• Thứ Ba, 15/11/2005 15:20 (GMT+7)

    Các vấn đề khi triển khai ERP: Quản lý mua sắm

    Trong ERP, khái niệm "mua sắm" bao hàm tất cả các khoản phải thuê/mua của doanh nghiệp (DN). Thông thường, DN chưa có ERP quản lý mua sắm dựa trên các yếu tố chủ quan, từ đó có thể đưa ra các quyết định mua sắm không căn cứ trên nhu cầu thực tế của DN

    Trong ERP, khái niệm "mua sắm" bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của doanh nghiệp (DN). Thông thường, DN chưa có ERP quản lý mua sắm dựa trên các yếu tố chủ quan, từ đó có thể đưa ra các quyết định mua sắm không căn cứ trên nhu cầu thực tế của DN.

    Bài viết này mong muốn đưa đến cho người đọc một cái nhìn tương đối đầy đủ về các yêu cầu và nguyên tắc áp dụng ERP - quản lý mua sắm trong DN.

    QUY TRÌNH QUẢN LÝ MUA SẮM CHUẨN

    Quản lý giá mua chặt chẽ

    Một quy trình mua sắm chuẩn bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm. Những yêu cầu từ bộ phận sản xuất, bán hàng, hay yêu cầu dự trữ của kho hàng... sau khi phê duyệt sẽ gửi sang bộ phận quản lý mua sắm. Căn cứ vào yêu cầu, bộ phận này có thể lập các bảng hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, DN có thể lựa chọn được nhà cung cấp có giá tốt; điều này cũng như khi mua sắm, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết giá mua trên đơn hàng có hợp lý không. Một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua chặt chẽ.

    Duyệt đơn hàng nhiều cấp

    Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý chặt chẽ trong mọi DN. Chính vì vậy, nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau tùy vào giá trị của đơn hàng. Hệ thống ERP chuẩn sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng... và cho phép ủy quyền phê duyệt.

    Đánh giá chất lượng cung ứng

    Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được PO và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin. Với chức năng này của hệ thống, DN có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.

    Kiểm tra chéo

    Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó, ngược lại, phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ khác. Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả và nhận đồng thời thông tin đơn hàng, phiếu nhập kho để đối chiếu ngay trên hệ thống. Ngược lại, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng... nhờ số liệu của kế toán phải trả. Do vậy, ở mọi thời điểm, các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.

    Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai

    Lãnh đạo DN có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý mà còn có thể thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi trong hệ thống ERP. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.

    Bên cạnh đó, yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của DN cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm, DN có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết (thông qua điều khoản thanh toán khi mua sắm) để chủ động kế hoạch thanh toán mà thực chất là dự báo được kế hoạch nguồn vốn để chủ động sản xuất kinh doanh.

    Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau

    Hệ thống ERP chuẩn sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của DN, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần... Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Trong xu hướng hội nhập hiện nay, hệ thống cần hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.

    NHỮNG ĐIỂM LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI
     

    Không nên làm tắt quy trình

    Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của sản xuất, khi mua sắm, các DN thường nhận hàng trước và lập đơn hàng sau. Thậm chí có khi hàng đã đưa vào trong sản xuất nhưng đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này khiến DN không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của mình, đương nhiên ERP cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

    Ghi nhận hàng về kho ngay

    Thông thường, kế toán phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm như vậy chỉ phù hợp quản lý thủ công vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của DN. Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn toàn, bất kể có hóa đơn hay chưa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống sẽ tự cho biết hàng nhập kho đã có hóa đơn và chưa có hóa đơn.

    Vấn đề liên thông dữ liệu

    Về quy trình, thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo. Thực tế, một người nhập và những người khác sử dụng lại không phải là không có sự kiểm soát. Sự kiểm soát, đối chiếu diễn ra liên tục mỗi khi người phía sau làm tiếp quy trình của người phía trước. Sai sót sẽ được phát hiện kịp thời mà không chờ đến cuối kỳ các bên liên quan đối chiếu.

    Nhìn nhận quy trình phê duyệt theo thực tế

    Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của DN bởi hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ. Trong thực tế triển khai nếu DN chưa sẵn sàng tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt đơn giản và hợp lý hơn với nguồn lực của DN. Nếu không chú ý đến vấn đề này thì chính quy trình phê duyệt làm ngưng trệ cả quy trình chung.

    Kỳ sau: Quản lý kho hàng trong triển khai ERP

    Ngọc Mai
    Chuyên gia tư vấn FPT - ERP

    ID: B0511_31