• Thứ Tư, 28/04/2004 08:30 (GMT+7)

    Bảo Việt cải tổ từ... hệ thống văn thư


    Ông Trương Mộc Lâm, tổng giám đốc Bảo Việt

     

    Thật đáng ngạc nhiên, cuộc khảo sát về ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính gần đây cho thấy, 60% DN trả lời  đã áp dụng CNTT vào quản lý hành chính, văn thư, nhưng chỉ có 5 - 6% đủ tự tin trả lời họ ứng dụng có hiệu quả. Bài học kinh nghiệm của Bảo Việt sẽ là một ví dụ tốt cho các tổ chức, doanh nghiệp trong vấn đề này

    Là doanh nghiệp lớn với 120 chi nhánh trải trên dải đất hình chữ S, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tài chính - bảo hiểm, Bảo Việt hoạt động trong môi trường sức ép cạnh tranh rất lớn, với các đối thủ nước ngoài nhiều kinh nghiệm như AIA, Prudential... Nhận thấy sự yếu kém trong bất cứ mắt xích nào của hệ thống cũng làm suy giảm sức cạnh tranh, lãnh đạo Tổng Công Ty đã quyết định cải tổ bằng việc triển khai ứng dụng CNTT trong các hoạt động từ quản lý hành chính tới nghiệp vụ kinh doanh. Với khối lượng công văn, giấy tờ, hồ sơ cực kỳ lớn do đặc thù công việc, quản lý văn thư trở thành một vấn đề bức xúc. Và họ đã chọn  hệ thống quản lý văn thư là bước đột phá đầu tiên.

    Các vấn đề đặt ra với công tác quản lý văn thư

    Trước hết đó là việc quản lý luồng công văn đến và đi. Giả sử có 5 người phải tham gia trong quá trình xử lý một công văn X, vấn đề mà các hệ thống văn thư cần phải giải quyết là làm thế nào để quản lý được luồng lưu chuyển giữa 5 người đó? Hôm nay, ngày mai, công văn đó đang nằm ở đâu? Ai đã đọc nó, ai chưa? Có xử lý kịp thời?... Hệ thống văn thư thủ công truyền thống nhiều khi  không thể quản lý, theo dõi được, dù có đặt ra những quy định nghiêm ngặt về cách thức làm việc.

    Tiếp theo là việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, chiếm rất nhiều quỹ thời gian của các nhân viên hành chính văn thư. Nếu bất chợt nhận lệnh của sếp là tìm ngay một hồ sơ cách đây 3 năm chẳng hạn, nhân viên sẽ kinh hãi biết chừng nào, nhất là với đơn vị lớn thường phát sinh đủ loại giấy tờ, thủ tục như Bảo Việt.

    Ngoài ra, với cách làm việc thủ công, khó có thể tạo được môi trường làm việc cộng tác, chia sẻ thông tin, cùng đóng góp xây dựng một dự án...

    Lựa chọn phương án đầu tư

    Năm 1997, Bảo Việt lựa chọn công ty CMC - đơn vị phát triển sản phẩm 'Hệ thống quản lý tài liệu và lưu chuyển thông tin DocMan' - làm đối tác chính triển khai ứng dụng quản lý văn thư. Trong quá trình cộng tác, Bảo Việt đã đặt ra các yêu cầu, bài toán rất cụ thể, CMC phát triển trên nền tảng DocMan. Tiếp đó Bảo Việt cùng phối hợp với CMC tiếp nhận, triển khai hệ thống. Đây là 2 yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công sau này của hệ thống.

    Hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu và lưu chuyển thông tin

    Quản lý luồng công văn đến và đi.  Công văn, tài liệu dạng giấy được số hoá bằng cách gõ (typing) hoặc quét (scan) và chuyển vào máy tính. Đây là khó khăn đầu tiên mà nếu không quyết tâm vượt qua thì chương trình cải tổ phá sản. Những quy định, phương thức làm việc mới được đặt ra. Một trong các quy định đó là: Tổng giám đốc chỉ nhận các công văn đến đã số hóa, và ngược lại, chỉ ký các công văn đi (bằng giấy) khi có bản điện tử đi kèm. Tương tự với các phòng chuyên môn. Như vậy đòi hỏi gần như 100% công văn giấy tờ phải được số hóa!

    Sau đó, tài liệu được lưu chuyển thông qua hệ thống thư điện tử trong mạng intranet hoặc mạng internet (nếu ở các chi nhánh địa phương). Khác với hệ thống thư điện tử thông thường chỉ nhận, chuyển thư và quản lý thư cục bộ, DocMan có khả năng quản lý, theo dõi được sự luân chuyển của từng công văn, ví dụ: hệ thống biết công văn đã được gửi tới anh A chưa, anh A đã nhận và đọc chưa, đã xử lý và trả lời theo yêu cầu chưa..., vì mọi 'đường đi nước bước' của công văn đều 'lưu vết' trên hệ thống.

    Lưu trữ và tìm thông tin. Tài liệu được cập nhật, lưu trữ  theo các chỉ mục và thuộc tính khác nhau như ngày, nơi, đơn vị phát hành, nội dung ... Việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu được bảo mật và phân cấp. Một tủ tài liệu giờ đây có thể lưu trên vài đĩa CD, tìm kiếm theo chỉ mục vừa nhanh chóng vừa nhẹ nhàng.

    Làm việc cộng tác. Hệ thống tạo ra một môi trường cộng tác thực sự. Các thông tin cá nhân như lịch làm việc cá nhân, hay thông tin chung được phổ biến
    trên hệ thống mạng. Nhiều người có thể cùng tham gia soạn thảo, đóng góp cho một dự án. Ví dụ, người A chủ trì soạn thảo một tài liệu yêu cầu người B, C, D tham gia, trong đó B, C cùng soạn thảo, D chỉ đóng góp ý kiến. Khi đó, người A sẽ định nghĩa trên hệ thống, ngay lập tức mối liên kết giữa tài liệu và người B, C, D được tạo ra theo sự phân quyền mà A định nghĩa, tức là B, C được phép sửa, bổ sung tài liệu (edit), còn D chỉ đọc được (read-only) và đính kèm ý kiến.

    Phân luồng công việc. Hệ thống cung cấp công cụ để người sử dụng dễ dàng thiết kế, kiểm tra, thực hiện và giám sát mọi quy trình lưu chuyển công việc trong tổ chức. Khi đó, việc quản lý trở nên dễ dàng. Ví dụ: khi nhận được công văn về 'tái bảo hiểm', văn thư chỉ cần chuyển công văn đó vào luồng công việc 'tái bảo hiểm' mà không cần biết đến đích xác người cần phải nhận công văn là ai. Quy trình đã được thiết kế sẽ tự động làm việc.

    Rào cản ban đầu

    Gia tăng cường độ làm việc, sức ép do chạy đuổi theo luồng công việc, trục trặc ban đầu của hệ thống, sự chênh lệch về trình độ giữa các nhân viên, tư tưởng hoài nghi, chán nản... Biết bao khó khăn tất yếu ban đầu. Nhưng Ban Giám Đốc đã lường trước, vì họ hiểu, như lời của ông Trương Mộc Lâm, chủ tịch HĐQT kiêm tổng giám đốc Tổng Công Ty Bảo Hiểm Việt Nam: 'Xây dựng được hệ thống hành chính điện tử đã khó, nhưng sử dụng được hệ thống thực sự có hiệu quả thì còn khó hơn nhiều. Rào cản lớn nhất là sức ì trong phương thức làm việc của hệ thống cũ. Để chiến thắng được rào cản này, toàn công ty phải nỗ lực, đặc biệt phải có sự quyết tâm lớn của người lãnh đạo cao nhất'.

    Những nỗ lực rồi cũng thu được kết quả. Sau một thời gian, nhân viên văn phòng đã quen dần với môi trường làm việc mới...

    Và những kết quả đem lại từ hệ thống quản lý văn thư điện tử

    Trên 50% số nhân viên hành chính được chuyển sang công tác nghiệp vụ. Trên 30% chi phí giấy, mực in để sao chép tài liệu, công văn được tiết kiệm. Giảm đáng kể chi phí lưu trữ, bảo quản sổ sách giấy tờ. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu. Tốc độ lưu chuyển công văn tăng lên gấp nhiều lần. Trước đây, để một công văn tới tay người có trách nhiệm xử lý phải mất một buổi làm việc hoặc hơn, thì  nay thời gian chỉ tính bằng phút. Khoảng 90% công văn tài liệu lưu chuyển đã được 'số hóa', với trên 120 loại tài liệu khác nhau và hàng chục ngàn văn bản được lưu chuyển qua hệ thống trong một năm. Phong cách làm việc của đội ngũ nhân viên văn phòng Bảo Việt được thay đổi căn bản. Đặc biệt, hệ thống đã trở thành công cụ hiệu quả hỗ trợ công tác quản trị của Ban Giám Đốc. Nhờ hệ thống này, chu trình công việc được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ, đội ngũ nhân lực được điều phối một cách hợp lý, chất lượng và năng lực của từng nhân viên cũng được đánh giá một cách khá chính xác.

    Sử dụng hệ thống DocMan của CMC giúp Bảo Việt tiết kiệm hàng trăm ngàn USD chi phí so với việc mua một giải pháp tương tự của nước ngoài. Ngoài ra, sau quá trình cộng tác, đội ngũ nhân lực CNTT của Bảo Việt đã lớn mạnh lên rất nhiều, đủ sức đảm đương những trọng trách mới.ÿ

    Nguyên Khê, Lộc Minh

    ID: B0211_32