• Thứ Hai, 31/01/2005 14:11 (GMT+7)

    Vận hành CNTT như hoạt động kinh doanh: Nói hay, làm không dễ

    Nhiều chuyên gia kinh doanh - CNTT cao cấp đã đề cập về "CNTT - hoạt động kinh doanh" (TGVT - PCW B 10/2004). Đóng góp vào vấn đề này, Michael Rosen, chuyên viên tư vấn cao cấp, chỉ ra rằng giữa CNTT và kinh doanh cần có một tiếng nói chung.

     

    Nhiều chuyên gia kinh doanh-CNTT cao cấp đã đề cập về "CNTT - hoạt động kinh doanh" (TGVT - PCWB 10/2004). Đóng góp vào vấn đề này, Michael Rosen, chuyên viên tư vấn cao cấp, chỉ ra rằng giữa CNTT và kinh doanh cần có một tiếng nói chung.

    Tôi đồng ý với quan điểm CNTT được vận hành như một hoạt động kinh doanh, nhưng thực hiện thành công việc này không đơn giản. Muốn thành công, chúng ta phải xác định trước mắt có những khó khăn, trở ngại gì và làm sao để vượt qua. Tôi nhấn mạnh vào khía cạnh quản lý chi phí. Nếu là kinh doanh, CNTT cần tối ưu hóa các chu trình kinh doanh đầu-cuối (end-to-end processes) và tạo ra những hiệu quả thông qua khả năng trả dần các khoản vốn đầu tư và chi phí cơ sở hạ tầng của toàn bộ các dự án.

    Với CNTT, một chu trình kinh doanh đầu-cuối bao gồm: lên ý tưởng (conception), phát triển (development), triển khai (deployment), vận hành (operation), bảo trì (maintenance), tăng cường (enhancement) và kết thúc (retirement). Mục tiêu của việc vận hành CNTT với tư cách là một bộ phận kinh doanh không phải là đẩy chi phí của một giai đoạn nào đó thuộc dự án xuống mà phải tối ưu hóa các chi phí trên tổng thể chu trình. Nhưng đối với bộ phận kinh doanh, họ chỉ quan tâm đến việc lên ý tưởng, phát triển và triển khai. Nói cách khác, họ chỉ muốn làm sao có được thiết bị, máy móc để làm việc thật nhanh, thật rẻ mà lại không biết đến chi phí ẩn là chi phí để duy trì hoạt động hệ thống. Nếu CNTT là kinh doanh, bộ phận kinh doanh cần hiểu và sẵn sàng chi trả tất cả các khoản chi phí, không chỉ cho việc lên ý tưởng, phát triển và triển khai mà còn cho việc bảo trì, điều hành, tăng cường và kết thúc. Nếu không, các chi phí này sẽ không được tính vào các tài khoản kế toán của DN. Khi mua xe hơi, nếu bạn mua một chiếc xe rẻ như chiếc Yugo thì chí phí bảo trì sau này sẽ lớn trong khi tính năng không cao; còn nếu bạn mua xe Toyota thì sẽ tốn nhiều tiền ban đầu hơn nhưng bù lại chiếc xe mang đến cảm giác tận hưởng tốt và độ tin cậy cao hơn, đồng thời các chi phí bảo trì sẽ thấp hơn về lâu về dài.

    Khi so sánh ví dụ này với công việc kinh doanh và CNTT, chúng ta thấy rằng để đưa ra một quyết định về các khoản chi phí ban đầu như vậy, các đơn vị kinh doanh (cũng như người tiêu dùng) cần phải hình dung ra chi phí tổng sở hữu phải trả. Hầu hết các đơn vị kinh doanh sẽ chọn việc chi trả thêm 20% cho chi phí phát triển để có thể tiết kiệm 200% chi phí bảo trì, điều hành và nâng cao, nhưng đó là chỉ khi có đầy đủ những thông tin cần thiết. Hơn nữa, các đơn vị kinh doanh cần cụ thể hóa những yêu cầu của mình và để cho bộ phận CNTT giải quyết các vấn đề CNTT (cơ sở hạ tầng, nền tảng và sản phẩm) và có thể trả dần, tối ưu hóa các chi phí vận hành của riêng mình.

    Nếu CNTT là kinh doanh, hẳn một DN bất kỳ sẽ nghĩ tới việc thuê dịch vụ CNTT bên ngoài, như thuê toàn bộ hệ thống giải pháp văn phòng. Một trong những lý do mà việc thuê ngoài trở nên rất đáng đề cập ở đây là bởi vì chi phí phát triển thường được (nhà cung cấp dịch vụ) tối ưu hóa trong các chi phí bảo trì, nâng cao và vận hành. Nhưng khi tất cả các chi phí này được cộng dồn lại, tổng chi phí phát triển khi thuê ngoài không phải lúc nào cũng là rẻ.

    Việc giải quyết các vấn đề liên quan tới trách nhiệm đối với chi phí tổng sở hữu sẽ đòi hỏi một sự thay đổi quan trọng trong các chính sách và hệ thống lập ngân sách, kế toán và xuất hóa đơn. Có một điều đáng mừng ở đây là các hệ thống này hiện đang nằm dưới quyền quản lý của các giám đốc phụ trách tài chính, thường là người được chỉ định để kiểm soát các chi phí CNTT.

    Có thể thấy, bước đầu tiên trong việc vận hành CNTT như là một hoạt động kinh doanh là hợp nhất rõ ràng các nhu cầu cần thiết để có được một kết quả giải trình tài chính tốt hơn và sau đó là liệt kê cho các giám đốc phụ trách tài chính để thúc đẩy tiến trình này trở thành hiện thực. Một khi việc này được giải quyết triệt để, CNTT có thể tối ưu hóa các chu trình kinh doanh đầu-cuối và giảm tổng các chi phí của DN.

    Đức Quang lược dịch
    Nguồn: www.cio.com


    Michael Rosen 

    ID: B0502_29