    Đây là khung pháp lý cho mọi hoạt động quản lý nhà nước, vì vậy bắt đầu từ đây là đúng song vẫn chưa đủ. CD-ROM về luật đã xuất hiện trên 5 năm qua, CSDL văn bản pháp quy cũng đã được phổ biến rộng trên CPNET, nhưng trạng thái tin học hóa không vì thế mà khởi sắc.

    4. Từ việc đào tạo cán bộ?
    Bắt đầu từ đào tạo tin học chứng chỉ A, B hay bằng phổ cập kỹ năng tin học cơ bản, hay nên bắt đầu từ đào tạo chính quy? Con người là nhân tố quyết định sự thành công của quá trình tin học hóa. Vì vậy, đào tạo là yêu cầu tất yếu. Vấn đề là đào tạo cho ai, nội dung gì, như thế nào mới là điều trăn trở.

    Thực tế cho thấy: Sẽ quên rất nhanh nếu học không đi với hành. Có nhiều người có chứng chỉ A, B hay thậm chí cả cao đẳng, đại học về tin học mà không sử dụng hàng ngày thì chỉ một thời gian ngắn là những kiến thức học được rơi rụng gần hết. CNTT là ngành phát triển cực nhanh, nhanh đến mức người làm trong ngành mà không cập nhật kỹ thuật mới thì thất nghiệp là điều không đợi cũng đến.

    Vậy nên bắt đầu từ đâu?

    Nên bắt đầu từ việc xây dựng môi trường thông tin:

    - Cơ chế quản lý hiện nay là cơ chế thủ công. Đích đến là xây dựng cơ chế quản lý kiểu công nghiệp (công nghiệp hóa quản lý) sử dụng hiệu quả CNTT. Trong bước đi đầu tiên từ cơ chế thủ công, tiến vào cuộc hành trình hiện đại hóa quản lý, điều cần thiết nhất là đừng gây ra cú sốc tâm lý. Hình ảnh dễ liên hệ nhất là chiếc thang máy có bậc trượt. Những bậc đầu tiên khi người ta bước vào chỉ nhỉnh hơn nhau một chút rồi sau mới cao dần. Chính "độ phẳng" an toàn đó làm cho người ta yên tâm trước nguy cơ rủi ro. Trong quá trình tin học hoá quản lý hành chính nhà nước, việc tạo ra môi trường thông tin với phương châm "Trước đây bạn làm thế nào cứ làm như thế, hệ thống này sẽ giúp bạn tìm kiếm những thông tin bạn cần và giúp bạn trao đổi điều mà bạn muốn một cách thuận tiện, dễ dàng và thân thiện". Ai lại từ chối một lời mời hấp dẫn như thế! Khi đã quen rồi mới bắt đầu khám phá và đòi hỏi cao hơn. Lúc đó, tin học hóa mới có đà để tăng tốc.

    - Thực tiễn cho thấy đối tượng mà tin học hóa phục vụ đông đảo nhất là các chuyên viên - những người giúp việc cho lãnh đạo xử lý công việc và ra quyết định. Về tỷ lệ, họ chiếm hơn 50% toàn bộ cán bộ công chức của bộ máy quản lý hành chính nhà nước. Chính họ là lực lượng chủ lực sử dụng các hệ thống thông tin được tin học hóa. Vì vậy, cần điều nghiên kỹ lưỡng những yếu tố liên quan trực tiếp đến thói quen, năng lực, phương tiện, quy trình làm việc và cuộc sống của lực lượng này trước khi xây dựng môi trường thông tin mà họ là những người quyết định có dùng hay không.

    - Việc bắt đầu từ đâu chỉ là tương đối. Môi trường thông tin này hoạt động trên một mạng LAN của một đơn vị. Mạng này có thể nối với mạng WAN của tỉnh và mạng của tỉnh nối với CPNET của Chính Phủ (hạ tầng kỹ thuật). Mỗi trạm làm việc trên mạng là một vị trí công tác của các cán bộ quản lý và các chuyên viên, họ cần được đào tạo và nội dung đào tạo chính là học sử dụng môi trường thông tin điện tử để khai thác nó cho công việc hàng ngày của mình. Với mọi hệ thống, nếu không làm rõ mỗi người sử dụng các tài nguyên thông tin chung nào, sản xuất ra các loại thông tin gì để trao đổi trên hệ thống, các loại thông tin gì để đóng góp vào tài nguyên thông tin chung của hệ thống thì xem như chưa xong giai đoạn chuẩn bị để bắt đầu.

    ID: B0209_22