• Thứ Hai, 31/01/2005 17:00 (GMT+7)

    Tin học hóa quản lý hành chính Nhà Nước: Cần "công nghệ hành chính"

    Hoàn toàn không phóng đại hay quá bi quan khi nhận xét về ứng dụng CNTT tại VP UBND TP.HCM, nơi được xem như đầu mối thực hiện chương trình "Tin học hoá quản lý hành chính nhà nước", rằng: Còn lãng phí, kém hiệu quả và chưa đúng tầm.


    Hoàn toàn không phóng đại hay quá bi quan khi nhận xét về ứng dụng CNTT tại VP UBND TP.HCM, nơi được xem như đầu mối thực hiện chương trình 'Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước', rằng: còn lãng phí, kém hiệu quả và chưa đúng tầm.

    THỰC TRẠNG

    Khảo sát tại VP UBND TP.HCM cho thấy: Chỉ 20/65 chuyên viên (30%) sử dụng thường xuyên và thành thạo mạng máy tính; gần 70% còn lại ít sử dụng máy vi tính hoặc không biết soạn thảo văn bản trên máy tính và truy tìm thông tin trên mạng.

    Mỗi ngày, 24 quận huyện, 87 sở ngành cùng VP HĐND và VP UBND TP.HCM trao đổi khoảng 200 văn bản, hồ sơ, đơn thư đến; 120 văn bản đi. Khối lượng giấy tờ lớn ấy đều tập trung về Phòng Hành Chính (PHC) để xử lý, chuyển tiếp trong khi mạng tin học diện rộng được xây dựng từ năm 1998 không giúp ích gì. Khoảng 50/111 đơn vị trực thuộc TP có truy cập mạng diện rộng nhưng chỉ đơn thuần để tải về (download) văn bản liên quan mà không đưa thông tin lên mạng (upload) để trao đổi. Văn bản trên mạng chủ yếu chỉ do PHC cập nhật. Gần đây, 5 cơ quan (Sở Kế Hoạch và Đầu Tư, Thanh Tra Thành Phố, VP Tiếp Công Dân, Sở Tài Nguyên Môi Trường và Sở Xây Dựng) có tham gia đưa dự thảo văn bản lên mạng diện rộng nhưng thời gian đôi khi đến hơn nửa ngày vì mạng diện rộng chỉ có 4 đường điện thoại, dễ gây nghẽn mạch!
    Kết quả, PHC của VP UBND TP.HCM đang thực hiện cách làm 'bán thủ công' khi đưa thông tin lên mạng: Tự đánh máy văn bản các nơi gửi đến hoặc mang đĩa mềm đến các sở, ngành chép văn bản về rồi đưa lên.

    NGUYÊN NHÂN

    Thứ nhất, do VP chưa ban hành 'Quy chế truy cập mạng',
    không quy định cụ thể trách nhiệm và quyền hạn vận hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị ở các tổ, phòng và cả chế độ cập nhật, chia sẻ thông tin với cơ quan, đơn vị trong mạng. Do đó, thông tin bị 'cát cứ' tại nơi đã soạn thảo, máy trạm sở, ngành ít được sử dụng.
    Tin học hóa quản lý hành chính (THH QLHC) tại VP thực hiện từ trước 2001 nhưng mãi gần đây, tháng 11/2003 VP mới ban hành 'Quy định tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản' kèm theo Quyết Định số 94/QĐ-VP. Thế là trong khoảng thời gian dài trước đó, văn thư, đánh máy vẫn thực hiện công việc theo kiểu cũ. Việc đăng nhập thông tin trên mạng chỉ do PHC thực hiện nên thường không đầy đủ.

    Thứ hai, trong công tác quản lý, điều hành,VP chưa hình thành Ban Quản Lý mạng tin học diện rộng cấp lãnh đạo mà chỉ có Tổ Tin Học nên không đủ tầm quản lý, điều phối trên toàn mạng. Kết quả là các sở, ngành không tuân thủ quy định về mã chữ cũng như không cung cấp tập tin văn bản dự thảo.

    Từ giữa năm 1998 đến nay, VP chỉ quản lý bằng cách sửa chữa hỏng hóc mà không có chế độ quản trị và bảo trì thường xuyên, không nâng cấp PM, không bồi dưỡng kỹ năng cho người dùng nên hiệu quả sử dụng thấp.

    Từ năm 2000, VP đã quan tâm triển khai PM quản lý dự án và PM quản lý hồ sơ khiếu nại, nhưng như đã nói ở trên, các sở, ngành không cập nhật thông tin nên PM có cũng... như không, Tổ Pháp Chế và Tổ Dự Án không thể sử dụng các luồng thông tin này. Ngoài ra, do không có quy định về cập nhật và sao lưu dữ liệu thường xuyên (back up) nên dữ liệu trên mạng thiếu, nguời sử dụng vì thế lạnh nhạt dần với mạng.

    CÁCH NÀO KHẮC PHỤC?

    THH QLHC không chỉ cần công nghệ mà còn cần kế hoạch, lộ trình cải cách hành chính. Ở đây, những việc cần làm với VP UBND TP.HCM là:

    Về tính pháp lý

    VP nên xây dựng và ban hành quy chế truy cập mạng tin học diện rộng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng máy trạm trong mạng về: quy trình nhập liệu và xử lý dữ liệu, mức độ tham gia xử lý dữ liệu của các đơn vị liên quan. Kiểm tra định kỳ việc thực hiện quy trình, sửa chữa và rút kinh nghiệm.

    Cần tập hợp, phổ biến và tạo điều kiện tra cứu dễ dàng các tài liệu sử dụng PM đã có trong mạng. Đối với mỗi PM sắp thực hiện, cần thành lập ban quản lý đề án và nhóm đại diện sử dụng PM, quy định cụ thể trách nhiệm để đảm bảo PM khả thi và chỉnh lí kịp thời, luôn sát thực tiễn. Những hợp đồng PM lớn cần thuê tư vấn. Cần có PM quản lí riêng đối với hồ sơ chuyên ngành có số lượng lớn như 'Cấp giấy phép đầu tư'; 'Giải quyết khiếu nại - tố cáo'...

       

    SỞ KHCN TP.HCM CHIA TAY VỚI CÁC ĐƠN VỊ CNTT

     

     

    Chiều ngày 21/1/2005, Sở KHCN TP. HCM đã tổ chức buổi lễ 'Công bố quyết định bổ nhiệm cán bộ và chia các đơn vị CNTT'. Tại buổi lễ, Phó chủ tịch thường trực TP.HCM, ông Nguyễn Thiện Nhân cho biết: TP.HCM là một trong rất ít tỉnh thành trên cả nước có phòng Quản Lý CNTT. Hai năm qua, phòng này thuộc Sở KHCN TP.HCM. Nay khi quản lý nhà nước về CNTT - VT đã thuộc về Sở BCVT, phòng quản lý CNTT sẽ được chuyển sang Sở BCVT.
    Ngoài ra, quyền quản lý hai đơn vị CVPM Quang Trung và Trung Tâm Đào Tạo CNTT TP.HCM vốn thuộc Sở KHCN trước đây nay cũng chuyển sang Sở BCVT TP.HCM.

     

     

    Với mạng của VP UBND TP.HCM, cần nâng từ 4 lên 20 đường truyền để không bị nghẽn mạch, hỗ trợ các máy trạm trong hệ thống dễ dàng gửi thư điện tử nội bộ cho nhau hay tải văn bản lên mạng. Cấp quyền truy cập cho đến từng thành viên.

    Về người sử dụng

    Cần quy định trình độ tin học tối thiểu đối với chuyên viên để làm cơ sở tuyển chọn hoặc đào tạo. Định kì tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học thực tế cho người sử dụng; có nhận xét đánh giá khả năng sử dụng máy vi tính trong công tác theo định kì. Ở đây, vai trò Giám Đốc Thông Tin (CIO) - một tổng công trình sư - cho mọi hoạt động ứng dụng CNTT trong VP rất quan trọng và cần sớm hình thành.
    Mỗi áp dụng tiện ích mới cho công tác văn thư đều phải tổ chức huấn luyện. Tổ chức bồi dưỡng kỹ năng đăng nhập mạng tin học và tra cứu thông tin trên mạng theo: Nhóm nhân viên, nhóm chuyên viên, nhóm lãnh đạo.

    Được biết , VP HĐND - UBND TP. HCM đang triển khai áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Việc triển khai tích cực này đồng thời với việc thực hiện 'Quy chế hoạt động của chuyên viên' sẽ tạo cho hoạt động của VP tuân thủ theo 'công nghệ hành chính', để CNTT thật sự hỗ trợ chương trình THH QLHC thành công.

    Diệp Văn Sơn - Cơ quan thường trực miền Nam - Bộ Nội Vụ

    ID: B0502_22