• Thứ Tư, 29/04/2009 06:54 (GMT+7)

    Văn phòng điện tử nơi biên giới

    Đó là huyện miền núi giáp biên giới Cao Lộc, tỉnh Lạng Sơn. Khá bất ngờ vì ở đây, mô hình văn phòng điện tử - eOffice đã được triển khai khá thành công ngay cả tại những xã xa xôi khi vừa có điện lưới quốc gia chưa đầy 2 tháng!

    eOffice cho người dùng cuối

    Cao Lộc là huyện lớn trong 10 huyện của tỉnh Lạng Sơn. UBND huyện có 13 phòng ban với khoảng 50 cán bộ, chuyên viên. Việc giải quyết các đơn thư, đề nghị, văn bản, giấy tờ ngày càng phải nhanh chóng, kịp thời đã đòi hỏi sự cải cách hành chính (CCHC). Một trong những yêu cầu huyện phải đạt được là nhanh chóng tin học hóa thủ tục hành chính và điều hành tác nghiệp.

    Nhiều năm trước, Cao Lộc cũng đã sử dụng phần mềm (PM) quản trị văn phòng nhưng không hiệu quả. Lãnh đạo huyện đã tham khảo nhiều nơi, tìm hiểu nhiều PM giải pháp khác nhau. Tháng 6/2008, sau khi PM eOffice đã được sử dụng hiệu quả tại sở Kế Hoạch - Đầu Tư và UBND tỉnh Lạng Sơn, chủ tịch UBND huyện Cao Lộc Lăng Văn Thạu đã quyết định triển khai thí điểm eOffice tại đơn vị mình.

    eOffice - văn phòng điện tử là hệ thống PM trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính. PM do trung tâm An Ninh Mạng đại học Bách Khoa Hà Nội Bkis nghiên cứu, thiết kế và xây dựng từ năm 2002 đến nay. PM có giao diện tiếng Việt. eOffice đáp ứng hầu hết nhu cầu của người dùng máy tính văn phòng như gửi nhận email, gửi thông báo trong cơ quan tới từng cá nhân, tới nhóm, phòng ban, chỉ đạo xử lý công việc qua mạng. Lãnh đạo đơn vị và các cán bộ, chuyên viên có thể hội thoại, nhắn tin, gửi file trực tiếp, trưng cầu ý kiến, gửi tin nhắn ra điện thoại di động, lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, nhắc việc, giao việc (tự nhắc mình, nhắc người khác qua mạng), quản lý danh bạ... Trên hệ thống này, người dùng có thể xử lý, tạo, duyệt các văn bản, giấy tờ theo những chu trình (luồng công việc) tự định nghĩa một cách rất mềm dẻo và tiện lợi.

    “Khi chưa áp dụng văn phòng điện tử, việc soạn thảo văn bản giấy tờ ở xã phải thực hiện rất mất thời gian mà nhiều khi vẫn không đúng với quy cách văn bản hành chính. Từ khi liên thông với UBND huyện Cao Lộc qua eOffice, việc soạn thảo trở nên rất dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Lợi ích lớn nhất của văn phòng điện tử là lãnh đạo UBND xã, thậm chí cả văn thư xã cũng có cơ hội được trao đổi trực tiếp với các chuyên viên và lãnh đạo cấp huyện trong công việc hàng ngày. Phong cách làm việc này chưa từng có tại xã Tân Thành”.
    Ông Lương Văn Cai, nhân viên văn phòng UBND xã Tân Thành, huyện Cao Lộc, Lạng Sơn.

    Thay đổi tư duy làm việc

    Giống nhiều đơn vị miền núi khác, việc triển khai tin học hóa của Cao Lộc bước đầu cũng gặp một số khó khăn như hạ tầng mạng chưa được quy hoạch chuẩn, tâm lý ngại tiếp cận tin học của các cán bộ cao tuổi, các xã trong huyện đều ở xa, chưa có mạng, thậm chí có xã ở thời điểm thí điểm còn chưa có điện lưới quốc gia. Ông Hứa Anh Tuấn, chánh văn phòng HĐND - UBND huyện Cao Lộc, cho biết: “PM eOffice rất dễ sử dụng, tất cả viên chức từ chuyên viên, lãnh đạo các phòng ban, lãnh đạo huyện và cả các cán bộ có tuổi dều nhanh chóng sử dụng thành thạo”.

    Chủ tịch UBND huyện Cao Lộc Lăng Văn Thạu cho biết, nguyên nhân khiến huyện quyết tâm triển khai eOffice là có thể giúp lãnh đạo điều hành công việc từ xa, dù bận họp hoặc đi công tác xa nhưng công việc “ở nhà” vẫn được giải quyết nhanh chóng. Các văn bản giấy tờ chờ phê duyệt ít bị “tắc” hơn trước đây. Ông Thạu vẫn có thói quen giải quyết phần lớn công việc của cơ quan từ sáng sớm khi vừa ngủ dậy ngay tại nhà qua PM eOffice. Khi ông Thạu có mặt tại phòng làm việc của chủ tịch huyện vào đầu giờ sáng thì hầu hết công việc trong ngày đã được chuyển đến các phòng, ban và bộ phận chuyên trách một cách tự động.

    Mô hình văn phòng điện tử được triển khai khá thành công tại Lạng Sơn.

    Còn ông Hứa Anh Tuấn, mỗi ngày đến cơ quan, việc đầu tiên của ông là bật máy tính, đăng nhập eOffice xem có những văn bản nào đang chờ xử lý. Hệ thống quản lý của eOffice đã phân quyền rất rõ ràng các “luồng công việc”. Trong đó, tất cả các đầu mối công việc từ “dưới lên” và “trên giao xuống” đều được thông qua tài khoản của chánh văn phòng. Một phần trong thời gian làm việc đầu giờ sáng, ông Tuấn dành để xử lý các văn bản được gửi đến theo đường công văn trên PM này. Ngoài việc giải quyết ngay những văn bản đang chờ xử lý bằng cách chuyển đến các bộ phận tương ứng, qua PM này ông Tuấn còn có thể “quán xuyến” được các công việc khác của cơ quan như xem xét các văn bản chờ xử lý đã quá hạn, thậm chí “điểm danh” luôn các viên chức bằng tài khoản eOffice (khi họ đăng nhập vào hệ thống để làm việc sẽ hiển thị trạng thái online).

    Hiện mỗi ngày, tất cả công chức của huyện thường xuyên “online” trên eOffice. Văn phòng điện tử đã giúp giải quyết triệt để vấn đề xử lý đơn thư của dân, xử lý các văn bản, công văn một cách nhanh chóng. Lãnh đạo cơ quan đi công tác vẫn có thể giải quyết các công văn một cách kịp thời như đang ở cơ quan.

    PM đặc biệt giúp đỡ các nhân viên văn thư của huyện Cao Lộc. Trước khi eOffice được ứng dụng, họ khá vất vả vì phải mang văn bản đến các đơn vị, phòng ban, phải photo công văn rồi gửi đi khiến mất nhiều thời gian và tốn không ít giấy. Thậm chí, nhân viên văn thư huyện thường xuyên phải chuyển công văn, giấy tờ xuống tận các xã ở vùng sâu, cách huyện hàng chục cây số đường đồi núi. Nhưng hiện tại, họ chỉ cần ngồi tại chỗ, “điện tử hóa” các văn bản bằng cách scan chúng và phân luồng tới các bộ phận qua eOffice chỉ với vài thao tác. Văn bản đến được được đúng “địa chỉ nhận” chỉ trong 1 phút.

    Hiệu quả như vậy nên có những xã ở xa UBND huyện 13 km như Tân Thành, khi vừa có Internet đã đề xuất với văn phòng UBND huyện để được sử dụng eOffice. Thậm chí, một số xã chưa có điện vẫn triển khai eOffice: công chức khắc phục “chuyện điện” bằng cách mang máy tính về nhà để xử lý công việc. UBND huyện Cao Lộc đã trở thành một trong những đơn vị tiên phong của tỉnh Lạng Sơn đưa eOffice vào sử dụng. Để chuẩn hóa, ban lãnh đạo huyện đã ban hành quy chế riêng, dành cho việc áp dụng PM eOffice.

    Những hiệu quả do eOffice đem lại đã khiến UBND huyện Cao Lộc rất quyết liệt trong việc đưa phần mềm eOffice vào ứng dụng với mong muốn văn phòng điện tử không chỉ được triển khai tại UBND huyện mà còn ứng dụng cho tất cả các thị trấn, xã trong huyện. Mục tiêu là đến tháng 12/2009, Cao Lộc sẽ triển khai eOffice trên toàn huyện.

    Bảo Ngọc

    ID: B0904_40