• Thứ Sáu, 16/01/2004 09:46 (GMT+7)

    Cách tiếp cận tới trang web điều hành tác nghiệp

     “Trang Web điều hành tác nghiệp” (WebĐHTN) là tên gọi chính thức của một dự án phần mềm dùng chung do 'Ban điều hành đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước' giai đoạn 2001-2005 của Chính Phủ (Ban điều hành 112) chủ trì xây dựng và giao cho một số tỉnh, thành phố tiến hành thử nghiệm. Đây là một dự án khá phức tạp do có nhiều cách hiểu về vai trò, chức năng của WebĐHTN. Bài viết phân tích một số quan điểm, đồng thời đề xuất cách tiếp cận cụ thể xây dựng WebĐHTN.  

    Một Số Cách Tiếp Cận Thường Gặp
    Hiện nay có những cách hiểu về WebĐHTN như sau:
    Trường hợp 1: Coi WebĐHTN là phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc
    Đây là một quan điểm khá́ phổ biến trong việc xây dựng WebĐHTN trong thời gian 1-2 năm gần đây, theo đó nó có các chức năng: quản lý (QL) văn bản đến; QL văn bản ban hành; QL hồ sơ công việc; QL chỉ thị nội bộ (cán bộ lãnh đạo giao việc cho cán bộ cấp dưới); QL các phiếu trình nội bộ (cán bộ cấp dưới đề xuất ý kiến giải quyết công việc với cán bộ lãnh đạo)...
    Với các chức năng như trên, quả là trang Web phần nào làm tốt vai trò hỗ trợ hoạt động “điều hành tác nghiệp” tại một đơn vị (cán bộ lãnh đạo có thể nắm được các công việc cần giải quyết, ai giải quyết, tình trạng giải quyết như thế nào; tương tự các chuyên viên cũng có khá đầy đủ thông tin về công việc được giao, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo...).
    Tuy nhiên WebĐHTN đã biến thành PM quản lý văn bản, hồ sơ công việc.

    Trường hợp 2: Coi WebĐHTN là cơ sở dữ liệu thông tin kinh tế xã hội.
    Khi WebĐHTN được xây dựng với mục đích để thu thập, tổng hợp, tra cứu thông tin kinh tế xã hội trên một địa bàn hoặc của một ngành, nó cũng có những vai trò nhất định trong việc hỗ trợ điều hành tác nghiệp tại đơn vị. Các số liệu tổng hợp về mọi mặt đời sống kinh tế, xã hội (ví dụ: số liệu về số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cấp, số vụ vi phạm trật tự an toàn giao thông, hoặc số liệu về lượng khách du lịch...) được cập nhật đầy đủ, chính xác là nguồn thông tin quan trọng hỗ trợ cho việc ra quyết định và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.
    Nhưng WebĐHTN theo dạng này đã biến thành Cơ sở dữ liệu thông tin kinh tế xã hội –  một dự án PM dùng chung khác thuộc Đề Án 112.

    Trường hợp 3: Coi WebĐHTN là Website phổ biến thông tin.
    Nếu coi WebĐHTN là một Website phổ biến thông tin nội bộ thì nó chỉ có chức năng cập nhật, phổ biến thông tin dưới dạng các tin bài (dạng văn bản không có cấu trúc do đó không thể thực hiện các phép xử lý, ví dụ xử lý số học, mặc dù tin bài có thể là một báo cáo số liệu nào đó). Với cách tiếp cận này, có thể coi WebĐHTN là một bản tin điện tử nội bộ.

    Nếu trang Web điều hành tác nghiệp là một bản tin điện tử nội bộ thì nó hỗ trợ điều hành tác nghiệp như thế nào? Với một quy chế, chính sách quản lý, khai thác thông tin hợp lý thì  trang Web theo kiểu một bản tin điện tử có thể mang lại các lợi ích: tiết kiệm thời gian, giấy mực, thuận tiện tìm kiếm thông tin... do các thông tin như sau được đưa lên trang Web:
    • Lịch công tác của lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc.
    • Báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm của các đơn vị trực thuộc và báo cáo tổng hợp của toàn đơn vị.
    • Các thông báo họp giao ban, thông báo mời họ̣p và các thông báo nội bộ khác.
    • Thông tin về địa chỉ, số điện thoại của các cán bộ, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. 
    • Các thông tin tổng hợp như: tin tức hoạt động của đơn vị, tin tức về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực/địa bàn thuộc phạm vi quản lý của đơn vị được đăng tải trên báo chí...
    Mặc dù vậy, nếu trang Web điều hành tác nghiệp chỉ là một Website phổ biến thông tin thuần dạng một bản tin điện tử thì vai trò hỗ trợ điều hành tác nghiệp sẽ rất mờ nhạt và hạn chế.

    Nên xây dựng webđhtn như thế nào?
    Một trong những vấn đề quan trọng là phải xác định chính xác phạm vi, vai trò của WebĐHTN trong tổng thể một hệ thống thông tin tin học hoá phục vụ quản lý hành chính nhà nước.

    Vai trò và ý nghĩa của WebĐHTN
    Theo quan điểm của tác giả bài viết, thì WebĐHTN cần đảm nhiệm được các vai trò và chức năng sau:


    Sơ đồ: Mô hình cấu trúc nội dung thông tin trang Web điều hành tác nghiệp

    • Là một công cụ quản trị, hiển thị nội dung thông tin nhằm cải thiện hình thức phổ biến, trao đổi, tiếp nhận thông tin trong nội bộ một cơ quan quản lý nhà nước; góp phần nâng cao chất lượng xử lý công việc của cán bộ, công chức (ở đây, WebĐHTN đóng vai trò như là một bản tin điện tử nội bộ).

    • Là một công cụ để kết xuất báo cáo tổng hợp từ các CSDL của các PM ứng dụng khác để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động tác nghiệp của các chuyên viên. Điều này có nghĩa: hỗ trợ tác nghiệp theo các quy trình nghiệp vụ thuộc chức năng của các PM ứng dụng khác, WebĐHTN chỉ có chức năng kết xuất dữ liệu thành các báo cáo tổng hợp để phổ biến trên trang Web (như vậy, vừa không trùng lắp lại vừa có sự liên kết chặt chẽ giữa WebĐHTN với các PM ứng dụng khác; đồng thời đơn giản hóa các thao tác, giúp người sử dụng chỉ cần vào một nơi với số thao tác tối thiểu đã nhận được thông tin cần thiết). Ngoài ra, thông qua WebĐHTN, cán bộ công chức tại một đơn vị có thể thực thi các PM ứng dụng khác với cơ chế đăng nhập một lần duy nhất (single log-on). Đây cũng là đặc điểm nổi bật phân biệt WebĐHTN với các PM khác trong hệ thống PM dùng chung.

    • Là một công cụ trợ giúp cán bộ, công chức trong các hoạt động chỉ đạo, tác nghiệp thường xuyên như: giao việc, ghi nhớ công việc, báo cáo tiến độ công việc; đăng ký sử dụng phòng họp; đăng ký sử dụng xe ô tô; sắp xếp lịch họp, hẹn...
    • Là một công cụ để lưu trữ và tra cứu các văn bản điều hành, tác nghiệp có liên quan đến một cơ quan quản lý nhà nước.

    Đối tượng sử dụng trang WebĐHTN
    • Cán bộ, công chức tại các cơ quan quản lý nhà nước: khai thác thông tin (không hạn chế) phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp thông qua mạng cục bộ.
    • Người dân (có thể hoặc không): xem thông tin hướng dẫn về các thủ tục hành chính công thông qua máy tính công cộng đặt tại phòng tiếp dân.

    Nội dung thông tin và các dịch vụ của trang WebĐHTN.
    Trang chủ:
    Là trang thông tin được hiển thị đầu tiên khi người dùng truy cập vào trang WebĐHTN. Trang chủ chứa đựng những thông tin mới, quan trọng để giúp người dùng có thể dễ dàng nhận biết. Trên trang chủ cũng thể hiện toàn bộ cấu trúc thông tin và các dịch vụ có thể được khai thác trên trang WebĐHTN.

    Trang hiển thị thông tin tổng hợp:
    Bao gồm các thông tin dưới dạng các tin tức, bài viết, hình ảnh. Trang hiển thị thông tin tổng hợp đóng vai trò như một bản tin điện tử hoặc một kho tư liệu điện tử dùng chung.
    Các thông tin tổng hợp được tổ chức thành các nhóm thông tin (gọi là chuyên mục). Danh sách các chuyên mục thông tin được tạo lập và thay đổi tùy theo chức năng, nhiệm vụ hoặc địa bàn quản lý của đơn vị sở hữu trang thông tin điện tử.

    Một số chuyên mục thông tin gợi ý :

    • Thông tin giới thiệu: Cơ cấu tổ chức; Chức năng nhiệm vụ; Các đơn vị trực thuộc; Truyền thống lịch sử; Thành tựu xây dựng và phát triển

    • Tin tức-sự kiện: phản ánh tin tức liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước nói chung; phản ánh tin tức về các hoạt động nội bộ của đơn vị

    • Điểm báo: điểm các báo xuất bản hàng ngày các tin tức liên quan đến lĩnh vực (hoặc địa bàn) quản lý của đơn vị.
    • Lịch công tác tuần, tháng, năm
    • Thông báo nội bộ
    • Mời họp
    • Văn bản điều hành
    • Bài viết chuyên môn
    • Quy trình, thủ tục hành chính công

    Trang tra cứu văn bản:
    Bao gồm trang tra cứu công báo Chính Phủ và trang tra cứu các văn bản điều hành do đơn vị sở hữu trang thông tin điện tử hoặc các cơ quan liên quan ban hành.
    Trang quản lý công việc, quản lý lịch hẹn, quản lý tài nguyên:

    Hiển thị các thông tin về công việc, lịch hẹn, kế hoạch sử dụng tài nguyên dùng chung:
    • Cho phép cán bộ, công chức chuyên môn ghi nhớ, sắp xếp công việc cần làm; được thông báo về công việc sắp quá hạn, các công việc quan trọng cần giải quyết.
    • Cho phép cán bộ lãnh đạo có thể giao việc cho các cán bộ thuộc quyền và giám sát được tiến độ thực hiện công việc đó.
    • Cho phép ghi nhật ký tiến độ thực hiện công việc theo từng giờ, từng ngày.
    • Cho phép ghi ý kiến chỉ đạo, đề xuất xử lý công việc.
    • Cho phép sắp xếp các cuộc họp, hẹn gặp
    • Cho phép đăng ký, xem kế hoạch sử dụng phòng họp, ô tô...

    Trang hiển thị báo cáo tổng hợp kết xuất từ CSDL của các PM ứng dụng khác:
    Danh sách các báo cáo được tích hợp vào WebĐHTN sẽ được ấn định dựa theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng như nguồn CSDL hiện có.

    Các trang thông tin dịch vụ:
    Trang thảo luận: Cho phép người truy cập trang Web xem và gửi ý kiến thảo luận về một vấn đề nhất định.
    Trang thăm dò ý kiến: Cho phép người truy cập có thể xem kết quả hoặc trực tiếp tham gia biểu quyết lựa chọn phương án cho một vấn đề nào đó.
    Trang tiếp nhận và xem trả lời câu hỏi: Cho phép người truy cập trang thông tin điện tử có thể gửi các câu hỏi và xem thông tin phản hồi về một vấn đề nào đó.
    Các dịch vụ tiện ích khác: gửi file, tải các phần mềm hệ thống, phần mềm tiện ích, chat...
    Mô hình cấu trúc nội dung thông tin của trang WebĐHTN như sơ đồ.

    Nguyễn Tuấn Anh
    Công ty công nghệ tin học ISA
    37 Hùng Vương Hà Nội,
    ĐT: 7340405, e-mail: anhnt@isavn.com

     

     

    ID: B0308_36