• Thứ Hai, 29/11/2004 14:24 (GMT+7)

    Top 100 CIO danh dự châu Á: Vì sao Weixin?

    Công ty TNHH TM-DV Uy Tín (tên quốc tế là Weixin Cargo Services) tháng 4/2004 đã nhận được chứng chỉ danh dự CIO 100 Honouree 2004 (100 đơn vị danh dự năm 2004 do tạp chí CIO's Asia bình chọn). Đây là giải thưởng hàng năm ở khu vực châu Á dành cho những doanh nghiệp xuất sắc trong triển khai, úng dụng CNTT


    Công ty TNHH TM-DV Uy Tín (tên quốc tế Weixin Cargo Services) tháng 4/2004 đã được nhận chứng chỉ danh dự CIO 100 Honouree 2004 (100 đơn vị danh dự năm 2004 do tạp chí CIO's Asia bình chọn). Đây là giải thưởng hàng năm ở khu vực châu Á dành cho những doanh nghiệp xuất sắc trong triển khai, ứng dụng CNTT.

    Vinh dự


    Bà Đặng Thị Thùy Hương - giám đốc điều hành Weixin

     

    Với chứng chỉ CIO 100 Honouree 2004, Weixin chính thức có mặt trong danh sách những doanh nghiệp uy tín nhất của châu Á, sánh vai cùng 99 doanh nghiệp xuất sắc khác như HSBC Bank MalaysiaBhd (Malaysia), MasterCard International (Singapore)...

    Weixin là DN VN duy nhất và có ít nhân viên nhất trong top 100 này: chỉ 90 nhân viên (các DN khác từ 100 nhân viên trở lên), Weixin có tầm hoạt động rộng khắp thế giới - dù ít người - chính nhờ sự ứng dụng sáng tạo công cụ CNTT.

    Về nguyên nhân chính lựa chọn Weixin vào 'Top 100', theo tạp chí CIO' Asia: 'Weixin đã thực hiện một website hữu ích giúp khách hàng (KH) và các đại lý (ĐL) giao dịch trực tiếp với công ty thông qua thiết lập các loại chứng từ - booking note (phiếu đặt chỗ gửi hàng), bill of lading (vận tải đơn dường biển)... xem lịch vận tải (sailing schedule), tình trạng vận chuyển hàng hóa (status tracking)- ngay trên website. Thông tin trực tuyến, được xem như dữ liệu đầu vào, sẽ được tự động xử lý và chuyển tới hệ thống quản trị trực tuyến để công ty kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh'.

    Chỉ với một website, vì sao Weixin có thể gây ấn tượng với những chuyên gia xét chọn của CIO' Asia?

    Không ngừng tìm tòi phương thức trao đổi thông tin

    Weixin là công ty giao nhận vận tải quốc tế (International Freight Forwarder), thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa trên nhiều nước chủ yếu theo đường thủy, gồm: tổ chức thu gom hàng hóa, đóng hàng, vận chuyển, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng theo ủy thác của chủ hàng.

    Sau khi đóng hàng và giao hàng cho tàu, Weixin phải chuyển chứng từ hàng hóa, vận đơn cùng các chứng từ, hóa đơn khác đến ĐL giao nhận ở các cảng đến để ĐL thực hiện giao hàng cho người nhận khi hàng đến. Việc trình bản lược khai hàng hóa (cargo manifest) cho hải quan cảng đến phải sớm theo yêu cầu các nước, chẳng hạn hàng hóa đến Mỹ, Thái Lan phải làm thủ tục trước 24 giờ.

    Chứng từ đến muộn, tàu chậm thông quan, hải quan sẽ phạt tiền rất nặng. Bên cạnh đó, Weixin cũng thường phải liên lạc với nhiều ĐL, KH để nắm và thông báo tiến độ hàng đi, đến, đang ở cảng trung chuyển nào...

    Hiện Weixin giao dịch với 84 quốc gia trên thế giới, mỗi tháng có gần 1.000 container hàng xuất nhập, thường xuyên phải liên lạc với 500 ĐL, 4000 KH... Weixin luôn phải tìm tòi phương thức trao đổi thông tin, chứng từ nhanh chóng nhưng tiết kiệm chi phí.

    Năm 1994, khi bắt đầu hoạt động, Weixin thường dùng fax chuyển chứng từ. Đến 1997, Internet vào Việt Nam cũng là lúc Weixin nhanh nhạy chuyển sang quét ảnh (scan) chứng từ gốc và gửi ảnh qua e-mail, hay dùng Internet fax. Cách này tiết kiệm nhiều so với fax thủ công nhưng còn không ít nhược điểm: Trên chứng từ scan, thông số viết bằng tay đôi khi khó đọc; hóa đơn scan nên in ra không đẹp; Email đến chậm do Internet trục trặc... Do đó, Weixin vẫn tiếp tục tìm tòi và nghiên cứu hướng đi, công nghệ mới nhằm thoả mãn yêu cầu tiết giảm chi phí đồng thời đảm bảo an toàn và nhanh cho việc chuyển chứng từ đi khắp thế giới. Và Weixin đã thành công.

    Biến website thành công cụ kiểm soát vận tải điện tử

    Năm 2002, Weixin quyết định dùng website tương tác trực tiếp với KH. Trước đó, Weixin đã tự viết và ứng dụng PM (PM) Quản Lý Vận Tải Hàng Hóa Quốc Tế (Shipping Management System - SMS) nhằm hệ thống hóa toàn bộ hoạt động quản lý kinh doanh vận tải trong công ty. Sau khi PM hoạt động ổn định, Weixin thiết lập website www.weixin.com.vn và cho đồng bộ hóa dữ liệu với SMS. Nghĩa là khi phòng kinh doanh của Weixin lập chứng từ vận tải, cấp vận đơn, lập hóa đơn... vào SMS, dữ liệu về lô hàng đó trong website sẽ thay đổi tương ứng. Ngược lại, khi KH, ĐL nhập thông tin từ web, dữ liệu lập tức chuyển vào vùng tạm của PM, quản trị mạng sau khi kiểm tra thông tin sẽ cập nhật ngay dữ liệu vào CSDL mà không cần nhập liệu lại.

     


    Đồng bộ hóa dữ liệu từ website www.weixin.com.vn sang phần mềm SMS.

    Weixin không thuê dịch vụ hosting (lưu trữ nội dung website) mà thiết lập máy chủ (server) riêng trong công ty. Sau đó, Weixin cấp tài khoản và mật khẩu truy cập (user name/ passworld) cho ĐL, KH, trên cơ sở dó họ truy cập vào website xem, lấy chứng từ gốc. Từ đây, Weixin giảm bớt việc gửi chứng từ qua Email. ĐL chỉ tải chứng từ gốc về từ website, in ra là đã có bản khai chính xác và rõ ràng như cầm chứng từ gốc trong tay. Cách làm này giống như Weixin đã trao tận tay bộ chứng từ cho ĐL và KH. Server lưu trữ thông tin do chính Weixin thiết lập, cấp quyền sử dụng nên đảm bảo kiểm soát và bảo mật thông tin. Website còn có chức năng tự động tạo email báo về server ghi nhận thông tin người truy cập cùng thời điểm truy nhập để lấy chứng từ hay cập nhật thông tin lô hàng, giúp quản trị mạng của Weixin kiểm soát mọi hoạt động ra, vào website. Hiện nay, hầu như nhân viên của Weixin không còn phải làm công việc scan chứng từ, gửi thông báo hàng đến cho ĐL nữa. Tất cả dược PM và website đảm nhận. Thay vào đó, ĐL có giao dịch thường xuyên chỉ cần hàng ngày vào website nhận chứng từ mới. ĐL ít giao dịch sẽ nhận e-mail nhắn nhận chứng từ khi nhân viên Weixin click vào lệnh gửi 'Shipping Advice' trong SMS. Weixin được ĐL ở Mỹ nhận xét là 'ĐL có chứng từ sạch nhất và nhanh nhất'.

    Để giảm thiểu sai sót và nhân lực trong khâu nhập liệu chứng từ, đối với bộ phận hàng nhập, SMS có công cụ tiếp nhận dữ liệu EDI (Electronic data Interchange) từ các ĐL. Thay vì nhập lại chứng từ vào PM, nhân viên nhập liệu chỉ tiếp nhận file EDI và cập nhật vào hệ thống. Đối với bộ phận hàng xuất, nhân viên gửi EDI cho ĐL chỉ bằng '1 click', ĐL có thể cập nhật trực tiếp dữ liệu vào hệ thống của họ. Như vậy, ĐL có thể tiếp nhận bộ chứng từ 'sạch' theo yêu cầu của ngành vận tải từ website và không tốn nhân lực cho việc nhập dữ liệu.

    Đến nay, www.weixin.com.vn thật sự là một công cụ giao nhận vận tải điện tử hữu ích, giúp báo giá, xem và nhận vận đơn, xem lịch trình tàu chở hàng, xem giá cước vận chuyển... cho các ĐL và KH. Đối với người truy cập thông thường (không được cấp username và passworld), họ không được phép xem bản sao các loại chứng từ để bảo mật thông tin, tuy nhiên họ có thể xem tình trạng hàng xuất/nhập nếu như có số vận đơn để tra cứu. Bên cạnh đó, website có thông tin về thông lệ vận chuyển đến từng vùng, tập quán của các cảng biển trên thế giới, ngày nghỉ lễ các nước (để tính lịch vận chuyển), giấy tờ đặc biệt cần có khi muốn xuất nhập hàng hóa, (như hàng gỗ phải có thêm giấy chứng nhận đã khử trùng), bảng mã hàng nguy hiểm, bảng mã hàng may mặc khi xuất khẩu vào Mỹ... để tham khảo trước khi quyết định chuyển hàng. Nhờ vậy website góp phần thu hút không ít KH mới đến với Weixin.

    Quản lý tốt mở hướng kinh doanh

     

     

    Xí nghiệp muốn tiết kiệm thời gian để tập trung kinh doanh nên mua PM SMS sẵn có và rất tin tưởng vì PM đã được Weixin, đơn vị hoạt động cùng ngành ứng

     

     

     

    dụng tốt.  Trước đây xí  nghiệp từng dùng PM do DN làm PM chuyên nghiệp thực hiện nhưng đã phải gỡ bỏ vì PM đó thiếu nghiệp vụ giao nhận vận tải, ví dụ: không giúp hình dung vận đơn giao nhận trên giao diện, thiếu liên kết các chứng từ, thiếu mẫu vận đơn cho hàng lẻ chung chủ... Hiện xí nghiệp chưa thiết lập website giao dịch trực tiếp với khách hàng như Weixin vì chi phí xây dựng server riêng kèm theo giải pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu riêng khá cao. Tuy nhiên mô hình ứng dụng CNTT của Weixin chính là hướng đến của xí nghiệp trong tương lai.
    Ông Đặng Viết Bình - Xí Nghiệp Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế thuộc SOTRANS

     

    Từ việc xây dựng PM và website thành công, từ 2002, bộ phận CNTT của Weixin tách ra lập công ty G.O.L chuyên cung cấp các giải pháp CNTT. PM đầu tay của G.O.L chính là SMS, tiếp đó là các PM quản lý tài chính kế toán, quản lý tính cước điện thoại, quản lý tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu, tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh... Tất cả đều được đúc kết từ chính kinh nghiệm quản lý vận chuyển hàng hóa và kinh doanh của Weixin và G.O.L.

    Qua G.O.L, kinh nghiệm của Weixin đang được nhân rộng, mang lại hiệu quả cho DN khác. Một điển hình đã đầu tư ứng dụng những kinh nghiệm này là Xí Nghiệp Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế thuộc SOTRANS (Tổng Công Ty Vận Tải Miền Nam). Trước đây, xí nghiệp thường tính cước vận tải bằng Excel, World, dữ liệu bị phân tán. Từ tháng 6/2003, xí nghiệp đầu tư PM SMS của G.O.L cho 2 phòng quản lý vận tải hàng hải và hàng không, khoảng 40 người dùng, chi phí 100 triệu đồng. Từ khi ứng dụng CNTT và sử dụng PM, dữ liệu tập trung và bảo mật góp phần giảm chi phí quản lý. 'Trước kia mỗi máy dùng modem quay số, chi phí liên lạc của hai phòng khoảng 500.000đồng/tháng/máy, từ khi có PM giúp dùng chung dữ liệu, chi phí giảm 60%; đến khi có Internet ADSL chi phí chỉ còn 10% so với trước' - ông Đặng Viết Bình, phụ trách cước đường biển nhập của xí nghiệp cho biết.

    Ngọc Khánh
     
     

    ID: B0411_24