• Thứ Hai, 09/05/2005 14:56 (GMT+7)

    ERP bắt đầu từ chuẩn hóa

    Nếu doanh nghiệp của bạn đã chọn giải pháp ERP thì hãy cố gắng vượt qua rào cản thứ nhất là chuẩn hoá.

    Nếu doanh nghiệp (DN) của bạn đã chọn giải pháp ERP thì hãy cố gắng vượt qua rào cản thứ nhất là chuẩn hóa. Hai nhà cung cấp giải pháp ERP là AZ và Diginet sẽ cho biết DN cần phải làm gì và đòi hỏi nhà cung cấp giải pháp (NCCGP) phải đáp ứng được những yêu cầu gì để đạt mục tiêu trong giai đoạn này.

    Đừng hiểu sai “chuẩn hóa”

    Chuẩn hóa không phải là “ép” DN thay đổi qui trình, hành vi tác nghiệp kinh doanh và sản xuất theo các giải pháp ERP. Theo ông Phí Anh Tuấn - phó giám đốc công ty AZ Solution, sau khi dự các hội thảo ERP về, giám đốc các DN thường lệnh ngay cho nhân viên tin học cấp dưới tìm và mua một giải pháp ERP. Đây là cách lựa chọn giải pháp ERP ngược, nhiều khi đẩy DN vào thế “lỡ mua rồi, phải dùng”. “Trong nhiều trường hợp dù người được giao việc tìm và mua giải pháp có là trưởng phòng CNTT đi nữa thì họ vẫn bị hạn chế ở tầm nhìn quản lý xuyên suốt toàn DN, do đó khó có thể đánh giá được hết nhu cầu quản lý của DN, dẫn tới lựa chọn giải pháp ERP không phù hợp”, ông Tuấn nhận định.

    Ngược lại, chuẩn hóa là kết quả của sự tự đánh giá, tự nhìn nhận của DN nhằm hướng tới sự cải tiến về chất lượng quản lý ở tầm tổng thể DN. “Cách chọn ERP đúng là: mời các nhà tư vấn, định ra nhu cầu thay đổi chất lượng quản lý; sau đó mới lựa chọn giải pháp ERP phù hợp. Chuẩn hóa là công việc đi theo sau đó, thuộc trách nhiệm của cả hai phía DN và NCCGP”, ông Tuấn nhấn mạnh.

    Đối tượng chuẩn hóa chính là qui trình quản lý DN. Có thể hiểu chuẩn hóa là “tối ưu hóa” qui trình nghiệp vụ trong DN theo trình độ của DN và NCCGP. NCCGP càng có nhiều kinh nghiệm về tư vấn quản trị DN sẽ càng cải tiến qui trình nghiệp vụ DN tốt hơn.

    Thách thức từ 2 phía

    Không một NCCGP nào không nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giai đoạn chuẩn hóa vì nó quyết định đến 60% thành công của dự án ứng dụng ERP trong DN. Chuẩn hóa là một giai đoạn phức tạp, trong đó nhiều nghiệp vụ cần được cải tiến ở nhiều cấp.

        Qui trình chuẩn hóa của AZ Solutions
    1. Lần lượt chuẩn hóa:
    - Qui trình kinh doanh, nghiệp vụ;
    - Qui trình nghiệp vụ của từng bộ phận trong công ty, giữa các phòng ban với nhau, giữa các đơn vị thành viên với công ty, giữa các đơn vị thành viên với nhau.
    2. Chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu và dữ liệu
     
     
        3. Xây dựng các kịch bản chuẩn
    4.
    Chuẩn hóa thủ tục về vận hành chương trình, ứng với điều kiện của DN.
     

    Trước khi NCCGP có thể giúp DN cải tiến chất lượng quản lý thì NCCGP phải ghi nhận lại toàn bộ các qui trình nghiệp vụ mà DN đó đang áp dụng. Vì vậy, trong giai đoạn này, nếu các NCCGP càng chuyên nghiệp, họ càng có nhiều cách để có thể tìm hiểu được nhiều thông tin chính xác từ nhiều cấp trong DN. “Vì có đến 4 cấp đối tượng khảo sát từ lãnh đạo đơn vị (ban giám đốc), lãnh đạo trung gian (trưởng phòng), chuyên viên đến người dùng cuối nên các bản khảo sát của NCCGP phải rõ ràng, trong sáng để tốn ít thời gian khảo sát nhất nhưng lấy được nhiều thông tin nhất”, ông Tuấn cho biết.

    Thật ra, với phương pháp luận khoa học, các NCCGP thường hoàn tất giai đoạn ghi nhận thực trạng theo đúng tiến độ. Nhưng giai đoạn tiếp theo, chuẩn hóa dữ liệu và cấu trúc dữ liệu, mới “ngốn” nhiều thời gian của cả hai phía, kéo dài thời gian của dự án ERP. Vì giai đoạn này còn có rất nhiều “bất cập” như xây dựng hệ thống danh điểm chưa khoa học, chưa thống nhất trong các bộ phận trong công ty, các đơn vị thành viên trong tổng công ty; hay số liệu giữa các bộ phận không đồng nhất. Đó có thể là doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ dữ liệu phù hợp với quy trình của một hệ thống ERP. Đó có thể là mức độ quản lý chi tiết mà doanh nghiệp mong muốn đạt được. Ví dụ, ngành dệt may rất cần quản lý chi tiết đến từng mầu, kích cỡ của nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng, Ngành chế biến gỗ cần biết đến kích thước chi tiết của từng thanh gỗ để lập kế hoạch sản xuất chính xác, quản lý văn phòng phẩm thay vì bộ đèn sẽ quản lý đến từng bộ phận đèn như chấn lưu, tắc te, đui đèn… Một giải pháp ERP dù rất mạnh nhưng số liệu không chuẩn thì kết quả xử lý sẽ không còn đúng đắn và việc điều hành của DN cũng kém hiệu quả theo.

    Vì giai đoạn chuẩn hóa quy trình và chuẩn hóa dữ liệu thường đụng chạm đến nội bộ DN và tốn rất nhiều công sức nên một số NCCGP thường có cách làm khá tiêu cực là xây dựng một giải pháp ERP đúng theo thực trạng nghiệp vụ của DN. “Cách làm này thoạt đầu có vẻ hay vì DN thấy được kết quả nhãn tiền gần giống với mình đang làm. Nhưng chúng không cải tiến được mặt chất của quản lý,” ông Tuấn nói, “Chuẩn hóa là cơ sở để nâng cao, cải tiến chất lượng quản lý cả về tri thức, nguyên tắc, qui định quản lý lẫn vận hành quản lý bằng hệ thống CNTT”.

     
      Hệ thống kiểm soát nội bộ LemonSeed
    Công ty Diginet - nhà cung cấp giải pháp ERP Lemon3 - đã đưa ra thị trường hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp LemonSeed. Đây chính là phần mở rộng dịch vụ chuẩn hóa quản lý DN của Diginet. TGVT - PC World series B có cuộc phỏng vấn ông Nguyễn Ngọc Nghĩa, giám đốc khối dịch vụ chuyên nghiệp công ty Diginet.
    Đề nghị ông giới thiệu đôi nét về LemonSeed.
    LemonSeed, hệ thống "Kiểm soát nội bộ", là hệ thống tài liệu mô tả qui chế hoạt động trong một DN bao gồm: Cơ cấu tổ chức; Qui chế hoạt động; Qui trình tác nghiệp; Kiểm soát nội bộ DN. Hiện
     
      Diginet đang cung cấp 2 giải pháp LemonSeed và Lemon3. Chúng tôi sẽ triển khai trung tâm đào tạo về quản lý DN, Lemon3 và các vấn đề quản trị tài nguyên trong 6 tháng cuối năm 2005. Mục tiêu cuối cùng của Diginet là giúp DN khai thác hiệu quả nhất ERP. LemonSeed không phải là phần mềm mà là một hệ thống tài liệu về tri thức quản trị kinh doanh.
    Hiện có rất nhiều DN vướng mắc về qui trình và qui chế tài chính, nhất là các DN từ cơ sở sản xuất đi lên, các công ty cổ phần hóa (không biết quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng quản trị, giám đốc... đến đâu). LemonSeed nhắm vào tất cả các đối tượng DN.
    LemonSeed là sản phẩm độc lập hay phải gắn với Lemon3?
    LemonSeed hoạt động độc lập so với Lemon3. Nghĩa là, DN có thể mua giải pháp này để cải tiến tri thức quản lý DN, sau đó tiếp tục triển khai lên Lemon3 hoặc dùng giải pháp ERP khác.
    LemonSeed có đem lại cho DN hệ thống qui tắc quản lý phù hợp?
    Vì mỗi DN có trình độ, đối tượng và phương pháp quản lý khác nhau nên chúng tôi sẽ khảo sát và xây dựng các nguyên tắc quản lý cho riêng từng DN. Diginet đã có mặt trên thị trường ERP 9 năm, tư vấn cho nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực. Do đó, chúng tôi có khá nhiều kinh nghiệm về tư vấn quản lý, khai thác ERP hiệu quả.
    Nếu một DN có LemonSeed thì các nhân viên và lãnh đạo sẽ tiếp cận với kho tri thức quản lý này như thế nào?
    Ban đầu toàn DN sẽ được Diginet đào tạo. Nhân viên mới vào có thể được DN đó đào tạo hay chuyển sang cho trung tâm của Diginet đào tạo. Qui trình này sẽ thay đổi và nhân viên cũng sẽ cần được tái đào tạo với sự hỗ trợ của Diginet.
    Có gì khác biệt giữa một DN mua LemonSeed rồi triển khai Lemon3 với một DN chỉ mua Lemon3 và vẫn qua giai đoạn chuẩn hóa của Diginet?
    Nếu DN đó chỉ mua Lemon3 thì Diginet chỉ đào tạo cách vận hành Lemon3 để đáp ứng, thực thi các yêu cầu quản lý của họ, chứ không đào tạo cách quản lý một DN như thế nào.
     

    Nội Nhân

    ID: B0505_36