• Thứ Tư, 01/11/2006 16:28 (GMT+7)

    Cần phân biệt ERP nội và ngoại

    Ý kiến phản hồi bài viết "Khác biệt giữa ERP với kế toán truyền thống" (TGVT-PCW B tháng 1/2006, trang 44-45).

    Đây là bài báo có nhiều ý nghĩa với độc giả và các doanh nghiệp (DN). Mô hình ERP ở đây chắc chắn là phần mềm (PM) nước ngoài vì nhiều hệ thống ERP VN có đặc điểm khác so với mô hình PM ERP mà tác giả nêu ra. Theo tôi tác giả nên đặt tiêu đề là "Khác biệt giữa hệ thống ERP nước ngoài với kế toán truyền thống VN" để tránh việc độc giả hiểu sai rằng tất cả các PM ERP đều giống PM ERP nước ngoài. Sau đây là một số lý do:

    Xem tài khoản đối ứng

    Hệ thống ERP mà tác giả nêu ra sử dụng nhiều tài khoản (TK) trung gian ngầm định, có thể không cho phép xem số liệu phát sinh TK theo đối ứng của kế toán VN, mặc dù theo tôi, sử dụng quan hệ đối ứng của các TK rất có lợi. Các bảng kê thu chi với các cột là các TK đối ứng hoặc các báo cáo theo phương pháp nhật ký chứng từ của kế toán VN trên cơ sở quan hệ đối ứng được thiết kế rất khoa học và mang lại nhiều thông tin, sẽ rất khó hoặc không thực hiện được khi không có quan hệ đối ứng giữa các TK chuẩn.

    Để giải quyết vấn đề này, một số PM kế toán hoặc ERP VN (như EFFECT-ERP) sử dụng phương pháp khử trùng (tức là bút toán vẫn có TK đối ứng theo mã quy định nhưng phát sinh của TK bị khử sẽ không được ghi nhận trong các báo cáo, quan hệ TK đối ứng ở đây vẫn được sử dụng). Việc mặc định hoặc tự động hạch toán trong các giao dịch vẫn được thực hiện bình thường. Rõ ràng đây là cách xử lý phù hợp hơn với người VN.

    Sửa dữ liệu đã nhập

    Hệ thống ERP mà tác giả nêu ra không cho phép xóa bất cứ giao dịch nào mà chỉ được phép thực hiện bút toán đảo, có nghĩa là người sử dụng cũng không thể sửa dữ liệu một khi đã nhập vào hệ thống. Tác giả cho rằng điều này tốt vì các cổ đông sẽ có số liệu có độ tin cậy cao vì mọi sai sót đều được ghi nhận vào hệ thống. Theo tôi việc này chỉ giúp cho người sử dụng cẩn thận hơn khi nhập liệu, các cổ đông không cần biết về các sai sót trong hệ thống mà họ cần biết số liệu đúng. Để có được số liệu đúng không nhất thiết phải cấm người sử dụng sửa hoặc xóa dữ liệu, đặc biệt là đối với hoàn cảnh VN vì:

    • Trình độ tin học của nhân viên trong các DN VN có thể chưa cao và không thể nâng cấp ngày một ngày hai nên hay gây sai sót, nhất là trong thời gian đầu khi mới bắt đầu học sử dụng hệ thống. Điều đó dẫn đến việc sẽ có rất nhiều bút toán "điều chỉnh" không có chứng từ gốc đi kèm trong hệ thống, dẫn đến việc sẽ bị rối khi người sử dụng tìm kiếm, xem xét thống kê số liệu. Mặt khác nhiều sai sót không phải chỉ là ghi sai số tiền mà là sai tên đối tượng (như tên khách hàng, tên nhà cung cấp...), số hóa đơn hoặc tên phân xưởng... Việc dùng bút toán "đảo" không phải lúc nào cũng thực hiện dễ dàng nếu người sử dụng không có trình độ.

    • Không phải bất cứ bút toán đảo (điều chỉnh) nào cũng thực hiện đúng mục tiêu sửa chứng từ sai. Ví dụ: Chứng từ bị sai (như ghi thừa số 0 trong phiếu chi tiền) được nhập vào cuối giờ của ngày cuối tháng. Sang ngày hôm sau (đã là tháng sau), người nhập phát hiện và thực hiện bút toán điều chỉnh. Khi đó, số dư tiền mặt tại thời điểm cuối tháng trước chắc chắn bị sai lệch so với thực tế vì bút toán điều chỉnh nằm vào phát sinh của tháng sau.

    • Nhiều khi cần phải nhập dữ liệu "tạm" khi chưa có đủ chứng từ gốc, sau này, khi có chứng từ gốc sẽ sửa lại dữ liệu đã nhập. Chẳng hạn tại nhiều DN của VN, rất nhiều khi hàng đã về nhập kho nhưng hóa đơn chưa về, khi đó vẫn phải nhập hàng vào kho để có thể xuất hàng được ngay, việc điền giá trị hàng nhập kho chỉ thực hiện được sau khi hóa đơn mua hàng về đến DN. Tình trạng này nếu xảy ra thường xuyên trong DN thì rõ ràng việc cho phép người sử dụng sửa dữ liệu đã nhập thay vì thực hiện bút toán đảo (điều chỉnh) sẽ tốt hơn.

    • Có thể kích thước cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên do các bút toán điều chỉnh.

    • Hệ thống ERP VN (như EFFECT-ERP) ngoài khả năng phân quyền "Chỉ nhập dữ liệu không sửa" với người sử dụng còn cho phép người sử dụng được sửa dữ liệu của mình không giới hạn hoặc có giới hạn, ví dụ có thể đặt sau n ngày (1 ngày, 2 ngày...), dữ liệu sẽ được tự động khóa lại không sửa được. Hoặc đối với dữ liệu luân chuyển theo quy trình, nhân viên nhập dữ liệu ở dạng "chưa chính thức" vẫn sửa được trước khi nhân viên khác kiểm tra và xác nhận dữ liệu này. Dữ liệu khi đó mới được chuyển sang công đoạn sau và buộc phải sử dụng bút toán điều chỉnh nếu có sai sót. Cách làm này phù hợp hơn với người VN.

    • Cuối cùng, theo tôi thì rất ít DN VN chấp nhận một PM kế toán chỉ được dùng bút toán điều chỉnh chứ không sửa được dữ liệu một khi đã nhập vào hệ thống.

    Nguyễn Văn Khương
    Công ty PM EFFECT

    ID: B0602_29