• Thứ Năm, 09/02/2006 08:34 (GMT+7)

    Quản lý bằng qui trình: Thách thức mới với lãnh đạo

    Các cán bộ lãnh đạo cần hiểu rằng kiến thức quản lý nhân viên hay quản lý một bộ phận của DN giờ đây không còn đủ. Họ cần đào sâu nghiên cứu để có thể sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống, nắm rõ khả năng hỗ trợ của CNTT, làm sao để đem lại những đóng góp tích cực nhất trong sự phát triển và hoàn thiện của hệ thống.

    Tái cơ cấu khác với tự động hóa

    Trong giai đoạn đầu của việc ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp (DN), hầu hết ứng dụng đều nhằm mục đích đơn giản hóa công việc cho con người. Các hệ thống quản lý, tác nghiệp được thiết kế dựa trên cơ cấu tổ chức cán bộ công nhân viên và các mô hình công việc có sẵn. Các ứng dụng CNTT ở thời kỳ này có tính chất tự động hóa một số công việc đơn lẻ và đem lại tiện ích cho từng mảng chức năng tại các bộ phận, phòng, ban. Những năm 80, với nỗ lực giảm thiểu nạn giấy tờ, người ta đưa ra các hệ thống tự động hóa luồng công việc, kết nối hoạt động của các ứng dụng rời rạc. CNTT khi đó đóng vai trò tự động hóa luồng tài liệu.

    Cho đến đầu những năm 90, các DN bắt đầu sốt sắng với khái niệm "Tái cơ cấu qui trình kinh doanh" (Business Process Re-engineering), đồng nghĩa với việc xới tung quan niệm kinh doanh cũ, thổi những luồng gió mới về nguyên tắc quản lý, cung ứng, dịch vụ. Ý tưởng này, dù đã được hoàn thiện qua nhiều học thuyết, mới chỉ đem lại thành công cho một số ít DN và được coi là mạo hiểm. Những người đã thất bại hay những kẻ không đủ can đảm lại quay trở về sử dụng hệ thống vào việc tự động hóa những gì đang có. Việc tự động hóa này dựa trên cơ sở các công đoạn thủ công được thay thế bằng các chức năng hệ thống tương ứng, theo thứ tự và logic cũ, do các cấp quản lý áp đặt. Đến nay, những người bảo thủ vẫn cho rằng, cái lý của cách phát triển này là ở chỗ trước hết phải để nhân viên quen sống cùng hệ thống, còn cải tổ, cái gì cần tự nó sẽ đến!

    Điều đáng buồn là không ít nhà tư vấn triển khai còn tư duy như vậy. Họ không nhận ra rằng, cùng với sự phát triển của công nghệ, các hệ thống ứng dụng đã thực sự lột xác và mang tính tích hợp từ cốt lõi. Hệ thống không chỉ là sự kết nối giữa các thành phần riêng rẽ mà được thiết kế thống nhất từ nền tảng, với những công cụ hỗ trợ quản lý theo luồng công việc, mang tính mở và dễ dàng kết nối với mọi hệ thống khác bên ngoài. Chính sự phát triển nhanh chóng của Internet đã thúc đẩy sự thành công của các hệ thống thông tin. Người dùng từ mọi chi nhánh có thể dễ dàng truy cập qua giao diện Web, trên một cơ sở dữ liệu duy nhất cho toàn công ty hay tập đoàn, giảm thiểu rủi ro sai sót. Các hệ thống có thể kết nối tạo thành chuỗi cung ứng; tối ưu hóa vòng đời sản phẩm từ nhà cung cấp nguyên liệu, nhà sản xuất, các hệ thống phân phối đến tay người tiêu dùng.

    Việc tái cơ cấu qui trình kinh doanh không còn là bước đi mạo hiểm khi đã có sự trợ giúp của công nghệ.

    Quản lý DN đi về đâu?

    Hãy xét trường hợp một DN đã ứng dụng CNTT từ nhiều năm và luôn có ý thức hiện đại hóa công cụ quản lý, họ sẽ phải trải qua các giai đoạn phát triển nào? Đầu tiên là quá trình tự động hóa công việc của con người. Vậy các bước tiến hóa tiếp theo là gì khi mà việc cắt giảm nhân công không còn mang ý nghĩa chiến lược?

    Thật ra không thể tự động hóa mãi và tự động hóa mọi thứ trong DN. Hiện đại hóa hệ thống CNTT giờ đây cần hướng tới các tiêu chí sau:

    • Phục vụ những nhu cầu mới của khách hàng

    • Xây dựng các mô hình hợp tác mới với nhà cung cấp

    • Mở rộng khả năng phân phối

    • Phát triển các dịch vụ điện tử

    • Ứng dụng tối đa quản lý dùng quy trình

    • Thân thiện hóa việc sử dụng hệ thống CNTT nhằm tăng hiệu quả công việc cho người dùng.

    Nói cách khác, trong các bước phát triển tiếp theo của hệ thống quản lý DN, khái niệm "Tổ chức" không còn là một vấn đề phức tạp. Nó ("Tổ chức") sẽ dần biến khỏi cơ cấu để chuyển hóa vào hệ thống. Phần lớn nhân viên (trừ những lao động cơ bản) hoặc sẽ thực hiện mệnh lệnh từ hệ thống, hoặc cung cấp ngược lại cho hệ thống những thông tin cần thiết. Vấn đề cần giải quyết ở đây là làm sao xây dựng thành công mô hình luồng các qui trình do hệ thống thực hiện và con người hỗ trợ (khi cần thiết).

    Vài năm trở lại đây, trong các tài liệu mới nhất về quản lý, người ta thường hay nhắc tới sự xuất hiện của chuẩn Kiến Trúc DN (Enterprise Architecture). Các cơ quan thuộc chính phủ Mỹ từ năm 2001 đã bị áp đặt phải tuân theo kiến trúc hệ thống này (Federal Enterprise Architecture). Chắc cũng phải một thời gian nữa, chúng ta mới biết liệu chuẩn nói trên có được phổ biến rộng rãi hay đem lại chuyển biến tích cực cho việc quản lý DN hiện đại hay không. Dù thế nào chăng nữa, có thể khẳng định rằng, DN của thế kỷ 21 đang hướng tới mục tiêu quản lý toàn bộ theo qui trình với sự trợ giúp của hệ thống CNTT.

    Đi tắt đón đầu thế nào?

    Vậy đối với DN Việt Nam lần đầu tiên triển khai một hệ thống ứng dụng CNTT cao cấp tầm ERP, họ có cần đi qua giai đoạn tự động hóa công việc nữa không? Tôi cho rằng, chỉ phí phạm tiền của và thời gian. Thay vào đó, các bạn cần xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả dựa trên nền tảng đang có. Để thực hiện được điều này, các bạn không tránh khỏi việc tái cơ cấu, hướng tới mô hình DN quản lý theo qui trình. Tái cơ cấu giờ đây không còn là một thách thức mạo hiểm, nếu các bạn biết thiết kế một kiến trúc qui trình tốt trước khi triển khai. Lưu ý, trách nhiệm thiết kế phải được giao cho một tổng công trình sư (Business Process Architect) thực sự hiểu biết, là người nắm vững nhất hiệu quả của từng qui trình, hoạch định được qui mô của DN sau cải tổ.

    Khi quyết định lựa chọn một trong những giải pháp ERP của các nhà cung cấp hàng đầu (Oracle, SAP hay Microsoft) cho DN của mình, bạn phải hiểu đó là những bông hồng đầy gai. Hầu hết các giải pháp này đều được xây dựng trên những mô hình kinh doanh best practice trên thế giới, do đó sẽ giới hạn DN của bạn mức độ tùy chỉnh (customization) theo ý mình và áp đặt những tiêu chuẩn mới nhất về quản lý tài chính, phân phối, sản xuất... Đây là một cơ hội lớn cho DN thực hiện việc hiện đại hóa, nhưng cũng là thách thức không nhỏ để vượt qua những mô hình cũ quen thuộc từ lâu. Áp dụng thành công giải pháp đã được kiểm nghiệm trên thế giới đồng nghĩa với việc bạn đã nâng được tầm, không những của bản thân DN mình mà còn của tất cả các nhân viên trong công ty.

    Thách thức với nhà quản lý

    Khi hệ thống (ERP) đang ngày một thay thế vai trò con người, lãnh đạo DN luôn phải đối đầu với những thách thức mới:

    • Hiệu quả của công việc dần không còn phụ thuộc vào mức thưởng nhân viên mà vào việc làm thế nào để không xảy ra sự cố hệ thống.

    • Các phòng ban mất dần khả năng tự tổ chức, tự đánh giá. Mọi sự thay đổi về cơ cấu ngày càng phải phụ thuộc vào hệ thống.

    • Nâng cấp và mở rộng hệ thống phải được xem như một sự đầu tư chiến lược thay vì xem là chi phí. Kinh phí cho việc đầu tư sai vào hệ thống ERP rất khó thu hồi, khác với đầu tư tài sản. Cần có đánh giá và quyết định đúng đắn cho dự án phát triển CNTT.

    Hệ thống ERP không tự sửa lỗi, không tự đánh giá chất lượng công việc, không than phiền cũng không quyết định. Hơn thế nữa, nó luôn đòi hỏi một sự giám sát cao độ. Các cán bộ lãnh đạo cần hiểu rằng kiến thức quản lý nhân viên hay quản lý một bộ phận của DN giờ đây không còn đủ. Họ cần đào sâu nghiên cứu để có thể sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống, nắm rõ khả năng hỗ trợ của CNTT, làm sao để đem lại những đóng góp tích cực nhất trong sự phát triển và hoàn thiện của hệ thống. Những nhà quản lý luôn phải thấm nhuần: các giải pháp nâng cấp hệ thống phải làm sao tăng được hiệu quả của quy trình thay vì cố gắng vắt thêm sức lao động của nhân viên (khi con người chỉ thực hiện những nhiệm vụ mà hệ thống không đảm đương nổi). Đã từ hàng trăm năm, quản lý DN được thực hiện trên cơ cấu tổ chức. Ngày nay, với sự hỗ trợ của CNTT, để quản lý tổng thể và nhất quán, cần bổ sung cơ cấu hệ thống và cơ cấu quy trình. 3 cơ cấu này phối hợp phải tạo ra một mô hình quản lý thống nhất và thân thiện.

    Dù thế nào chăng nữa, mô hình quản lý DN sẽ ngày càng đòi hỏi sự hỗ trợ của CNTT. Các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn hướng tới những tiêu chuẩn tiên tiến hơn, hoàn thiện hơn về quản lý nội bộ cũng như các mối quan hệ bên ngoài của DN. Sau mỗi giai đoạn nâng cấp hệ thống CNTT, các nhà quản lý sẽ được nâng lên tầm cao mới, phải đối mặt với các trách nhiệm mới. Ban lãnh đạo ngày một ít phải đánh giá và tổ chức công việc cho nhân viên, thay vào đó cần biết tận dụng tối đa khả năng của hệ thống. Nếu lãnh đạo không nắm bắt được vai trò và chức năng của hệ thống ERP, thì đó là nhược điểm lớn nhất của dự án triển khai ứng dụng CNTT.

    Bartlomej Seidel
    Chuyên gia tư vấn cơ cấu DN
    Công ty Tinh Vân ERP

    ID: B0602_27