• Thứ Hai, 13/06/2005 08:16 (GMT+7)

    Bước khởi đầu ERP

    Triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý cho các DN, đặc biệt là triển khai ERP là công việc gian nan, đòi hỏi nhiều công sức của cả DN cũng như các nhà triển khai. Trên thực tế, rất nhiều công ty đã phải triển khai ERP nhiều lần mà vẫn chưa đạt được mong đợi.

    Để đáp ứng sự quan tâm đến giải pháp ERP, tạp chí TGVT-PCW VN  tiếp tục những bài viết về lộ trình ứng dụng ERP, từ quá trình lựa chọn giải pháp đến kinh nghiệm triển khai. Đồng thời cùng với các chuyên gia, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc, khó khăn trong quá trình ứng dụng ERP (mục Hỏi- Đáp).

    Triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý cho các DN, đặc biệt là triển khai ERP là công việc gian nan, đòi hỏi nhiều công sức của cả DN cũng như các nhà triển khai. Trên thực tế, rất nhiều công ty đã phải triển khai ERP nhiều lần mà vẫn chưa đạt được mong đợi. Có nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan, nhưng đơn giản cũng có thể là giải pháp ngay từ đầu đã không được chọn đúng với quy mô, quy trình hoạt động của DN. Cũng có thể DN đã không thể hiện được quyết tâm thay đổi đến cùng.
    Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90%, gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí... Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các DN mong muốn.

    Xây dựng lộ trình ứng dụng tin học
    Câu trả lời cho việc tại sao một số dự án ứng dụng ERP vào DN thất bại chính là việc họ đã không xây dựng một lộ trình ứng dụng đúng đắn cho mỗi DN. Trên thực tế hiện nay, các DN hầu hết chưa xây dựng được lộ trình ứng dụng CNTT trong vòng 5 năm trở lên, hoặc mới chỉ có kế hoạch ở mức đơn giản. Chính những kế hoạch đơn giản này đã gián tiếp làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc cho những dự án bất thành của DN.
    Thông thường, việc xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT phải bắt đầu từ các cấp cao nhất của lãnh đạo DN, vì lộ trình ứng dụng này phải phù hợp với lộ trình phát triển của DN đó. Nó phải được xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp và phải được đầu tư đầy đủ nguồn lực cần thiết. Việc kết hợp với các nhà tư vấn ở trong giai đoạn này rất cần thiết.
    Xây dựng lộ trình ứng dung CNTT không chỉ dừng ở PM quản lý mà còn bao gồm hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, các ứng dụng trong tương lai....

    Bước 1. Xây dựng chiến lược/mục tiêu
    Để triển khai ERP thành công, trước hết DN phải đánh giá được hệ thống quản trị và chiến lược kinh doanh của mình. Từ mục tiêu kinh doanh, các DN có thể đưa ra mục tiêu cho PM, giải pháp. Ví dụ: DN đang được vận hành như thế nào? Có những vấn đề phục vụ kinh doanh nào cần giải quyết?
    Việc xác định mục tiêu đúng đắn là điều quan trọng, bao gồm mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, xác định phạm vi triển khai, các quy trình cần được triển khai, các bước triển khai phù hợp theo từng giai đoạn.
    Hãy định nghĩa và tài liệu hóa các quy trình kinh doanh của DN trước khi triển khai ERP. Ban lãnh đạo phải hiểu được ảnh hưởng quan trọng của việc triển khai ERP đến toàn bộ tổ chức.
    Một điều rất quan trọng trong quá trình này là xác định yêu cầu, kể cả những thay đổi về tổ chức và các cán bộ liên quan. Việc xác định ngân sách đầu tư dự kiến cũng nên tiến hành trong giai đoạn này.
    Người phụ trách thực hiện mảng công việc này có thể là lãnh đạo DN kết hợp với các công ty tư vấn. Thời gian chiếm khoảng từ 2 đến 6 tháng.

    Bước 2. Đánh giá và chọn lựa giải pháp
    Chọn lựa giải pháp PM là một vấn đề cực kỳ phức tạp.
    Đối với mỗi DN, việc triển khai hệ thống thông tin quản lý điều hành DN là một khoản đầu tư lớn, do vậy đòi hỏi sự lựa chọn đúng đắn giải pháp cũng như nhà cung cấp dịch vụ tư vấn phát triển. 
    Các yêu cầu đối với giải pháp được thể hiện như sau:
    -  Phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai.
    -  Các chức năng đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của DN tại thời điểm hiện tại và  cả trong tương lai.
    -  Mang đến cho DN một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp cận với mô hình quản lý của quốc tế, có khả năng làm thay đổi về chất quá trình quản lý DN, tạo cơ sở cho việc tái cấu trúc DN.
    -  Đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của DN nói riêng và các yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam nói chung.
    -  Là các giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được khách hàng sử dụng, có tính ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này.
    Các yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai:
    - Có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và dịch vụ quản lý DN, có đội ngũ chuyên gia giỏi về nghiệp vụ và tinh thông về công nghệ.
    -  Có uy tín, đặc biệt đối với những dự án ERP lớn 
    -  Nếu là dự án lớn, nên chọn những công ty đã từng làm các giải pháp quốc tế. Trong nhiều trường hợp chuyên gia tư vấn từ nước ngoài có những kinh nghiệm quản lý quý báu mang đến cho DN phương thức quản lý mới, tiên tiến.
    Thời gian dành cho việc đánh giá chọn lựa giải pháp có thể từ 1 đến 6 tháng.

    Bước 3. Triển khai
    Việc kiểm soát và quản lý chặt chẽ quá trình triển khai cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành bại của dự án. Điều đó được thể hiện trong các yếu tố sau:
    ?  Cần quản lý chặt chẽ, xác định các bước cụ thể và đầu ra công việc cho mỗi bước một cách khoa học. Cần đảm bảo dự án được triển khai đúng thời hạn và với chất lượng đề ra.
    ?  Quá trình triển khai là một quá trình biến động, được xác định bởi kế hoạch thống nhất, vì vậy cũng cần có sự kết hợp hài hòa giữa thực tế triển khai và kế hoạch, cần linh động tuy nhiên cũng hạn chế việc thay đổi.
    ?  Không dập khuôn từ mô hình DN này sang mô hình DN khác. Các cán bộ tham gia triển khai cần linh hoạt, tiến hành các công việc phù hợp với thực tế triển khai của từng DN.
    Thời gian từ 8 tháng đến 1 hoặc nhiều năm dành cho triển khai tùy thuộc vào quy mô dự án và DN.

    Bước 4. Vận hành, bảo trì, nâng cấp
    Hệ thống thông tin luôn là một hệ thống mở. Nó được nâng cấp và mở rộng theo nhu cầu phát triển của DN. Đối với mỗi hệ thống được triển khai, điều kiện căn bản để hệ thống được nghiệm thu chính là việc DN có thể tự vận hành thông suốt được hệ thống thông tin của mình.
    Một trong những vấn đề quan trọng mà nhiều DN đã không chú ý đến trong quá trình vận hành là các giải pháp về an toàn hệ thống, chống sự cố, thảm họa có thể xảy ra. Một khi có sự cố xuất hiện, cần có ngay giải pháp xử lý dựa trên biện pháp phòng ngừa mà nhà cung cấp đề xuất.
    Công tác đào tạo và chuyển giao luôn quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng cũng như nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai. Việc đào tạo phải được tiến hành chi tiết và chuyển giao một cách đầy đủ giữa nhà cung cấp và DN.

    Kết luận
    Tin học hóa DN luôn là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực của DN. Có làm tốt việc xây dựng lộ trình tin học hóa mới giúp DN xây dựng được một hệ thống thông tin thông suốt, kịp thời cho mình. Nó không những hỗ trợ các nhân viên, các nhà quản lý mà còn trợ giúp ban lãnh đạo ra những quyết định quan trọng. Một hệ thống thông tin thông suốt không chỉ giúp DN kiểm soát tốt hoạt động của mình mà còn tăng tính cạnh tranh, đặc biệt trong nền kinh tế hội nhập toàn cầu hóa hiện nay.

    Ngọc Mai
    Chuyên gia tư vấn FPT-ERP

    ID: B0506_36