• Thứ Hai, 27/09/2004 14:57 (GMT+7)

    Mua và sử dụng máy tính?

    Mua sắm máy tính (MT) thường chiếm khoản đầu tư lớn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng vẫn phát sinh nhiều chi phí khác, đôi khi còn lớn hơn nhiều đầu tư ban đầu. Chi phí phát sinh là tất yếu và phụ thuộc nhiều vào việc mua MT. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm của tạp chí TGVT-PCW VN trong hơn 10 năm hoạt động

    Mua sắm máy tính (MT) thường chiếm khoản đầu tư lớn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng vẫn phát sinh nhiều chi phí khác, đôi khi còn lớn hơn nhiều đầu tư ban đầu. Chi phí phát sinh là tất yếu và phụ thuộc nhiều vào việc mua MT như thế nào. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm của tạp chí TGVT - PCW VN trong hơn 10 năm hoạt động.

    Tiếp theo bài về đầu tư MT trong cơ quan nhà nước (TGVT - PCW B tháng 7/2004, trang16), chúng tôi muốn đề cập vấn đề này ở phạm vi rộng hơn, trong các tổ chức - doanh nghiệp vừa và nhỏ (gọi tắt là TC-DN).

    Với phần lớn các TC-DN, ứng dụng văn phòng, quản lý và giao dịch luôn chiếm một mảng lớn trong hoạt động nghiệp vụ. Yêu cầu về trang thiết bị cho mảng hoạt động này có nhiều điểm chung. Dưới đây là những điểm quan trọng mà người quản lý cần phải quan tâm.

    Thương hiệu

    MT cá nhân là công cụ hỗ trợ TC-DN trong hoạt động nghiệp vụ, bởi vậy khi đã đưa vào hoạt động thì yếu tố hiệu quả phải đặt lên hàng đầu. Do đó, một nhà cung cấp uy tín, vừa đảm bảo chất lượng, số lượng MT theo yêu cầu, vừa đủ khả năng hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn trong quá trình sử dụng, sẽ thích hợp hơn cả.

    Trên thị trường hiện nay, ngoài các thương hiệu Việt Nam đang được đánh giá cao thì MT còn do nhiều hãng nước ngoài (NN) nổi tiếng cung cấp. Mặc dù khác biệt giữa MTVN và MTNN ngày càng thu hẹp cả về giá lẫn chất lượng nhưng chọn loại nào vẫn là câu hỏi lớn cho nhà quản lý. Không đi vào từng ngành ứng dụng, chúng tôi chỉ nêu ra một số tiêu chí cơ bản trong việc lựa chọn, giúp người dùng tham khảo làm cơ sở để cân nhắc .

    MTVN với ưu điểm nổi bật là giá rẻ nên trước mắt giải quyết được một vấn đề lớn và rất phổ biến hiện nay đối với nhiều TC-DN là kinh phí hạn hẹp. Hơn nữa, do nhiều tùy chọn về cấu hình, dễ thay đổi, nâng cấp nên MTVN phù hợp với các TC-DN hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu, giải trí, dịch vụ... nơi một máy có thể phục vụ nhiều người và những ứng dụng thường đòi hỏi thay đổi, nâng cấp cấu hình hàng loạt.

    MTNN của các hãng nổi tiếng thường được đề cao bởi chất lượng, độ ổn định, khả năng tương thích và PM hợp pháp kèm theo (HĐH, tiện ích...). Nhờ vậy, mặc dù giá cao và ít khả năng nâng cấp hơn MTVN nhưng MTNN vẫn được ủng hộ bởi tính chuyên nghiệp, giúp TC-DN vận hành ổn định hệ thống nghiệp vụ, dễ quản lý, giảm chi phí phát sinh, đặc biệt về bảo hành, bảo trì. Hiện MTNN được dùng nhiều trong các TC-DN nhà nước, ngành tài chính, ngân hàng...

    Tuy nhiên, sự so sánh trên chỉ là tương đối, nhất là trong bối cảnh MTVN đang ngày càng áp sát MTNN về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

    Cấu hình

    Những công việc thông thường như ứng dụng văn phòng (văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, trình diễn), gửi nhận e-mail, duyệt web, giải trí... không đặt ra vấn đề gì đặc biệt về cấu hình đối với phần lớn MT mới đang có trên thị trường. Ví dụ về một MT thông thường với cấu hình chuẩn hiện nay: CPU - Celeron/Pentium 4 tốc độ 2GHz hoặc hơn; bộ nhớ 128 - 256MB; card màn hình và card mạng tích hợp; đĩa cứng 30/40GB; ổ đọc CD-ROM. Cần lưu ý công nghệ MT thay đổi rất nhanh, tính năng ngày càng cao và giá ngày càng hạ.

    MT cho một dự án tổng thể cần phải mua đồng bộ, ví dụ nếu trang bị MT cho một bộ phận nào đó sẽ nối mạng để dùng chung tài nguyên, phải mua đồng loạt cùng cấu hình với card mạng có sẵn từ một nhà cung cấp, tránh tình trạng mua mỗi nơi một thứ, mua trước mua sau. Nhờ vậy, không những hệ thống hoạt động ổn định mà còn rất thuận tiện cho việc bảo hành, bảo trì hoặc nâng cấp.

    Bảo hành - Bảo trì,Hỗ trợ kỹ thuật

    Vòng đời trung bình của một MT để bàn thường được coi là 3 năm (có thể ngắn hơn tùy mục đích) do công nghệ phát triển rất nhanh. Một MT được gọi là mạnh cách đây 3 năm sẽ chạy các ứng dụng hiện tại một cách ì ạch, thậm chí không thể. Bởi vậy, việc khai thác MT cần được tính toán sao cho có lợi nhất. Một trong những yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sử dụng MT là vấn đề bảo hành - bảo trì. Các thành phần quan trọng nhất như bộ xử lý (CPU), bo mạch chủ (mainboard) và bộ nhớ (RAM) thường có thời gian bảo hành cao nhất là 3 năm, còn các thành phần còn lại thường là 1 năm. Tuy nhiên, thời gian bảo hành thường đi đôi với giá thành; thời gian càng dài thì giá càng cao, cũng đồng nghĩa với chất lượng tốt hơn.

    Nên cố gắng để đạt được chế độ bảo hành tối đa (nhất là nếu đơn vị không có một bộ phận kỹ thuật riêng), cho dù phải chi phí cao hơn nhưng lợi ích nó đem lại còn lớn hơn:

    - Hệ thống MT vận hành ổn định, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ

    - Giảm thiểu chi phí phát sinh

    - Dễ dàng tính chi phí, ngân sách

    - Không mất thời gian kiểm tra, xét duyệt khi cần phải chi phí thêm.

    Khi thỏa thuận về chế độ bảo hành, người có trách nhiệm không chỉ cần lưu ý về thời gian, mà còn phải quan tâm đến cam kết của nhà cung cấp về thời hạn, cách thức xử lý sự cố; khi cần có thể cho mượn thiết bị mới để sử dụng trong khi chờ bảo hành.

    Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý về những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành không thuộc các điều khoản bảo hành. Trong trường hợp này, nhất định phải có trách nhiệm của nhà cung cấp dưới hình thức hỗ trợ, tư vấn kỹ thuật.

    Bảo trì là một công việc thường xuyên và định kỳ nhằm kiểm tra hoạt động, kịp thời phát hiện và khắc phục những hư hỏng để hệ thống luôn ở tình trạng tốt nhất. Bảo trì có thể thực hiện bởi chính nhà cung cấp, đơn vị thứ ba, hoặc bộ phận kỹ thuật.

    Quản lý và những vấn đề khác

    Quản lý, hay nói cách khác là sắp xếp và đặt ra những nguyên tắc sử dụng MT là điều cần làm trước khi đưa hệ thống vào vận hành.

    Nếu trong TC-DN có dưới 5 MT thì có lẽ chưa cần đến sự quan tâm đặc biệt nào. Nhưng khi có 10 - 20 máy thì cần có người hoặc bộ phận chuyên trách, hoặc dịch vụ bảo trì. Còn nhiều hơn nữa thì cần một phòng chuyên môn (kỹ sư, kỹ thuật viên CNTT) là điều chắc chắn.

    Điều kiện kỹ thuật cần đảm bảo để vận hành và bảo quản MT (chỗ đặt máy, điều hòa không khí, điện nguồn). Tiếp đó là lắp đặt và cài đặt PM theo yêu cầu, thiết lập kết nối mạng, chia sẻ tài nguyên (máy in, Internet...).

    Việc sửa chữa, nâng cấp MT tùy theo số lượng máy, khả năng chuyên môn của bộ phận kỹ thuật hoặc giao hẳn cho một đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Lên kế hoạch bảo trì, bảo hành,  nâng cấp... là việc quan trọng phải được thường xuyên quan tâm.

    Hướng dẫn người dùng và đặt ra  quy định sử dụng cũng là một công việc rất cần thiết. Thực tế, người dùng cuối thường ít có cơ hội hoặc khó can thiệp vào phần cứng nhưng lại dễ dàng tự thay đổi, cài đặt hoặc xóa PM. Dù vô tình hay cố ý, hậu quả của việc này khó lường trước: nhẹ thì máy chạy không ổn định, nhiễm virus... nặng hơn thì máy treo, mất dữ liệu, thông tin bị đánh cắp... thậm chí làm tê liệt toàn bộ hệ thống. Đây có lẽ là vấn đề mà bất kỳ hệ thống MT nào cũng gặp phải. Bởi vậy vai trò quản lý ở đây phải được đề cao.

    Ngoài việc quản lý, điều hành từ trung tâm (điều hành mạng) bằng công cụ phần cứng và PM về hành vi của người dùng thì vấn đề phải kiểm soát việc cài đặt PM trên máy của họ, bao gồm cả biện pháp kỹ thuật và hành chính cũng không thể thiếu. Công việc của người quản trị mạng gồm:

    - Hướng dẫn sử dụng MT đúng cách.

    - Không cho người dùng tự ý cài PM, (càng ít PM càng ít rắc rối, tốn ít thời gian hỗ trợ, xử lý kỹ thuật)

    - Kiểm tra virus (đĩa, CD) PM 

    - Không cho phép cài và dùng PM chia sẻ qua Internet (Kazza, eDonkey...) vì có thể làm rò rỉ thông tin.

    Nhiều người cứ lầm tưởng dùng MTNN là có thể cài PM "tá lả" mà máy vẫn chạy ổn định. Sai lầm! Kinh nghiệm thực tế cho thấy MTVN vẫn chạy ổn định, rất ít phát sinh lỗi bất thường nếu chỉ cài các PM chuẩn cần thiết, sử dụng đúng cách…

    Cái khó của việc mua máy tính là mua như thế nào và càng khó hơn là sử dụng ra sao? Có thể nói đầu tư ban đầu để mua MT chỉ là phần nổi của tảng băng. Điều mà chúng tôi muốn chia sẻ qua bài viết này là người quản lý cần nhận thức đầy đủ những công việc sẽ phải giải quyết khi quyết định mua sắm máy tính. Có thể  so việc mua máy tính với tuyển nhân viên: phải chọn đúng người, phải giao đúng việc và tạo điều kiện cho họ phát huy khả năng.

    Quốc Tuyên - Nhật Thanh

    ID: B0409_34