• Thứ Ba, 15/11/2005 15:12 (GMT+7)

    Công ty cổ phần Kinh Đô: Kỹ năng quản lý sự thay đổi

    Từ một phân xưởng sản xuất bánh kẹo nhỏ (năm 1993), đến nay, công ty Kinh Đô đã có 7 công ty con chuyên sản xuất kinh doanh bánh kẹo, xây dựng và địa ốc với tổng vốn điều lệ gần 700 tỷ đồng, 4.400 nhân viên. Tổng doanh thu năm 2004 đạt 1.300 tỷ đồng. CNTT đã đóng góp phần không nhỏ cho sự phát triển này.

    Từ một phân xưởng sản xuất bánh kẹo nhỏ (năm 1993), đến nay, công ty Kinh Đô đã có 7 công ty con chuyên sản xuất kinh doanh bánh kẹo, xây dựng và địa ốc với tổng vốn điều lệ gần 700 tỷ đồng, 4.400 nhân viên.

    Tổng doanh thu năm 2004 đạt 1.300 tỷ đồng. CNTT đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển này.

    Chọn mặt gửi vàng

    Là doanh nghiệp (DN) hoạt động trong lĩnh vực chế biến lương thực thực phẩm nhưng ban lãnh đạo (BLĐ) Kinh Đô (KĐ) đã sớm ý thức vai trò của CNTT trong quản lý và sản xuất kinh doanh (SXKD). Từ năm 2000, KĐ đã đầu tư 100.000 USD, xây dựng phòng CNTT với 8 NV, hệ thống mạng LAN gồm 8 máy chủ và 180 máy con. Năm 2002, KĐ cổ phần hóa, hoạt động như tập đoàn nhiều công ty con, với hệ thống phân xưởng, cửa hàng, đại lý trên cả nước nên quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp nhu cầu phát triển. Hơn nữa, khi mở rộng quy mô SXKD, phương thức quản lý, hệ thống kế toán thay đổi, số liệu ngày càng gia tăng, cần có hệ thống giải pháp mới để tự động hóa công tác quản lý. Do đó, KĐ quyết định đầu tư hệ thống ứng dụng CNTT ở mức cao hơn.

    Việc trước tiên là chọn đơn vị tư vấn CNTT. Hầu hết DN không đủ khả năng tự lựa chọn ERP mà phải thuê tư vấn. Qua tham khảo nhiều kênh thông tin, KĐ chọn Pricewaterhouse Cooper (PwC), một công ty đã tư vấn và triển khai rất nhiều dự án về CNTT và chiến lược KD cho các tập đoàn, công ty lớn. Với sự tư vấn của PwC, sau 5 tháng khảo sát và xây dựng quy trình SXKD mới, KĐ chọn giải pháp hoạch định nguồn lực DN ERP Solomon (Microsoft). Tổng dự toán đầu tư ban đầu khoảng 300.000 USD, trong đó chi phí phần mềm (PM) chiếm 40%. Từ tháng 4/2003, KĐ bắt đầu triển khai các phân hệ quản lý: sổ cái, thu, trả, tiền mặt, kho hàng, đơn hàng (mua & bán), tài sản cố định. Trong năm 2004-2005, hệ thống đã và đang được bổ sung thêm phân hệ: sản xuất, quan hệ khách hàng, nhân sự tiền lương và nhà phân phối. Dự kiến trong năm 2006, KĐ sẽ bổ sung thêm phân hệ Logistics (giao nhận - kho vận) và theo dõi hoạt động DN trực tuyến (B.A.M).

    Giải quyết xung đột

    Tuy nhiên, theo một chuyên gia tư vấn, triển khai dự án ERP cho DN ngành SX, chế biến, thường gặp vướng mắc do năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý và thói quen sử dụng máy tính của nhân viên (NV). Vì vậy, việc triển khai có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào vai trò điều hành của BLĐ. BLĐ phải thể hiện quyết tâm theo đuổi dự án, luôn kiểm soát tiến độ triển khai để kịp thời xử lý, điều chỉnh. Để đảm bảo dự án thành công, BLĐ KĐ đã ban hành những qui định, quy chế mang tính chế tài: Các báo cáo tài chính, tình hình kho bãi, sản xuất... phải được lấy từ chương trình, nếu không, NV sẽ bị kỷ luật.

    Trên thực tế, quá trình triển khai tại công ty cũng vấp phải những xung đột giữa các quy trình mới với nếp làm việc cũ. Giải quyết xung đột thực chất là kiểm soát, quản lý sự thay đổi. Trước đây, nhiều người thấy mã số mã vạch rất phức tạp. Nhưng sau thời gian ứng dụng, việc quản lý tồn kho chính xác, truy cập dữ liệu bất kỳ lúc nào, kiểm kê hàng tháng dễ dàng hơn... các bộ phận đã thay đổi suy nghĩ. Trong đó, BLĐ đóng vai trò đôn đốc, điều hành, giải quyết mâu thuẫn. Ông Lê Phụng Hào, phó tổng giám đốc KĐ cho biết: "Khi nhận thức được vấn đề, thấy cần thiết phải thay đổi thì mọi người sẽ có hành vi phù hợp. Phải thay đổi nhận thức và hành vi của từng người. Nhiều người thay đổi dẫn đến tổ chức thay đổi. Đây là kỹ năng quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Nếu nghĩ đơn giản chỉ cần thay đổi quy trình, triển khai, huấn luyện là xong thì thật sai lầm. Giải thích, chứng minh những lợi ích qua từng giai đoạn triển khai sẽ thuyết phục người sử dụng tin tưởng vào bộ phận CNTT".

    Thời gian đầu triển khai tại KĐ, ERP chỉ đáp ứng khoảng 70% công việc trong một số quy trình SXKD: vòng mua hàng, đặt hàng, sản xuất... Hệ thống ERP của KĐ có khoảng 5.000 báo cáo. Xem hết các báo cáo này đã khó khăn chứ chưa nói đến việc khai thác số liệu trong từng báo cáo. Để giải quyết vấn đề này, KĐ đã thành lập bộ phận quản lý số liệu (trực thuộc phòng CNTT) để duy trì và tập trung số liệu đầu ra theo nhu cầu cho từng bộ phận. Lúc này ERP mới được khai thác hiệu quả.

    Trước đây, làm báo cáo doanh số tuần, NV phải mất ít nhất ba ngày điện thoại lấy số liệu của các bộ phận để tổng hợp, nhưng do qua nhiều khâu nên không tránh khỏi sai sót. Mặc dù KĐ có phòng kiểm toán nội bộ để kiểm tra đối chiếu số liệu nhưng cũng chỉ kiểm tra được hàng tháng. Khi ERP được triển khai, mọi số liệu đều được kết nối. Cần báo cáo lúc nào, số liệu sẽ được cập nhật lúc đó. Cũng nhờ ERP, mức độ khai thác quy trình theo tiêu chuẩn ISO của công ty lên mức tối ưu (trước chỉ đạt 50 - 60%).

    Khi có hệ thống ERP, số liệu tập trung, nhanh chóng, chính xác hỗ trợ hiệu quả cho KĐ lên sàn giao dịch chứng khoán (2 công ty thành viên của KĐ đã lên sàn). Việc kiểm toán được thực hiện trực tiếp trên chương trình, chỗ nào nhập sai có thể phát hiện ngay. Trong môi trường cạnh tranh năng động, LĐ nhiều khi phải quyết định ngay tức thì, ERP thực sự là nhà tư vấn hiệu quả cho BLĐ KĐ.

    Đại Nguyên

    ID: B0511_37