• Thứ Năm, 03/11/2005 15:06 (GMT+7)

    ERP trong doanh nghiệp: ERP quản lý bán hàng

    Khi triển khai ERP, tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau, trong đó, phân hệ "Quản lý bán hàng" (Order Management - OM), liên quan trực tiếp đến doanh số, đầu ra của doanh nghiệp.

    Khi triển khai ERP, tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau, trong đó, phân hệ “Quản lý bán hàng” (Order Management - OM), liên quan trực tiếp đến doanh số, đầu ra của doanh nghiệp.

    Thông thường, OM được hiểu là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hoá đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận, thống kê không hơn không kém, trong khi điều quan trọng đối với doanh nghiệp (DN), ERP nói chung hay OM nói riêng phải là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, bao gồm đủ các khâu lên kế hoạch, theo dõi, phân tích và ra quyết định.

    YÊU CẦU CỦA QUẢN LÝ BÁN HÀNG

    Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng (xem hình). Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:

    1. Quản lý quá trình thương thảo

    Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.

    Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).

    Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì “hẹn giao hàng” là một mục quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo chức năng này, hệ thống ERP phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng...

    2. Quản lý giá bán

    Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bán cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán... Danh sách “giá” này cần được phân quyền để đảm bảo chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hóa đơn bán hàng.

    3. Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

    Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào...

    4. Kiểm tra hạn mức tín dụng

    Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường được áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán kiểm tra công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán được nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).

    5. Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng

    Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất hoá đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

    6. Hình thức bán hàng đa dạng

    Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dàng dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp giữa 2 hình thức trên); bán dịch vụ.

    NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý

    Một vấn đề quan trọng trong việc triển khai ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Cần đặc biệt chú ý đối chiếu với 2 số liệu: kế toán và kho.

    Yếu tố quản lý dữ liệu tập trung cũng là một điểm cần chú ý, nhất là với các công ty có nhiều chi nhánh... Nhờ quản lý tập trung, phần mềm giúp lãnh đạo dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất trên toàn quốc; quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hoá hàng tồn kho. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: bánh trung thu, điện thoại di động... thì thông tin bán hàng là yếu tố sống còn để ra quyết định.

    Khả năng ứng dụng online cũng là một yếu tố cần quan tâm. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử dụng online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu do tồn kho đầu kỳ. Để khắc phục, DN nên chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt khi đưa hệ thống vào vận hành; nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.

    LỜI KẾT

    Trên đây là một số vấn đề mà DN nên quan tâm khi triển khai phân hệ OM. Tất nhiên, đây chỉ là một số vấn đề cơ bản của việc bán hàng, nhưng để làm tốt, đòi hỏi DN phải ý thức được vấn đề và nỗ lực thực hiện. Có như vậy hệ thống ERP nói chung và phân hệ OM nói riêng mới thật sự mang lại giá trị thặng dư cho DN trong quá trình kinh doanh.

    Kỳ sau: Các vấn đề cần quan tâm khi triển khai ERP – Quản lý mua vật tư, hàng hóa.


    Ngọc Mai
    Chuyên gia tư vấn FPT - ERP

    ID: B0510_49