• Thứ Năm, 07/07/2005 08:38 (GMT+7)

    Lựa chọn sản phẩm ERP

    Việc lựa chọn một sản phẩm ERP phù hợp lại là câu hỏi lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay, khi mà không phải ai cũng hiểu rõ được ERP và các sản phẩm ERP tại Việt Nam.

    Việc lựa chọn một sản phẩm ERP phù hợp lại là câu hỏi lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay, khi mà không phải ai cũng hiểu rõ được ERP và các sản phẩm ERP tại Việt Nam.

    Trước khi có hệ thống ERP, một báo cáo toàn cảnh về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty dành cho giám đốc điều hành thường được tổng hợp dữ liệu từ các chi nhánh, phòng ban khác nhau. Thông thường để có được một báo cáo như vậy mất khá nhiều thời gian, nhưng kết quả chưa chắc đã chính xác. Nhưng một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ đáp ứng yêu cầu trên ngay lập tức. Chính điều đó đã thôi thúc các doanh nghiệp (DN) lựa chọn ERP như một giải pháp tốt nhất để tin học hóa hoạt động của mình.

    Thực tế diễn ra như thế nào?

    Thông thường, việc tìm hiểu về các sản phẩm ERP được giao xuống bộ phận phụ trách tin học, vì đơn giản ERP liên quan đến CNTT. Có một số đơn vị lại giao cho phòng kế toán hoặc thậm chí là trợ lý ban giám đốc (BGĐ). Sau khi có được một số thông tin về sản phẩm, các bộ phận trên báo cáo lại với BGĐ. Quá trình tiếp theo có thể là mời nhà cung cấp đến trình bày, đấu thầu (nếu có), thương thảo, rồi sau đó ký hợp đồng và triển khai.

    Làm như vậy có gì không đúng?

    Điều không đúng lớn nhất ở đây là việc lựa chọn sản phẩm ERP lại giao cho bộ phận chuyên trách một vấn đề như phòng CNTT, phòng kế toán hoặc trợ lý... bởi vì đơn giản là họ không thể đại diện cho toàn bộ những hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những bài toán “nhức đầu” mà công ty cần giải quyết. Cách làm trên không những không giải quyết triệt để mục tiêu đặt ra mà còn gây lãng phí về thời gian và tiền bạc.

    Câu trả lời ở đâu?

    Câu trả lời sẽ xuất hiện khi DN trả lời được các câu hỏi sau:

    Nhóm nào đánh giá sản phẩm ERP?

    Đặc điểm, chức năng sản phẩm với nhu cầu DN?

    Có ai giống mình đã đi trước không?

    Bao nhiêu tiền?

    “Nối” các phần mềm đang có ở DN?

    Hiệu quả từ đầu tư mang lại?

    Nhóm đánh giá sản phẩm

    Những người trong nhóm phải nắm rõ hoạt động và nhu cầu hiện tại của công ty cũng như những vấn đề công ty cần khắc phục và giải quyết. Những đơn vị ứng dụng ERP thành công là những công ty chỉ định nhóm đánh giá bao gồm người ở cấp độ cao nhất trong công ty về CNTT, và trưởng phó các phòng ban. Trưởng các phòng ban đưa ra các yêu cầu về chức năng của mỗi quy trình hoạt động và phụ trách CNTT sẽ có trách nhiệm xác định việc đáp ứng các nhu cầu đó trên phương diện kỹ thuật. Giám đốc nhóm dự án, rất có thể là một vị phó TGĐ, sẽ giữ vai trò giải quyết các xung đột giữa các phòng chức năng và bộ phận CNTT, đồng thời hướng nhóm đi đúng mục đích là chọn ra được một sản phẩm đúng đắn, phù hợp. Thậm chí, đối với những công ty lớn thì TGĐ, thậm chí CT HĐQT là người xác định. Những công ty lớn như Bibica, Lasuco hay EuroWindow là ví dụ.

    Nghiên cứu đặc điểm, chức năng sản phẩm và xác định nhu cầu DN

    Phải xác định được những vấn đề bản lề mà DN đang gặp phải và mong muốn giải quyết. Tùy thuộc vào phạm vi nào là cơ sở chính yếu để chọn lựa một sản phẩm ERP phù hợp nhất đối với nhu cầu của DN. Sản phẩm ERP cũng chia thành các nhóm khác nhau tùy thuộc vào đặc thù của các ngành nghề. Những sản phẩm lớn hàng đầu như SAP (Đức), Oracle (Mỹ) (đã mua People-Soft và JD Edwards) có những bản chuyên dụng cho các ngành nghề khác nhau như công nghiệp, điện tử, viễn thông, ngân hàng – tài chính... Các chương trình nhỏ hơn như Scala (Thụy Điển), BAAN (Mỹ), hay bộ sản phẩm Microsoft Business Solution (Mỹ)... là các bản phổ dụng, dùng cho các công ty và các ngành nghề khác nhau. Tại Việt Nam, các sản phẩm ERP đều chủ yếu được phát triển từ kế toán và mở rộng thêm các phân hệ khác. Đa phần các sản phẩm này đều yếu về phần quản trị sản xuất và các phân hệ tích hợp khác như quản trị nhân sự, tiền lương, MIS..., chẳng hạn như AZ, Bravo, Fast Accounting (Fast), FPT.Success (FPT)...

    Sự khác biệt lớn nhất giữa các sản phẩm của nước ngoài và của Việt Nam là quy trình. Sản phẩm nước ngoài chứa đựng những quy trình chuẩn quốc tế đã tích lũy qua nhiều năm triển khai cho nhiều công ty khác nhau trên thế giới. Các sản phẩm Việt Nam lại mạnh về kế toán.

    Tuy nhiên, chọn lựa sản phẩm không chỉ dựa trên một điểm mạnh của sản phẩm mà cần xét đến cả những phần khác nữa của sản phẩm. Tất cả các phần mềm ERP đều được xây dựng trên một nền tảng kiểu mẫu nào đó mà có thể thích hợp hay không.

    Một điều cần chú ý là việc mua sản phẩm ERP không giống như bỏ tiền ra thuê một công ty phần mềm viết phần mềm quản lý theo ý mình. Mua ERP còn là mua quy trình quản trị tiên tiến và công cụ khai thác (chương trình).

    Chọn lựa đơn vị triển khai

    Việc chọn lựa đối tác triển khai có tầm quan trọng không kém việc chọn lựa sản phẩm. Với đội ngũ tư vấn triển khai thiếu kinh nghiệm, thiếu hiểu biết về thực tế DN sẽ dẫn đến tình trạng “ông chẳng, bà chuộc”. Và kết quả là các sản phẩm sẽ bị “DN hóa” theo những yêu cầu thực tế của DN. Điều này không khác gì việc DN bỏ tiền ra thuê một đơn vị làm phần mềm viết chương trình quản lý theo ý mình.

    Đa phần các công ty phần mềm Việt Nam vừa viết sản phẩm ERP vừa tự triển khai sản phẩm của mình. Đối với các sản phẩm nước ngoài, sản phẩm được triển khai qua các đối tác triển khai. Công ty Oracle đã hoạt động tại Việt Nam từ năm 1994, nhưng các sản phẩm của Oracle lại được triển khai qua các đối tác như FPT, Pythis...

    Các DN vừa và lớn Việt Nam thường lựa chọn các đối tác lớn, gắn bó lâu dài với DN. Thậm chí có DN đòi hỏi đối tác tư vấn nước ngoài cùng tham dự, nhằm đảm bảo cho sự thành công của dự án.

    Tham khảo các DN đang ứng dụng khác

    Tham khảo kinh nghiệm của một DN đã và đang ứng dụng ERP là việc rất nên làm, không nhất thiết phải tham khảo những DN cùng ngành nghề. Việc học hỏi kinh nghiệm quý báu cũng như những vấn đề họ từng gặp phải có thể giúp tránh được một số rủi ro cũng như tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể.

    Công ty CP Mía Đường Lam Sơn (Lasuco) đã tham khảo rất nhiều các DN đã từng triển khai. Lasuco đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ Bibica khi triển khai và điều đó không những làm giảm những rủi ro, mà gắn liền với nó là giảm chi phí.

    Không chỉ từ bên ngoài, người phụ trách dự án ERP cũng cần tham vấn tất cả các bộ phận trong công ty như nhân sự, tài chính, bán hàng... và đặt họ vào trong quá trình đánh giá sản phẩm ERP. Họ không chỉ hỗ trợ xác định các vấn đề trong phạm vi chức năng, mà còn chính thức tham nhập vào quá trình đưa ứng dụng đến toàn bộ hệ thống.

    Chọn nhà cung cấp cuối cùng và yêu cầu họ trình bày một giải pháp phần mềm ERP dành riêng cho DN, tất nhiên là cùng với nhà tư vấn ERP cho DN nếu có.

    Vấn đề giá cả

    Chi phí cho một sản phẩm ERP quả là không nhỏ với DN Việt Nam. Tuy nhiên thà chi phí một lần cho một kết quả “chắc cú” còn hơn là chi phí nhiều lần khi dự án bị phăng, DN hoàn toàn có thể mất thêm nhiều lần như thế về thời gian, tiền bạc. Trên thực tế, nhiều DN coi việc mua sản phẩm ERP như mua phần mềm kế toán, vì vậy xác định nhầm giá dịch vụ triển khai. Chính do xác định nhầm ngân sách dẫn đến việc lựa chọn sai lầm các đối tác triển khai ERP.

    Cách tính giá cho sản phẩm ERP sẽ không chỉ là giá mua phần mềm. Giá mua phần mềm có thể chỉ chiếm 1/3 chi phí trọn gói và còn lại là chi phí cho tư vấn, triển khai. Chi phí nhân công tư vấn triển khai là loại hình dịch vụ đặc thù. Nó không xác định giống như các dự án xây dựng. Giá nhân công trung bình của các công ty nước ngoài tại Việt Nam từ 500-700 USD/ngày (không bao gồm chi phí đi lại, ăn, ở). Đối với các chuyên gia nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam thì chi phí còn cao hơn, đơn giá thậm chí tính theo giờ làm việc.

    Thông thường, có hai cách tính giá tư vấn triển khai ERP:

    - Cách 1: Chi phí tư vấn triển khai theo ngày. Với cách tính này, hai bên xác định giá nhân công/ngày và sau đó nhân với giá trị thực tế ngày làm việc. Cách tính này phổ biến ở nước ngoài, tuy nhiên lại tốn kém và do đó không thích hợp với Việt Nam.

    - Cách 2: Tính giá cố định tổng thể. Với cách tính này, toàn bộ khối lượng công việc sẽ được đơn vị triển khai thực hiện trên giá định sẵn. Cách tính này có lợi cho người tiêu dùng và đang trở nên phổ biến tại Việt Nam hiện nay.

    Tạo danh mục các việc cần làm (checklist)

    Tóm lại quy trình đánh giá chọn lựa một sản phẩm ERP là nghiên cứu tìm hiểu các đặc tính, chức năng riêng biệt của sản phẩm ERP và xác định được những nhu cầu cụ thể của DN.

    Tạo một checklist những công việc và thứ tự ưu tiên cần làm kèm theo thời hạn cụ thể hoàn thành từng công việc. Có thể tiến hành song song nhiều công việc cùng một lúc hoặc theo thứ tự ưu tiên.

    Viết lại phần mềm?

    Nhiều DN đã phải thay đổi khi ứng dụng ERP và để sử dụng được phần mềm đang có. Việc sửa chữa phần mềm có sẵn đôi khi chiếm chi phí cao, đặc biệt là khi nâng cấp. Việc chuyển đổi phần mềm chỉ nên có khi nó khác xa quá với quy trình hoạt động DN. Tuy nhiên càng tránh việc sửa chữa nhiều chừng nào càng tốt chừng ấy.

    Tính hiệu quả đầu tư (ROI)

    Nhiều DN cho rằng ERP sẽ giúp họ giảm số lượng nhân sự hay tự động hóa các quy trình. Không hẳn thế. Một dự án ERP thành công khi giúp DN giảm được phí tổn điều hành, nâng cấp chất lượng dịch vụ, tăng khả năng bán hàng, và cuối cùng, tất nhiên là tăng doanh thu.

    Việc tính toán ROI hơn ai hết, DN cần phải làm dựa trên sự tư vấn và các dự báo khả năng của phần mềm. Tính toán ROI của ERP để có một con số cụ thể là công việc khó khăn. Thông thường, cách đơn giản hơn là dựa vào những công ty đã thực hiện và tính toán ROI để làm số tham khảo.

    Cuối cùng, thời gian để hoàn tất công việc đánh giá và lựa chọn này, hoàn toàn tùy thuộc vào DN thực hiện checklist của mình như thế nào. 3 tháng là con số trung bình và có thể hơn đối với các DN Việt Nam.

    Kỳ sau: Xây dựng quy trình, việc tất yếu trước khi triển khai ERP.

    Ngọc Mai

    ID: B0507_42