• Thứ Năm, 07/04/2011 11:15 (GMT+7)

    Xây dựng kiến trúc nghiệp vụ: Vạn sự khởi đầu nan

    Nguyễn Tuấn Hoa
    Mọi tổ chức lập ra đều nhằm thực hiện nhiệm vụ, chức năng cụ thể theo quy trình riêng (business process).

    Trong khung kiến trúc tổng thể thì kiến trúc nghiệp vụ (business architecture) đóng vai trò nền tảng. Nó luôn luôn là điểm xuất phát của mọi phân tích, lập luận, kiến tạo, là kế hoạch chi tiết phát triển tổ chức từ trạng thái hoạt động hiện thời đến tương lai, dựa trên nền tảng ứng dụng CNTT.

    Trạng thái hoạt động của bất cứ tổ chức nào cũng bao gồm 2 hợp phần quan trọng: Các hoạt động đó được thực hiện bởi một bộ máy được tổ chức như thế nào. Nó được thực hiện theo những quy trình nào?

    Hai hợp phần quan trọng nhất của kiến trúc nghiệp vụ là kiến trúc tổ chức (organization architecture) và kiến trúc quy trình (process architecture). Kiến trúc tổng thể phải xác định 2 loại kiến trúc này trong 3 trạng thái: Khởi đầu, chuyển đổi và đích. Khởi đầu có thể dễ dàng xác định chính xác. Đích là tương lai được kỳ vọng đạt tới nên mang tính kế hoạch, thường được diễn đạt bằng các chỉ tiêu. Vấn đề cần tập trung là trạng thái chuyển đổi.


    Kiến trúc tổ chức

    Trạng thái khởi đầu: Có 3 nội dung chính cần xác định: Mục đích của tổ chức bộ máy hiện thời? Cấu trúc bộ máy hiện thời thế nào? Bộ máy hiện thời hoạt động dựa trên những quy định (căn cứ…) nào? (Trong tương quan 3 yếu tố trách nhiệm - quyền hạn và quyền lợi của mỗi cá nhân hay tập thể thành viên).

    Trạng thái chuyển đổi: Bộ máy hiện thời cần chuyển đổi thế nào để đến được trạng thái đích (cần phải thực hiện những cải cách hành chính (CCHC) nào về tổ chức để hoàn thiện bộ máy chính quyền)? Thực tiễn, quá trình này không phải thực hiện một lần mà là một vòng lặp theo hướng phát triển và mở rộng (spiral).

    Trạng thái đích: Cũng có 3 nội dung cần xác định là bộ máy tương lai phải có khả năng gì, cấu trúc thế nào và hoạt động dựa trên những quy định gì.

    Việc xác định dựa vào các yếu tố:

    - Sự kỳ vọng của người dân vào chất lượng của các dịch vụ công (DVC) như tính hiệu quả của DVC, thời gian thực hiện, chi phí, thủ tục…

    - Yêu cầu giảm chi phí thực hiện các quy trình nghiệp vụ QLNN: Cần xác định các hợp phần của chi phí thực hiện từng quy trình xem phần nào có thể cải tiến và cải tiến bằng cách nào. Với việc ứng dụng CNTT thì những điểm cần chú trọng thường liên quan đến yêu cầu tra cứu, xử lý, truyền tin

    - Chuyển hướng đến tích hợp các dịch vụ hành chính công (DVHCC). Với các cá nhân, tập thể, bộ máy nhà nước luôn là hệ thống thống nhất, không phân biệt sở, ngành, cấp hành chính... Người dân chỉ đề nghị được cung cấp DVC tại 1 cơ quan tiếp nhận chứ không phải lập nhiều bộ hồ sơ gửi đến nhiều nơi như còn gặp hiện nay

    - Tăng hiệu quả DVHCC thông qua tối ưu các nguồn lực và quy trình cung cấp DV.

    Trường học thực hiện quy trình đào tạo, doanh nghiệp thực hiện quy trình kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước (CQQLNN) thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý nhà nước theo chức năng được phân công.

    Kiến trúc quy trình

    Trạng thái khởi đầu: Là những quy trình QLNN hiện tại (cấp giấy phép kinh doanh, đăng ký biển số ô tô, xe máy, cấp giấy CMND…). Cần mô tả chính xác những quy trình hiện đang áp dụng bao gồm cả những khiếm khuyết của chúng. Thuyết phục nhất là sử dụng các sơ đồ đặc tả quy trình có thuyết minh chi tiết từng công đoạn. Có thể có các quy trình chưa ứng dụng CNTT, hay ứng dụng một phần hoặc toàn phần. Nội dung ứng dụng CNTT cần được mô tả chi tiết, đặc biệt là phân tích tác dụng của việc ứng dụng này lên quy trình và những đặc điểm kèm theo gồm cả tính ưu việt lẫn hạn chế.

    Trạng thái chuyển đổi: Các quy trình hiện thời cần phải được chuyển đổi như thế nào, dựa trên những nền tảng nào để đến được trạng thái đích. Cũng giống với trạng thái tổ chức, trạng thái quy trình không chuyển đổi một lần là đạt kết quả mà phải qua nhiều giai đoạn theo vòng lặp phát triển.

    Sự chuyển đổi trạng thái của quy trình nghiệp vụ luôn luôn khởi đầu từ đánh giá các quy trình hiện thời. Những nội dung cần đánh giá:

    - Mục tiêu của quy trình

    - Các đầu vào của quy trình và những yếu tố phụ thuộc chính (thời gian, nguồn lực và thông tin liên kết với các dịch vụ công khác)

    Trước nay, CCHC và tin học hoá (THH) thường được đề cập như 2 mảng khác nhau. Đến khi “nhúng” THH vào quá trình xây dựng CPĐT thì khía cạnh tổ chức mới có cơ hội gắn với khía cạnh CNTT một cách chặt chẽ. Chu trình phát triển tạo ra sự chuyển dịch trạng thái (tổ chức và quy trình) trong các CQQLNN. Nó minh chứng cho sự gắn kết hữu cơ để cuối cùng CNTT trở thành một “chất” trong tổ chức hay động lực phát triển của tổ chức.
    - Tính logic trong các bước triển khai quy trình

    - Các mối liên kết trước và sau đến các quy trình khác.

    Bản đánh giá cho chúng ta những thông số chính về trạng thái của quy trình hiện thời. Từ đó, cần thiết lập các chỉ số hoạt động chính của hệ thống nhằm xác định xem trạng thái hiện thời nằm ở đâu giữa trạng thái ban đầu và trạng thái đích và phải đảm bảo việc cải cách quy trình hành chính phù hợp với kế hoạch đã định, các kết quả dự kiến cũng như hỗ trợ các sáng kiến thúc đẩy sự cải tiến. Việc làm này đảm bảo tính cân đối giữa yêu cầu cải tiến và động cơ cải tiến các quy trình hành chính.

    Trạng thái của quy trình hiện thời là nền tảng căn bản để thiết kế quy trình DV tương lai. Khi thiết kế quy trình DV tương lai, người ta tập trung phân tích 3 yếu tố:

    - Sự cần thiết của từng thao tác khi cung cấp dịch vụ

    - Khả năng chồng chéo giữa các thao tác, thậm chí các quy trình khác nhau

    - Khả năng đưa vào các thao tác hay quy trình mới.

    Về căn bản, các hoạt động cải cách quy trình QLNN cho mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử (CPĐT) tập trung vào việc tạo điều kiện cho CNTT thực hiện tự động hóa quy trình (cho dù vẫn tồn tại một số bước cần có sự can thiệp của con người hoặc xử lý trên giấy để kiểm tra hay ra quyết định). Giai đoạn thiết kế lại quy trình chủ yếu liên quan đến những người sẽ vận hành quy trình đó. Tuy nhiên, cần có sự chấp thuận hoàn toàn và cam kết của cơ quan chủ quản đảm bảo đủ nguồn lực để thực hiện quy trình đã được thiết kế lại. Trên cơ sở quy trình thiết kế lại được phê duyệt, cần xây dựng một kế hoạch chi tiết xác định rõ thời gian và trách nhiệm của các bên liên quan và triển khai thực hiện. Điều quan trọng là phải giám sát việc triển khai cũng như tác động của nó lên các mối liên kết với các dịch vụ khác dựa trên các kết quả đầu ra đã được xác định trước khi thiết kế lại quy trình. Vòng phát triển này được lặp lại sau khi quy trình mới được thiết kế lại đi vào hoạt động và chuyển hệ thống sang một trạng thái phát triển mới, cứ như vậy cho đến khi đạt tới trạng thái đích.


    Trạng thái đích: Được xác định bởi các yếu tố sau:

    - Sự kỳ vọng của người dân - Tăng cường mọi kênh liên lạc giữa chính quyền và người dân (để người dân có thể có thông tin từ bộ máy qua tất cả các kênh báo chí, truyền hình, phát thanh, Internet,…).

    - Chất lượng DVC: Người dân có thể truy cập hệ thống DVC, dễ dàng đánh giá chất lượng DV theo nguyên tắc là hệ thống trong suốt, minh bạch

    - Khả năng người dân “cùng tham gia QLNN” với chính quyền: Chính người dân tự khai báo, tự cung cấp thông tin qua nhiều kênh liên lạc với chính quyền theo những quy định về nghĩa vụ công dân.

    Kiến trúc nghiệp vụ

    Có thể minh hoạ toàn cảnh kiến trúc nghiệp vụ trong kiến trúc tổng thể CPĐT của TP.Đà Nẵng. Từ các quy trình cung cấp DVC đang triển khai tại các cơ quan và dựa trên hạ tầng CNTT-TT hiện có, các dự án ứng dụng CNTT triển khai theo chiến lược phát triển CPĐT nhằm đạt các quy trình cung cấp DVC tương lai. Tất cả dựa trên hạ tầng CNTT-TT đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu triển khai các quy trình QLNN.

    ID: B1102_30