• Thứ Hai, 05/09/2005 16:01 (GMT+7)

    Quản lý tài sản tri thức như thế nào?

    Nhiều doanh nghiệp nhận thấy vai trò quan trọng của nguồn chất xám trong sự tồn tại và phát triển của công ty mình, nhưng hẳn không dễ tìm câu trả lời cho câu hỏi: làm thế nào phát huy, sử dụng và gìn giữ những tri thức quý giá đó?

    Vào đầu những năm 80, tiến sỹ Eric Sveiby - một học giả người Thụỵ Điển - đã gửi tới tạp chí Kinh Doanh thuộc đại học Harvard của Mỹ (Harvard Business Review) một bài viết về tài sản tri thức doanh nghiệp. Ban biên tập tạp chí lịch sự từ chối đăng bài của ông vì lý do “không phù hợp với các doanh nghiệp Mỹ”. Hơn 10 năm sau, chính người Mỹ lại nói nhiều nhất về tài sản tri thức và quản lý tri thức doanh nghiệp.

    Câu chuyện bắt đầu từ một công ty kiểm toán. Vị giám đốc nọ nhìn chăm chú vào bảng cân đối kế toán của công ty và nhận thấy có những bút toán chỉ có giá trị vài chục đồng cho một tài sản cố định nhỏ. Chỉ vài chục đồng cũng được coi là tài sản của công ty, trong khi tri thức của một kiểm toán viên giỏi, người có thể thực hiện những hợp đồng trị giá hàng triệu đồng, thì không thấy được hạch toán vào? Rõ ràng, chính những kiểm toán viên mới thực sự là tài sản quý giá của công ty. Họ tạo ra thu nhập cho công ty bằng chất xám của mình. Nếu một chiếc ghế hỏng, có thể thay chiếc khác, nhưng nếu một kiểm toán viên rời khỏi công ty thì là một thiệt hại lớn cho tổ chức. Nhìn lại các báo cáo tài chính thì thấy hầu hết những gì liên quan đến con người như đào tạo, nghiên cứu thực tế, tiếp xúc mở rộng quan hệ khách hàng... đều được hạch toán vào chi phí chứ không phải là đầu tư.

    Quản lý tài sản tri thức doanh nghiệp

    Thực tế rất nhiều doanh nghiệp (DN) đã nhận thấy vai trò quan trọng của nguồn chất xám trong sự tồn tại và phát triển của công ty mình, nhưng hẳn không dễ tìm câu trả lời cho câu hỏi: làm thế nào phát huy, sử dụng và gìn giữ những tri thức quý giá đó?

    Khái niệm quản lý tri thức (QLTT) có thể là mới mẻ nhưng bản chất thì hoàn toàn dễ hiểu. Đó là quá trình kiến tạo, thu nhận, lưu giữ, chia sẻ, phát triển, sử dụng và biến tri thức tồn tại trong tổ chức thành những giá trị vật chất. Hoạt động này bao gồm những nỗ lực biến tri thức cá nhân thành tài sản tri thức của toàn tổ chức, mọi người đều có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho sự phát triển chung. Ngoài ra, nó còn mang ý nghĩa không ngừng tiếp nhận tri thức từ bên ngoài, có thể qua đào tạo, học hỏi từ bạn hàng, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng, thậm chí đối thủ cạnh tranh thông qua việc xây dựng mô hình tổ chức luôn học hỏi. Có nhiều hình thức quản lý tài sản tri thức DN, có thể kể ra như sau:

    Đánh giá, sử dụng kết quả các hoạt động tiếp thu tri thức thông qua đào tạo.

    Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu/tri thức của tổ chức, cho phép nhân viên truy cập phục vụ việc ra quyết định kịp thời.

    Tổ chức các hoạt động chia sẻ tri thức nội bộ như cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội bộ...

    Điều quan trọng là những nỗ lực QLTT cuối cùng đều hướng vào mục tiêu tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nâng cao sức cạnh tranh thông qua việc giảm thiểu lãng phí sinh ra do tri thức không được chia sẻ, những thất bại không được phân tích, đúc rút kinh nghiệm, các lỗi bị lặp lại... Đó chính là quá trình ứng dụng và biến tri thức thành giá trị có ích cho tổ chức.

    Tại sao phải quản lý tri thức?

    Nhiều công ty nhận thấy việc một nhân viên rời bỏ công ty vì bất cứ lý do gì đều có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, thậm chí có thể làm đình trệ một công đoạn mà anh ta đảm nhiệm. Lý do đơn giản là anh ta mang theo cả những kinh nghiệm và tri thức để thực hiện công việc đó.

    Nhiều tổ chức dành hàng trăm triệu đồng đào tạo nhân viên mỗi năm. Thế nhưng, những tri thức mà nhân viên thu nhận từ đào tạo có mang lại giá trị cho công ty hay không thì rất ít tổ chức tính toán được. Sự lãng phí còn thể hiện rất rõ khi lượng thời gian bỏ ra để tìm kiếm những tri thức mà thực tế đã tồn tại trong tổ chức là rất lớn. Việc thiếu tri thức để trả lời khách hàng và phản ứng nhanh với thị trường cũng gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh.

    Còn đối với công việc nghiên cứu và phát triển mà không có sự tham gia của nhiều nguồn tri thức: từ tri thức về sản phẩm cho đến yêu cầu của khách hàng và thị trường thì sẽ khó khăn hơn nhiều để đạt được thành công. Mặt khác, những thất bại không được rút kinh nghiệm và chia sẻ sẽ là khởi nguồn cho những thất bại tiếp theo.

    Đó là lý do tại sao mỗi DN cần có chiến lược QLTT thích hợp để phát triển trong điều kiện kinh doanh ngày nay.

    Quản lý như thế nào?

    Yếu tố quan trọng nhất trong QLTT là sự chia sẻ tri thức. Con người thường coi tri thức là sức mạnh. Mỗi người đều muốn giữ một cái gì đó là điểm mạnh của riêng mình, không muốn chia sẻ với người khác. Do vậy, điều tiên quyết là phải tạo ra môi trường hay văn hóa chia sẻ tri thức trong DN. Điều này nói thì dễ nhưng thực hiện không dễ chút nào. Vai trò của người lãnh đạo cực kỳ quan trọng trong việc tạo một môi trường như vậy. Không chỉ khuyến khích, ghi nhận việc chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động tham gia chia sẻ tri thức một cách tích cực bên cạnh việc hướng nhân viên cùng phát triển các nguồn tri thức nội bộ. Quá trình này không chỉ làm giàu tri thức của các cá nhân mà còn là động lực cho việc không ngừng học hỏi.

    Trên thực tế, trong tổ chức cũng có nhiều cá nhân sẵn sàng chia sẻ tri thức và đón nhận tri thức từ người khác, nhưng đôi khi họ không biết phải chia sẻ với ai, khi nào cần chia sẻ và chia sẻ như thế nào. Như vậy, cần một cơ chế để tri thức được nuôi dưỡng, chia sẻ, phát triển và sử dụng phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Cơ chế này cũng phải thể hiện sự ghi nhận, tưởng thưởng (có thể vật chất hay tinh thần) đối với việc chia sẻ (của các cá nhân hay bộ phận). Về hình thức, cơ chế có thể được thể hiện dưới dạng các quy trình hay hướng dẫn, được công bố rộng rãi trong toàn tổ chức.

    Cuối cùng, để các hoạt động chia sẻ, diễn ra một cách hiệu quả thì không thể thiếu vai trò của CNTT. CNTT đóng vai trò hỗ trợ, làm cho việc chia sẻ, lưu giữ, cập nhật và sử dụng tri thức được thực hiện dễ dàng hơn. Ví dụ, đối với một công ty có văn phòng ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh thì việc chia sẻ tri thức trực tiếp (thông qua hội họp chẳng hạn) giữa hai nơi này sẽ “ngốn” rất nhiều chi phí, trong khi với CNTT, tri thức có thể được truyền tải, chi sẻ thông qua thư điện tử hoặc mạng nội bộ (intranet). Hơn nữa, tri thức được kiến tạo liên tục làm cho lượng tri thức của DN ngày càng khổng lồ mà chỉ có CNTT mới cho phép lưu giữ, phân loại, cập nhật, chia sẻ, sử dụng và phát triển một cách kịp thời và ổn định.

    Doanh nghiệp Việt Nam với xu thế quản lý tri thức

    Trong cuốn “Tốc độ tư duy”, chủ tịch tập đoàn Microsoft, Bill Gates nói: “Quản lý tri thức khởi đầu bằng các mục tiêu và quy trình doanh nghiệp cùng với sự nhận thức rõ ràng về nhu cầu chia sẻ thông tin,... và đưa thông tin đến đúng người để họ có thể ra quyết định thật nhanh...”. Mục tiêu của mỗi DN giờ đây là nâng cao chỉ số thông minh của tổ chức (hay trí tuệ tập thể) để phát triển các ý tưởng tốt nhất được tích hợp từ kinh nghiệm và sáng kiến của mọi người trong tổ chức.

    Khái niệm QLTT còn rất mới mẻ không chỉ đối với các DN Việt Nam mà còn đối với nhiều quốc gia đang phát triển. Chính vì vậy mà các DN Việt Nam cần tận dụng các phương pháp QLTT, hoạt động một cách thông minh hơn để đi tắt đón đầu. Các DN Mỹ là ví dụ điển hình về thu hút nguồn tri thức của nhân loại để sản xuất những sản phẩm thông minh hơn, phục vụ đời sống con người.

    Nếu lấy giá trị của con chip máy tính so với nguyên vật liệu tạo ra nó - hạt cát - thì chúng ta thấy rõ xu hướng của việc sử dụng tri thức như đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất đang thay thế cách thức sản xuất truyền thống. Điều này chỉ thực hiện được khi DN một mặt khai thác, quản lý các nguồn tri thức nội bộ cho việc phát triển sản phẩm - dịch vụ mới, mặt khác thu hút tri thức từ bên ngoài như tri thức của khách hàng, nhà cung ứng, đối tác và thậm chí từ đối thủ cạnh tranh. DN Việt Nam - vốn có xuất phát điểm thấp - không còn sự lựa chọn nào khác là sử dụng một cách thông minh các nguồn lực đang có, trong đó tri thức cần phải được sử dụng như một nguồn lực quan trọng.

    Th.S. Nguyễn Trí Thanh

    ID: B0509_39