• Thứ Tư, 24/12/2008 07:24 (GMT+7)

    Hành chính điện tử ở quận Ngô Quyền

    Từ 2 năm nay, bộ phận “một cửa” ở UBND quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng đã phục vụ hiệu quả, mang lại nhiều tiện lợi cho người dân. Đó là phần nổi của một tư duy đổi mới mạnh mẽ.

    Cán bộ làm - dân kiểm tra

    Không khó để nhận ra những thay đổi ở UBND quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng, từ khi cơ quan này thực hiện cơ chế “một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính (giữa năm 2006). Nhiều người đến bộ phận “một cửa” của quận thấy ấn tượng vì cung cách phục vụ lịch sự, nhã nhặn, trang thiết bị hiện đại: điều hòa không khí, máy hỗ trợ xếp hàng tự động, bảng tra cứu điện tử màn hình cảm ứng, ghế ngồi chờ...

    Anh Nguyễn Mạnh Tú tra cứu thông tin trên bảng điện tử

    Anh Nguyễn Mạnh Tú, một người dân quận Ngô Quyền cho biết trước đây, mỗi lần đi làm hồ sơ cấp phép đất đai – xây dựng, anh thấy rất mệt mỏi vì phải tự cầm hồ sơ đến từng bộ phận, từ phòng địa chính sang phòng tài nguyên, đến phòng quản lý đô thị rồi phòng thu thuế, lệ phí... Vất vả như thế nhưng vẫn không biết lúc nào mới được nhận hồ sợ. Đôi khi hồ sơ được giải quyết xong cũng không biết tìm ai để nhận. Cách giao tiếp của cán bộ, công chức cũng thường gây khó chịu.

    “Nay thì tôi cứ việc đến đưa hồ sơ cho bộ phận “một cửa”, nhận giấy hẹn và chờ ngày họ trả kết quả. Loại hồ sơ nào giải quyết trong bao nhiêu ngày đã có quy định rõ ràng, không phải lo chuyện nhập nhèm” - anh Tú nói. Anh cũng nhận xét thái độ của cán bộ phòng “một cửa” rất nhã nhặn... Mọi quy trình thủ tục đều được hướng dẫn trong các quyển sổ để trên bàn, bảng tra cứu điện tử, loa công cộng... Trong những ngày chờ kết quả, từ bất cứ đâu anh cũng có thể truy cập qua Internet vào website của quận, vào mục “Tra cứu hồ sơ”, gõ mã số được cấp trên giấy hẹn để biết hồ sơ của mình đang ở bộ phận nào, ai đang giải quyết, giải quyết đến đâu, còn thiếu gì. Anh cũng có thể đến UBND quận, đưa giấy hẹn vào máy đọc mã vạch để kiểm tra tình trạng hồ sơ.

    Thực ra, sự tiện lợi đó mới chỉ là những thay đổi nhìn thấy được. Đằng sau đó là một sự đổi mới mạnh mẽ về quy trình hành chính, trong đó CNTT đóng vai trò quan trọng.

    Theo cách nói của ông Vũ Phi Tùng, cán bộ địa chính phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, “những việc trước kia dân phải làm, thì nay cán bộ làm”. Phường Máy Tơ đã triển khai “một cửa” liên thông với quận từ cuối năm 2007. Ông Phạm Thế Hùng, phó chủ tịch phường khẳng định, từ khi triển khai “một cửa”, thời gian giải quyết hồ sơ rút ngắn đáng kể, do đó số lượng hồ sơ được giải quyết tăng lên rất nhiều. Trước đây xác nhận một hồ sơ đi học/đi làm mất ít nhất 3 ngày, nay chỉ còn khoảng 15 phút.

    Dáng dấp chính quyền điện tử

    “Một cửa” chỉ là một trong những thay đổi nằm trong toàn bộ những thay đổi lớn xuất phát từ nỗ lực cải cách hành chính (CCHC) kết hợp với ứng dụng CNTT ở quận Ngô Quyền. Ông Nguyễn Xuân Phi, chủ tịch UBND quận, “tác giả” chính của sự thay đổi nói trên cho biết: Ngô Quyền đã triển khai 2 ứng dụng cơ bản. Một là website của quận (tại ngoquyen.gov.vn), để chia sẻ thông tin. Hai là hệ điều hành tác nghiệp, sử dụng nhiều phần mềm (PM) quy trình xử lý công việc có kết nối với tất cả các đơn vị, phòng, ban trong toàn quận. Quy trình này được thiết lập theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000. PM “một cửa liên thông” cũng nằm trong hệ thống này.

    PM điều hành tác nghiệp của quận Ngô Quyền là từ Đề Án 112. Tuy nhiên, theo ông Phi, từ những thất bại của Đề Án 112, quận Ngô Quyền cùng với nhà cung cấp giải pháp đã tìm cách khắc phục, về phương pháp triển khai, cũng như điều chỉnh những điểm chưa phù hợp trong PM.


     
    Ông Nguyễn Xuân Phi
    Tháng 9/2008, ông Nguyễn Xuân Phi trở thành lãnh đạo cấp quận/huyện đầu tiên đạt danh hiệu giám đốc CNTT (CIO) tiêu biểu do tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG Việt Nam và câu lạc bộ CEO&CIO bầu chọn. Ông Phi từng có 15 năm làm giám đốc doanh nghiệp, sau đó kinh qua các vị trí chánh văn phòng quận ủy, phó chủ tịch thường trực UBND quận, phụ trách CCHC và ứng dụng CNTT. Hiện nay, sau khi trở thành chủ tịch quận, ông Phi vẫn tiếp tục phụ trách ứng dụng CNTT, CCHC.

    Một trong những điểm đã khắc phục là giảm các thao tác kỹ thuật cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo tập trung vào công việc chính. Ví dụ, phần bút phê của lãnh đạo trên văn bản giấy (do chưa có chữ ký điện tử nên vẫn phải bút phê trên giấy để bảo đảm tính pháp lý) sẽ được bộ phận tổng hợp của văn phòng nhập vào những ô quy định trên văn bản số, phân loại và chuyển đi. Như vậy, sau khi viết tay, lãnh đạo không phải mất thời gian gõ vào máy và gửi đi, mà có bộ phận chuyên nghiệp thực hiện.

    Ông Phi nhận xét, sự thay đổi này giúp giải tỏa khá nhiều. Các lãnh đạo thường rất nhiều việc, xử lý mấy chục công văn, giấy tờ mỗi ngày, nên nếu thao tác rườm ra như nhân viên đánh máy thì mất nhiều thời gian nên không muốn làm. Một số thao tác khác cũng được lược bỏ so với PM gốc.

    Tuy nhiên, theo ông Phi, cái chính là PM hữu ích, thân thiện, thông minh so với giai đoạn ban đầu, nhất là khi tích hợp với quy trình ISO. Với hệ PM này, từ quận xuống các phường đều được kết nối trên cùng một hệ thống nên công việc được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng, không mất công và thời gian. Quận giao việc là phường biết ngay, tự khắc xử lý và nhập kết quả vào máy. Kết quả hàng ngày được tự động tổng hợp và hiển thị trong PM. Mỗi khi cần, ví dụ khi giao ban, cán bộ quận đã có tổng hợp toàn bộ tình hình hoạt động trong tuần, chi tiết đến từng cán bộ, công chức, từng phòng ban. Những việc chậm so với thời gian giải quyết thì báo đỏ. “Xem một lúc là nắm được hết”, ông Phi nói.

    Việc lưu giữ, tổ chức thông tin cũng được thực hiện tự động: hồ sơ nào xử lý đến đâu, cái nào chuyển đi, cái nào lưu trữ đều được cập nhật. Thông tin từ các cơ sở liên tục được chuyển lên, phân loại và nhập vào cơ sở dữ liệu chung. Nhờ đó, quận có tài nguyên thông tin để điều hành, chia sẻ.

    Với các công chức, từ khi có quy trình mới, áp lực công việc lớn hơn vì trước kia không ai theo dõi, nay có máy giám sát khoa học và chính xác, không làm hoặc làm khác là “lộ” ngay. Mặt khác, họ buộc phải thao tác công việc trên máy mới có kết quả. Vì thế sau 2 năm, trình độ CNTT của công chức quận Ngô Quyền chuyển biến lớn. Chất lượng công việc được nâng lên vì họ đã quen với quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa.

    Lãnh đạo đi trước

    Khó khăn nhất trong triển khai ứng dụng CNTT, theo ông Phi, là vấn đề con người. Quận đã tổ chức tập huấn rất nhiều về cải cách hành chính (CCHC), và một trong những nội dung là chuyển biến mạnh về nhận thức. Đồng thời, quận có chính sách động viên khen thưởng đối với công chức, đặc biệt là đào tạo, đề bạt đối với những cán bộ trẻ có năng lực. Một trong những tiêu chuẩn để được đề bạt trưởng/phó phòng là phải biết ứng dụng CNTT. Quận còn có chính sách khuyến khích khi làm thêm giờ, bộ phận một cửa có thêm phụ cấp.

    Trong các ngày 12,13/12/2008, UBND quận Ngô Quyền tổ chức “Ngày hội CNTT” lần thứ nhất. Gồm các hoạt động: triển lãm CNTT; thi website thành phần (của các phòng ban, trường, phường); thi xử lý chuyển nhận văn bản, liên thông điều hành tác nghiệp tại chỗ đối với bộ phận “một cửa”... Dịp này, quận cũng sơ kết 2 năm CCHC, sơ kết thực hiện mô hình một cửa, tổ chức hội thảo ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước, trong dạy và học của ngành giáo dục.

     

    Sau nhận thức là vấn đề về trình độ CNTT. Ở các nơi khác, nhân viên thường là đối tượng phổ cập tin học đầu tiên, sau đó đến các cấp cao hơn. “Chúng tôi thì khác, lãnh đạo đi trước”, ông Phi nói. Từ năm 2004, lãnh đạo quận được tập huấn về CNTT và bước đầu thực hiện giao ban trên mạng, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Tất nhiên lúc đó chỉ làm đơn giản, không đầy đủ và hiệu quả như hiện nay.

    Về đầu tư CNTT, ông Phi cho rằng phải đầu tư đạt ngưỡng: ít nhất mỗi đơn vị phải có máy trạm, đường truyền, PM để kết nối với nhau và chia sẻ thông tin.

    Nguyễn Diêm

    ID: B0812_34