• Thứ Hai, 19/04/2004 09:33 (GMT+7)

    Tin học hóa quán "NGON"

    Qua khỏi cổng dinh Thống Nhất, xuôi theo đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, quán "Ngon" toạ lạc ở mé bên trái đường. Bóng các cây dừa, cây cau và các bụi chuối tạo ra một vùng không gian xanh và mát dịu cho mô hình độc đáo này: quán không có bếp tập trung mà là bếp phân tán, với các hàng quán có rất nhiều món ăn khác nhau. Và bài toán tổng kết tài chính cuối ngày ở quán này đã tới lúc phải nhờ đến một giải pháp công nghệ thông tin (CNTT)...

    Thử hình dung bài toán sau: cuối ngày, chủ quán "Ngon" sẽ phải tổng kết tài chính và thanh toán kịp thời, chính xác với các tiểu chủ trong quán. Quan sát kỹ, bạn sẽ thấy quan hệ giao dịch trong ngày giữa quán chính và các tiểu chủ của các quán thành viên dựa vào "coupon".

    "Coupon" được xem như một thứ chứng từ chứa thông tin khách gọi món ăn, đồng thời cũng là công cụ thanh toán tài chính vào cuối ngày. Việc giao dịch thông tin như vậy là một tình huống mà CNTT có thể hỗ trợ đắc lực để bảo đảm sự chính xác và tránh mất tiền.

    Có thể ngồi ăn tại một góc, quan sát để thấy rằng hình như có đến... 101 tình huống có thể xảy ra nhầm lẫn. Nếu đây là bối cảnh một... văn phòng công ty tấp nập, nhân viên ra vào theo một trật tự quy định thì việc quản lý sẽ được tổ chức đầy đủ và không khó. Tuy vậy, đằng này lại là một nhà hàng luôn có đông thực khách, bếp núc thì phân tán và đa dạng với đội ngũ phục vụ có thể biến động. Ứng dụng CNTT vào bối cảnh này xem ra không phải là không có lắm thách thức. Tuy vậy, Trung Tâm Khả Thi (TP.HCM) đã đưa ra giải pháp cho quán "Ngon" từ tháng ba năm nay.

    Khi ứng dụng giải pháp này, quán "Ngon" hưởng được ba lợi ích sau:

    o  Thúc đẩy việc đáp ứng nhanh hơn nữa cho thực khách: Quán có thể nhập thông tin cực nhanh và bảo đảm được sự đúng đắn của thông tin.

    Nâng cao hiệu quả các biện pháp ngăn chặn mất tiền trong lúc kinh doanh: Điều này đòi hỏi phải có một giải pháp không những về mặt CNTT mà cả về mặt quản lý, dựa trên một bối cảnh rất riêng của quán.

    Khi làm việc trong mạng LAN, nếu máy chủ (server) gặp sự cố kỹ thuật, việc tiếp tục điều hành kinh doanh vẫn bình thường, không bị gián đoạn với giải pháp này.

    Và ngoài ra, đây mới chỉ là giai đoạn khởi đầu; giải pháp còn có thể được ứng dụng nhiều hơn và phong phú hơn trong tương lai.

    Bây giờ, hãy xem giải pháp này tiến triển ra sao...         

    o  Mỗi thủ quỹ (cashier) ngồi bên một máy tính. Các máy tính được chạy trong một môi trường LAN nhưng chương trình chạy độc lập từ đĩa cứng cục bộ. Mỗi khi Cashier đăng nhập (login) vào hệ thống, thông tin của bản thân cashier sẽ được lưu lại và cập nhật vào từng hoá đơn (bill) khi phát sinh bill ăn uống.  Ngoài ra, bill còn chứa đựng các thông tin cụ thể như một bill viết tay theo kiểu bình thường và cuối cùng là các món ăn được gọi với số lượng có giá tương ứng và tổng.

    o Cashier ngồi sau mỗi máy tính sẽ in lệnh đặt hàng (không có giá trị thanh toán), tiến hành in bill (quá trình in bill cũng mang nhiệm vụ kiểm tra một số thông tin về bill, nhằm bảo đảm bill chỉ in một lần trong bất cứ tình huống nào).

    o Giải pháp tính cả đến trường hợp bill miễn phí và chấp nhận các cách thanh toán đa dạng khác của thực khách (ghi nợ, tiền mặt, nhiều loại tiền).

    o  Mỗi bill chỉ có hiệu lực trong ngày, nhờ một quy định thông tin do người quản trị hệ thống phổ biến. Điều này ngăn chặn việc lập bill giả.

    o  Thông tin bán hàng của từng Cashier sẽ được lưu hàng ngày tại máy tính của họ.

    o  Khi kết thúc ca, Cashier lập báo cáo cuối ca và chuyển về người quản trị hệ thống.

    Về mặt kỹ thuật, giải pháp cũng hỗ trợ cho các thao tác của Cashier thuận tiện. Hệ thống các phím gõ tắt dễ dùng, dễ nhớ giúp cho việc nhập liệu của Cashier cực nhanh và bảo đảm chính xác.

    o  Người quản trị hệ thống làm việc tại máy chủ nhưng vẫn có thể kiểm tra được toàn bộ tình hình thông tin của quán. Với tiện ích cập nhật dữ liệu từ Cashier, giải pháp này giúp người quản trị hệ thống có thể chọn bất kỳ Cashier nào để kiểm tra.

    o  Động tác cập nhật toàn bộ dữ liệu của các Cashier theo từng ngày và tổng hợp số liệu sẽ giúp kiểm kê doanh thu bán hàng, biết các hóa đơn chưa thanh toán, biết thông tin cuối ca của họ, doanh thu tổng hợp, thống kê thực phẩm ăn uống, thống kê các hóa đơn bị hủy...

    Giải pháp còn giúp cho việc phân quyền rạch ròi giữa trách nhiệm thông tin của từng Cashier và của người quản trị hệ thống. Do cách tổ chức độc đáo với việc có nhiều "quán" trong cùng một quán chính, hệ quả về khối lượng thông tin phát sinh là cực kỳ lớn. Vì vậy, giải pháp này tính đến việc tổ chức sao lưu và khôi phục thông tin một cách linh hoạt.ÿ

     Trương Chí Dũng

    ID: B0209_36