• Chủ Nhật, 20/01/2008 13:40 (GMT+7)

    Để thắng sức ỳ của hệ thống

    Liên quan đến từng con người trong bộ máy nhưng lại không có quy chế bắt buộc, cho nên hơn 10 năm qua ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước vẫn đang ở giai đoạn khởi động.

    Liên quan đến từng con người trong bộ máy nhưng lại không có quy chế bắt buộc, cho nên hơn 10 năm qua ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước vẫn đang ở giai đoạn khởi động.

    Khó khăn từ bên trong

    Cấu thành một hệ thống thông tin (HTTT) gồm 6 thành phần: hạ tầng kỹ thuật; phần mềm ứng dụng (PMƯD); cơ sở dữ liệu; nhân sự; quy trình; tổ chức và quy chế. Hạ tầng kỹ thuật và PMƯD được coi là các công cụ hỗ trợ, các thành phần còn lại thuộc về chính bộ máy cơ quan nhà nước (CQNN). Như vậy, có thể thấy triển khai CNTT hay xây dựng một HTTT phụ thuộc chủ yếu vào nội tại các cơ quan.

    Điều này có thể nhận thấy rất rõ trong tổ chức ở các CQNN. Các tỉnh/thành thì có sở BCVT, tuy nhiên các sở chuyên ngành và các quận/huyện chỉ có các tổ tin học trực thuộc văn phòng HĐND và UBND. Công việc của các tổ này thiên về quản lý mạng máy tính hoặc kiêm thêm chức năng tổng hợp thông tin, lập các văn bản giúp lãnh đạo cơ quan.

         

    Người ta vẫn nói, CNTT chỉ là công cụ, CNTT chỉ mang tính hỗ trợ. Điều đó không sai, tuy nhiên nếu để nhận thức đó quá chi phối thì chúng ta khó có thể bước qua giai đoạn khởi động.

    Ứng dụng CNTT phục vụ quản lý hành chính (HC) không phải là trách nhiệm của riêng bộ phận này, để tin học hóa nghĩa là các quy trình công việc, các khâu xử lý nghiệp vụ và quản lý điều hành của bộ máy phải dần được tin học hóa, như vậy sẽ liên quan đến từng con người. Chuyên viên sử dụng CNTT để xử lý hồ sơ, để thực hiện các công việc hàng ngày được giao. Cán bộ phòng/ban sử dụng CNTT để kiểm tra kết quả xử lý của chuyên viên; giám sát và điều hành công việc hàng ngày của phòng/ban mình phụ trách; tra cứu thông tin, tổng hợp thông tin để quản lý và hoạch định công việc trong lĩnh vực do mình quản lý. Lãnh đạo các cơ quan sử dụng CNTT để kiểm tra kết quả, quản lý và điều hành công việc của các phòng/ban; tổng hợp thông tin để ra quyết định và hoạch định chính sách phát triển... Mỗi con người trong bộ máy HC là một mắt xích của hệ thống, chỉ một vị trí không thực hiện thì hoạt động của hệ thống sẽ đưa ra các kết quả không chính xác, thông tin trong hệ thống sẽ bị sai lệch.

    Chính vì sự liên quan đến từng con người trong bộ máy HC nhưng lại không có quy chế bắt buộc, nên ứng dụng CNTT khó trở thành hiện thực. Ví như chuyện đội mũ bảo hiểm, nếu không có quy định của pháp luật, không có các biện pháp xử phạt HC mạnh thì chắc đến thời điểm này chuyện đội mũ bảo hiểm vẫn chỉ là chủ trương của Chính Phủ, mặc dù ai cũng biết lợi ích của việc đội mũ bảo hiểm.

    Đã nhiều năm triển khai HTTT tại các cơ quan QLNN, chúng tôi nhận thấy, khó khăn lớn nhất không phải vấn đề về hạ tầng kỹ thuật và PM, không phải vấn đề về quy trình thủ tục HC mà vấn đề lớn nhất hiện nay chính là cơ chế, tổ chức và nhân sự; khó khăn do nội tại các CQNN chưa sẵn sàng cho việc ứng dụng CNTT. Có thể phân tích ở những khía cạnh sau:

    Nhận thức của lãnh đạo

    Cho đến thời điểm này nhận thức về ứng dụng CNTT của lãnh đạo các cơ quan HC vẫn chủ yếu là đầu tư máy tính. Các đơn vị sẵn sàng bỏ tiền tỷ ra đề đầu tư máy tính, nhưng không kiểm soát được mục tiêu và hiệu quả sử dụng. Có lẽ nhìn thấy sự tăng trưởng của đầu tư máy tính nên lãnh đạo các đơn vị rất yên tâm về việc ứng dụng CNTT của đơn vị mình.

    Minh chứng rõ nhất là từ cuối năm 2005, TP Hồ Chí Minh đã nỗ lực triển khai ứng dụng CNTT với cách đi mới, đầu tư có mục tiêu rõ ràng và chỉ đầu tư phần cứng phục vụ nhu cầu triển khai các PMƯD. Việc đầu tư phần cứng được các phòng ban chào đón rất nhiệt tình, song việc triển khai PMƯD vấp phải tình trạng khó khăn. Lãnh đạo từ các phòng, ban đến các đơn vị gần như hoàn toàn đứng ngoài cuộc, triển khai ứng dụng hình như chỉ liên quan đến các chuyên viên nghiệp vụ. Chính vì đứng ngoài cuộc nên các đơn vị không xác định được mô hình tổ chức để ứng dụng CNTT, không có quy chế và biện pháp để giám sát việc thực hiện xử lý hồ sơ bằng PMƯD.

    Một trong những PM giúp lãnh đạo quản lý giám sát hiệu quả tình trạng xử lý hồ sơ của chuyên viên đã được sở BCVT TP Hồ Chí Minh triển khai cho các quận/huyện là PM nhận hồ sơ một dấu một cửa, luân chuyển và điều hành xử lý hồ sơ. Với PM này lãnh đạo các phòng/ban và quận/huyện có thể giám sát từng ngày từng giờ về tình trạng xử lý đúng hạn, trễ hạn của từng hồ sơ. Bằng một cái click chuột, lãnh đạo có thể tổng hợp số hồ sơ hoàn thành/đang xử lý, hồ sơ xử lý đúng hạn/trễ hạn của từng loại hồ sơ, từng phòng ban và đến từng chuyên viên; có thể trực tiếp viết lệnh điều hành thay bằng những báo cáo giấy. Tuy nhiên, chưa có một lãnh đạo nào sử dụng PM này để quản lý và điều hành.

    Năng lực, thói quen của chuyên viên

         

    Với thói quen thủ công và sức ỳ rất lớn của các chuyên viên, nếu không có các quy chế bắt buộc, không có sự tham gia của lãnh đạo các phòng/ban và các đơn vị thì chắc chắn CNTT dù nỗ lực đến mấy cũng chịu thua và sẽ hoàn toàn đứng ngoài cuộc, và triển khai ứng dụng CNTT trong các CQNN sẽ mãi ở điểm khởi đầu.

    Quy chế tuyển viên chức chỉ yêu cầu bằng A tin học, tức chỉ đáp ứng gõ văn bản, thiếu các kiến thức về làm việc trên mạng và chia sẻ thông tin qua mạng. Trong khi đó, các ứng dụng CNTT hiện nay không thể không sử dụng môi trường mạng vì nhu cầu quản lý thông tin tập trung và chia sẻ thông tin, vì các quy trình nghiệp vụ mang tính liên thông không chỉ trong nhóm người sử dụng của một phòng/ban mà còn liên thông giữa các phòng/ban của một đơn vị, liên thông giữa các sở/ngành.

    Với năng lực CNTT bằng A, nếu chịu khó thì việc tìm hiểu các ứng dụng không khó, vì chúng rất gần gũi các nội dung thông tin xử lý chuyên ngành, mô phỏng gần như tuần tự các nội dung xử lý. Tuy nhiên việc triển khai rất khó khăn do các chuyên viên dường như không chịu tiếp nhận những cái mới, không muốn bỏ thói quen gõ Word và giữ thông tin trong máy cá nhân để thành tài sản riêng, không muốn lưu trữ thông tin trên máy chủ chung và sử dụng chung nguồn tài nguyên, mặc dù các PMƯD đều có phân quyền rất chi tiết. Nhiều chuyên viên còn giữ thói quen muốn hồ sơ xử lý phải trình bày theo ý riêng của mình, và đặc biệt ngại ứng dụng CNTT vì từng bước đi của hồ sơ đều minh bạch và bị giám sát... Vì vậy họ đưa ra rất nhiều lý do như ứng dụng PM chậm hơn gõ Word, biên nhận hồ sơ bằng máy chậm hơn viết tay. Nhiều lãnh đạo tin ngay và vì vậy ứng dụng CNTT không thể triển khai được hoặc rất ì ạch.

    Xu thế tất yếu và tín hiệu vui

    Theo kinh nghiệm chung, đơn vị nào trưởng phòng, hoặc chỉ cần phó phòng, tham gia thì triển khai ứng dụng CNTT tại phòng/ban đó sẽ thành công. Quận/huyện, sở/ngành có lãnh đạo không chỉ quan tâm mà trực tiếp sử dụng CNTT trong quản lý, giám sát thì đơn vị đó sẽ thành công.

    Đến thời điểm này, tại TP.HCM, đã có những tín hiệu vui về triển khai ứng dụng CNTT trong CQNN. Tín hiệu đó không chỉ bắt nguồn từ các đơn vị tiêu biểu của thành phố như sở Kế Hoạch và Đầu Tư hay UBND quận 1, mà đã xuất hiện cả ở ngoại thành như UNBD huyện Bình Chánh, UBND quận Bình Tân, UBND quận Thủ Đức, UBND huyện Nhà Bè và UBND quận 2.

    Với quận Bình Tân, ứng dụng CNTT không chỉ được triển khai tại các phòng/ban nghiệp vụ tại UBND quận, mà còn đang được triển khai kết nối tới UBND 10 phường phục vụ quy trình nhận trả hồ sơ một dấu một cửa liên thông từ phường lên quận. Từ tháng 1/2008, hệ thống này sẽ được đưa vào phục vụ. Chúng tôi vẫn tâm sự với các chuyên viên QLNN khi đi triển khai các dự án CNTT: Trước sau cũng phải áp dụng, vì đây là xu thế tất yếu.

    Tin rằng, nếu chúng ta có các quy chế nhất định bắt buộc triển khai ứng dụng CNTT trong các CQNN, có lộ trình rõ ràng và có mục tiêu kế hoạch cụ thể cho từng năm, có những chế tài xử phạt và khen thưởng đối với người đứng đầu các CQNN trong việc ứng dụng CNTT, chắc chắn CNTT sẽ thực sự là công cụ hiệu quả cho QLNN.

    Phạm Thị Phương Lan

    ID: B0801_38