• Thứ Ba, 14/06/2005 14:24 (GMT+7)

    CIO trong môi trường doanh nghiệp

    Không chỉ được trang bị những kỹ năng, CIO còn cần tới môi trường hoạt động thích hợp, mà trước hết là vị trí lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ và các mối quan hệ trong và ngoài của tổ chức – doanh nghiệp. Có như vậy, cơ hội thành công mới được đảm bảo.

    Không chỉ được trang bị kỹ năng, CIO còn cần tới môi trường hoạt động thích hợp, mà trước hết là vị trí lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ và các mối quan hệ trong và ngoài của tổ chức – doanh nghiệp. Có như vậy, cơ hội thành công mới được đảm bảo.

    Doanh nghiệp (DN) là một tổ chức kinh tế, có chủ sở hữu, gắn với các hoạt động kinh tế và có mục tiêu sinh lời, bảo toàn và tăng vốn chủ sở hữu, phát triển thương hiệu, làm hài lòng khách hàng... Mặt khác, DN nằm trong môi trường cạnh tranh, hoạt động của DN mang tính tức thời (các giao dịch tài chính, kinh tế), việc ra quyết định phải nhanh chóng. Chính vì vậy mà CNTT là một vũ khí quan trọng cho DN. Thậm chí thông tin còn được gọi là tin lực, quan trọng như nguồn nhân lực, tài lực. Việc điều hành, quản trị của nhiều DN hiện nay thực sự là bằng số. Vai trò của CIO trong DN là rất quan trọng: đảm bảo nguồn lực thông tin đầy đủ và được sử dụng hữu hiệu trong hoạt động tác nghiệp và quản lý của DN (xem bài “Bàn về chức danh CIO ở VN”, TGVT-PCW B 5/2005).

    CIO cần được trang bị những kiến thức gì?

    Trong bài trước tôi đã trình bày về những kiến thức, kỹ năng mà một CIO cần có. Ở đây mạn phép đi sâu hơn về môi trường DN. Ngoài những kiến thức chung về CNTT, CIO cần nắm chắc chiến lược phát triển của DN, đặc biệt về tổ chức (các chi nhánh, công ty con hay toàn bộ tập đoàn...) cũng như các loại hình kinh doanh mà DN sẽ tập trung trong tương lai, về cách thức tiêu thụ sản phẩm hay dịch vụ. Nên nhớ, CNTT là công cụ nên nó có nhiệm vụ phục vụ tốt nhất cho sự phát triển của DN. Cũng vì lẽ này mà CIO phải là một nhà lãnh đạo của DN.

    DN là một tổ chức kinh tế nên nó có quy trình hoạt động khá điển hình: Bảo đảm nguồn vốn -> mua sắm nguyên vật liệu -> sản xuất sản phẩm/dịch vụ -> tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ -> thu tiền từ khách hàng... Cần hiểu rằng các quá trình này là một thể thống nhất trong hoạt động của DN. Vật tư hàng hóa liên quan tới tài chính, tới việc mua hàng và phục vụ cho sản xuất. Một khi nắm vững các quy trình cơ bản này, CIO sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch tin học hóa, lựa chọn giải pháp thích hợp và tổ chức triển khai. Và một khi đã tin học hóa, các quy trình phải được vận hành trên cơ sở xử lý thông tin và tránh tối đa sự can thiệp thủ công.

    Cũng từ các quy trình hoạt động này mà CIO cần hiểu được các nhóm người sử dụng của hệ thống thông tin DN, như nhân viên bán hàng, thủ kho, thủ quỹ, người phê duyệt yêu cầu tác nghiệp, quản lý kiểm soát, người ra quyết định. Từ đó mới có kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự phù hợp.

    Như vậy, từ mục tiêu phát triển của DN, CIO đưa ra một quy hoạch ứng dụng CNTT cho DN. Bản quy hoạch sẽ bao gồm nhiều giai đoạn với các mục tiêu khác nhau, các dự toán ngân sách cần có, phương thức triển khai... Việc quy hoạch nói chung là khó và DN có thể thuê các công ty tư vấn bên ngoài thực hiện. Dự án CNTT, nhất là các dự án phần mềm và dịch vụ thường rất phức tạp, mỗi CIO phải nhận thức được điều này. Đó là các dự án liên quan đến thay đổi tổ chức, lề lối làm việc, thay đổi kỹ năng nhân sự, chúng mang tính xã hội hơn là mang tính công nghệ. Chỉ khi ở vị trí cao, CIO mới có thể lãnh đạo việc thực hiện dự án thành công. Cũng do vậy mà CIO cần nắm được phương pháp triển khai dự án CNTT, có kỹ năng quản trị dự án ở mức độ khá.

    Cuối cùng những kỹ năng cho bất cứ nhà lãnh đạo nào như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tập hợp lực lượng, tính quyết đoán càng cần cho một CIO.

    Những câu hỏi mà CIO phải giải quyết

    Một DN, nếu thực sự cần thông tin cho việc nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tính cạnh tranh, nâng cao hình ảnh và thương hiệu mới thực sự cần đến CIO.

    Việc thay đổi DN để tuân thủ các chuẩn mực thế giới vốn đã có trong các phần mềm chuẩn như ERP chẳng hạn, thực sự là cuộc cách mạng. DN có sẵn sàng cho việc thay đổi này hay không?

    Lãnh đạo DN có thực sự mong muốn đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong DN của mình hay không? Sự hỗ trợ của họ cụ thể đến đâu, hay chỉ dừng ở chủ trương, đường lối?
    Việc quy hoạch thường không chi tiết đầy đủ và có phần duy ý chí, mục tiêu quá lớn, công việc quá nhiều cho một khung thời gian eo hẹp. Việc không giới hạn các mục tiêu cụ thể, hoặc cho rằng CNTT làm được tất cả sẽ dẫn tới dự án CNTT bị kéo dài hoặc không đưa hệ thống vào hoạt động được.

    Đội thực hiện dự án của DN thông thường không chuyên trách, bận nhiều việc và dẫn tới dự án bị kéo dài hoặc đi chệch mục tiêu.

    Cuối cùng, nếu không có được một nhà triển khai có năng lực, hiểu chính xác nhu cầu DN, đưa ra giải pháp phù hợp cũng sẽ làm cho dự án kéo dài, vượt ngân sách, hoặc thậm chí thất bại.

    Trên đây là những kinh nghiệm mà tôi muốn chia sẻ cùng các bạn.

    Cơ cấu một Trung Tâm CNTT

    Nếu như giám đốc tài chính có phòng tài chính kế toán là bộ phận phục vụ thực hiện các công việc liên quan thì trung tâm CNTT có vai trò tương tự với giám đốc thông tin (CIO). Tùy theo quy mô DN và nhu cầu tin học hóa mà DN sẽ tổ chức TT CNTT phù hợp. Tuy nhiên những bộ phận chính với các chức năng có thể tham khảo như sau:
    - Phòng Vận Hành và Hỗ Trợ: Vận hành hàng ngày hệ thống thông tin, hỗ trợ, đảm bảo cho các cán bộ liên quan làm việc tốt với các hệ thống thông tin. Tiến hành công việc sao lưu, phục hồi, bảo trì các hệ thống.

    - Phòng Dự Án: tham gia việc hoạch định ứng dụng CNTT trong DN, xây dựng các dự án, tổ chức/giám sát thực hiện dự án CNTT (xu hướng chính là thuê ngoài việc thực hiện triển khai dự án) và đưa các sản phẩm dự án đi vào chế độ vận hành.

    - Bộ phận Văn Phòng: lo các việc hành chính, đối ngoại, quản trị nội bộ TT CNTT.

    Với các DN lớn, mỗi bộ phận kể trên có thể được chia nhỏ hơn như Vận Hành và Hỗ Trợ, Bảo Trì được tách riêng ra, hoặc Phòng Dự Án chỉ lo lập kế hoạch và xây dựng dự án CNTT, việc triển khai dự án (hoặc giám sát triển khai) là một bộ phận riêng.

    Điều cuối cùng tôi muốn nêu ra, CIO không chỉ giới hạn làm việc với TT CNTT mà còn phải làm việc với lãnh đạo điều hành, với chủ sở hữu, với các phòng ban nghiệp vụ, với các nhà máy, phân xưởng, thậm chí với các nhà cung cấp hoặc khách hàng của DN. Có vậy người CIO mới có thể hoàn thành công việc của mình.

    Bùi Quang Ngọc

    ID: B0506_40