• Thứ Hai, 04/07/2005 16:06 (GMT+7)

    Đại học Vinh thời click chuột

    Ở ĐH Vinh, có những việc trước đây phải tập trung nhiều người làm cả tháng, nay chỉ việc click chuột. Đó là nhờ sản phẩm của trung tâm Công Nghệ Phần Mềm ĐH Vinh.

    Máy “lo” thay người

    Thực sự là một núi việc khi phải quản lý khoảng 20.000 sinh viên (SV) của 3 hệ đào tạo, mỗi hệ có 50 môn học, mỗi môn 3 lần thi (1 lần chính và 2 lần thi lại). Nhưng từ năm 2002, khi sử dụng PM quản lý sinh viên (QLSV) thì cán bộ, giáo viên, nhân viên văn phòng trường ĐH Vinh thấy nhàn hẳn.

    Trừ chấm thi, hầu hết các thao tác khác đều được thực hiện trên máy, từ sắp xếp phòng thi, đánh số phách, gán điểm, cho đến tổng kết. Việc lọc những người thi lại lần 1, lần 2 cũng do máy thực hiện. Đến cuối học kỳ, khi có đủ điểm các môn, thì chỉ việc nhấn nút là máy tự tổng kết. Chương trình khá mềm dẻo, có thể tổng kết một học kỳ, một năm, toàn khoá hay thậm chí tự động xét học bổng căn cứ trên điểm thi. Sau khi khoa nhấn nút “xét”, người chịu trách nhiệm ở cấp trường sẽ nhấn nút duyệt và chuyển danh sách sang phòng Kế Hoạch-Tài Chính, phòng này cứ thế phát tiền. Trước đây, thường phải 1 tháng sau khi có điểm, trường mới phát học bổng. Nay thì gần như sau khi có điểm là có học bổng.

    PM QLSV còn nhiều tính năng khác như tự động miễn giảm học phí hằng năm cho đối tượng ưu tiên (sau khi đã được nạp dữ liệu lần đầu); “theo dõi”, lập danh sách các SV thi lại lần 1, lần 2; giúp xét lên lớp, ngừng học, thôi học; tính điểm rèn luyện và xét khen thưởng cuối năm. Hệ thống đánh phách và gán điểm của PM này giống như PM tuyển sinh đại học, giúp việc chấm bài, khớp phách trở nên rất nhanh, bảo mật cao. Không những thế, nó còn có khả năng tự hình thành các cột điểm khi in bảng tổng kết. Thi đại học chỉ có một số môn nhất định, còn ở các trường, mỗi khoa lại có các môn học khác nhau, số lượng môn cũng khác nhau theo từng kỳ, cho nên không thể định sẵn một số cột điểm nào đó. PM QLSV “hiểu” điều này và tự tạo đủ cột để thống kê điểm. Đây là tính năng mà ThS Lê Văn Bằng, giám đốc trung tâm Công Nghệ Phần Mềm (TT CNPM) rất tâm đắc.

    Một người thay cho một phòng

    Mỗi năm ĐH Vinh thu khoảng gần 20 tỉ đồng, gồm các khoản học phí, kinh phí đào tạo, tiền học nghiệp vụ sư phạm, tiền học lại các môn... Trước đây mỗi khoa có một người thu tiền, chi phí cho việc này khoảng 1% tổng số thu, tức gần 200 triệu/năm. Thế nhưng đến kỳ quyết toán thì đầy vất vả. Trường phải điều toàn bộ cán bộ phòng Kế Hoạch-Tài Chính làm 9-10 ngày đêm, nếu ít người thì phải mất cả tháng. Sau khi trường dùng chương trình “thu học phí” và “thu tiền nghiệp vụ sư phạm” (thuộc PM QLSV), toàn bộ việc thu chỉ còn do một người của phòng Kế Hoạch-Tài Chính làm. Trong những đợt cao điểm, người này có thể thu hơn 400 triệu đồng/ngày. Cuối ngày thống kê là xong. Khi cần, trường cũng có thể huy động nhiều người cùng thu một lúc và thu ở bất kỳ máy nào trên mạng LAN. Người thu tiền chỉ việc thu theo số tiền sinh viên nộp, không cần biết thiếu hay thừa, có được miễn giảm học phí hay không. Nếu thừa, chương trình tự động chuyển tiền sang kỳ sau. Những SV đã nộp đủ học phí (hoặc được miễn) thì không hiện ra trên danh sách thu tiền nữa, giúp tránh nhầm lẫn. Ngược lại, SV chưa đóng học phí sẽ được hệ thống “nhận diện”, tự động đánh dấu vào danh sách thi. Và danh sách thi – sau khi được các khoa in ra - sẽ là một lời nhắc tế nhị đối với những SV đó. Chức năng này giúp các giảng viên đỡ phải làm một việc đáng ngại là thúc SV đóng học phí.

    Thuận lợi cho sinh viên

    Trung tâm CNPM ĐH Vinh không chỉ tập trung viết phần mềm quản lý, mà còn phát triển những ứng dụng giúp học sinh, SV học tập, thi cử được thuận lợi hơn. Để phục vụ thí sinh dự thi vào ĐH Vinh, TT đã xây dựng trang web “hỗ trợ tuyển sinh” (http://www.vinhuni.edu.vn/tuyensinh/index.php), đưa khá nhiều thông tin tuyển sinh của năm nay và một số năm trước. Đặc biệt, trên trang web này có sơ đồ các địa điểm thi và sơ đồ hướng dẫn các điểm nghỉ trọ an toàn cho thí sinh. Sơ đồ được thiết kế theo công nghệ bản đồ GIS (Geographic Information System). TT cũng đang cho vận hành thử nghiệm trang web “học nghiệp” (http://ttcnpm.com/) nhằm đưa lên Internet điểm thi và lịch học tập của SV để SV, gia đình đều có thể xem tại nhà. Trong những kỳ nghỉ hè, qua trang web này, SV có thể biết khi nào bắt đầu học, khi nào thi lại. Ngoài ra, TT dự định sẽ thiết kế trang web “quản lý SV ngoại trú”, trong đó có sơ đồ, địa chỉ từng khu phố, số nhà của SV, đồng thời cung cấp thông tin giúp SV đăng ký thuê nhà trọ tiện lợi.

    Liên hoàn, không “phân mảnh”

    Một điểm đặc biệt trong ứng dụng CNTT của ĐH Vinh là tính liên hoàn trong môi trường mạng. Đó là sự liên thông toàn bộ dữ liệu để căn cứ vào đó click chuột xét học bổng, thành tích học tập, lên lớp, lưu ban... Hiện nay, ĐH Vinh đang dùng PM “thi trắc nghiệm” trong các kỳ thi hết học phần một số môn xã hội như lịch sử, triết học, tâm lý. Vì đã có cơ sở dữ liệu dùng chung toàn trường, cho nên với kiểu thi này, trường có thể xếp SV khoa này với SV khoa khác để thi, nếu như họ cùng học một học phần, sau đó phần mềm sẽ tự bóc tách dữ liệu trả về cho các khoa.

    Theo ThS Lê Văn Bằng, sở dĩ có thể làm được như trên là do ban giám hiệu trường ĐH Vinh rất nhiệt tình với việc ứng dụng CNTT, thường xuyên yêu cầu các khoa phải áp dụng thành quả CNTT nói chung và những “đặc sản” của trung tâm CNPM của trường. Ông Bằng cho biết, theo thông báo của trường, nếu văn phòng nào không áp dụng chương trình quản lý thi và điểm thi thì văn phòng đó phải nghỉ việc. Hiện nay dưới sự chỉ đạo của hiệu trưởng ĐH Vinh, TT CNPM đang triển khai website “tác nghiệp” nhằm tạo đột phá trong công tác cải cách hành chính, giảm nhẹ thủ tục giấy tờ.

    Có lẽ việc ứng dụng CNTT trong toàn ngành giáo dục cũng đang cần được đẩy mạnh như thế.

    Thụy Anh

    ID: B0507_51