• Thứ Ba, 15/11/2005 15:13 (GMT+7)

    Tin học hóa quản lý tại Liksin: Nâng hiệu quả ISO

    Ứng dụng CNTT là cả một quá trình mà kết quả của nó không hẳn một sớm một chiều đã nhìn thấy. Với tư cách người trong cuộc, tác giả đồng thời là phó giám đốc công ty Sản Xuất Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Giấy In và Bao Bì Liksin sẽ chia sẻ với độc giả TGVT một số kinh nghiệm trên bước đường tin học hóa doanh nghiệp.

    Ứng dụng CNTT là cả một quá trình mà kết quả của nó không hẳn một sớm một chiều đã nhìn thấy. Với tư cách người trong cuộc, tác giả đồng thời là phó giám đốc công ty Sản Xuất Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Giấy In và Bao Bì Liksin sẽ chia sẻ với độc giả TGVT một số kinh nghiệm trên bước đường tin học hóa doanh nghiệp.

    Từ khó khăn ban đầu

    Năm 1997, Liksin bắt đầu thử nghiệm ứng dụng CNTT vào quản lý bằng cách thuê một công ty thiết kế phần mềm (PM) tài chính kế toán gọi là KTLiksin và PM quản lý nhân sự. Do Liksin không có chuyên viên tin học mà dựa hẳn vào nhà cung cấp dịch vụ nên càng về sau càng bộc lộ nhiều nhược điểm như tính phân quyền và bảo mật không cao, khó đối chiếu và kiểm tra sai sót trong nhập liệu, yếu về số liệu tổng hợp; CSDL không "tải" nổi khối lượng nghiệp vụ ngày càng lớn (phải xử lý hàng giờ mới in được 1 bản đối chiếu công nợ). Không những thế, việc sửa chữa nâng cấp CSDL thường tốn kém và chậm trễ, không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp (DN). Mỗi khi Nhà Nước thay đổi chuẩn mực kế toán, hoạt động lại bị đình trệ ít nhiều. Do đặc thù công việc, sau đó, mỗi bộ phận lại tự phát triển PM riêng để đáp ứng nhu cầu của mình trong khi yêu cầu kết nối chung lại bất khả thi.

    Đến quyết định xóa "mù” tin học toàn công ty

    Năm 2000, công ty quyết định xoá "mù tin học" bằng việc đặt ra tiêu chuẩn: mọi nhân viên tối thiểu phải có chứng chỉ A tin học. Việc học tin học lúc bấy giờ thực sự trở thành phong trào với nhiều lớp học ngoài giờ ngay tại công ty. Cùng lúc, Liksin bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002:1994. Qua đó, các qui trình hoạt động chính được chuẩn hoá, đặc biệt chú trọng đến qui trình lưu chuyển thông tin nội bộ, thiết lập hệ thống quản lý theo mã số, biểu mẫu hoá các thông tin cơ bản...

    Năm 2002, nhóm "Ứng dụng tin học vào quản lý” (tiền thân của bộ phận IT sau này) được thành lập. Các chuyên viên trong nhóm này ngoài chuyên môn về CNTT, mỗi người còn thành thạo một số lĩnh vực khác như ISO, kế toán tài chính, nghiệp vụ xuất nhập khẩu, điều độ sản xuất, quản lý dự án...

    ERP và sự thay đổi cần thiết

    Từ năm 2000, công ty phát triển lớn hơn về qui mô với doanh số, khối lượng giao dịch; tài sản, kho tàng cũng lớn mạnh tương ứng; đòi hỏi phải chuyển biến công tác điều hành. Đặc biệt, yêu cầu đối chiếu, phân tích dữ liệu một cách đồng bộ giữa các bộ phận trở nên cấp thiết. Lãnh đạo công ty hiểu rõ nếu không có hệ thống tin học đủ mạnh thì khó phát huy hệ thống quản lý ISO như mong muốn. Ngược lại, các qui trình ISO đã và đang được áp dụng ngày một tốt hơn sẽ là cơ sở thực tiễn để triển khai thuận lợi một PM quản lý toàn diện.

    Qua tham khảo các chuyên gia tư vấn, nhà cung cấp dịch vụ PM… Ban giám đốc và nhóm IT đi đến quyết định tự xây dựng hệ thống CNTT phù hợp với đặc điểm riêng của mình và theo hướng ERP. Trong đó, quan tâm đến khả năng mở rộng và nâng cấp hệ thống theo yêu cầu quản lý từng thời kỳ. Quyết định này xuất phát từ 2 lí do: PM đóng gói của nước ngoài tuy chuyên nghiệp nhưng giá quá đắt, hỗ trợ tiếng Việt chưa tốt, tốn kém nhiều nếu cần thay đổi. Trong khi các PM Việt Nam tiếp cận tốt với môi trường kinh doanh trong nước, nhưng vì cần bao quát nhiều lĩnh vực và nhiều loại hình DN khác nhau nên khó đáp ứng đầy đủ yêu cầu riêng, nhất là dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng (nâng cấp, bổ sung theo yêu cầu) chưa được bảo đảm chắc chắn.

    Đến cuối năm 2002, chương trình ứng dụng CNTT trong DN hoàn tất về cơ bản với một mạng LAN hoàn chỉnh tại văn phòng chính theo mô hình server/client nối tới trên 100 máy. Ngoài ra, có 6 mạng LAN ở đơn vị con, trong đó có 2 đơn vị ở xa hoạt động theo phương thức Offline, định kỳ hàng ngày kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu với server trung tâm. Tất cả các đơn vị đều kết nối Internet băng thông rộng ADSL. Đối với hệ thống mạng, công ty phân quyền truy cập theo định danh người dùng và mật mã để mỗi cá nhân chỉ có thể xem, sửa, xoá, nhập liệu vào CSDL từ bất cứ máy tính nào của công ty. Công tác quản lý, khai thác, bảo trì hệ thống công nghệ thông tin được chuẩn hoá thành các hướng dẫn cụ thể ban hành đến từng người trong công ty.

    Bên cạnh đó, công ty đã thiết lập CSDL mới cùng PM cập nhật, khai thác, xử lý dữ liệu với nhiều tính năng tự động, gồm 15 phân hệ. Nhờ tính năng mở căn cứ trên bộ khung giải pháp theo hướng ERP đã được nghiên cứu kỹ, các phân hệ này thường xuyên được nâng cấp, bổ sung nhiều tính năng mới theo yêu cầu quản lý. Qua nhiều đợt thay đổi chuẩn mực kế toán, Liksin đã đáp ứng kịp thời những điều chỉnh cần thiết mà không bị gián đoạn khi xử lý dữ liệu cũ.
    Qua thực tế, CSDL hiện có liên thông tốt với các PM khác như: quản lý cuộc gọi điện thoại, chấm công qua thẻ mã vạch...

    Tự tin với khả năng của mình, năm 2005 Liksin tự nguyện đăng ký là 1 trong 4 đơn vị đầu tiên tham gia thông quan điện tử ở TP.HCM.

    Phan Anh Việt
    Phó giám đốc công ty Liksin

    ID: B0511_35