• Thứ Tư, 01/11/2006 16:26 (GMT+7)

    Ngân sách ERP & quy mô doanh nghiệp

    Khi bắt đầu quan tâm tới khoản đầu tư cho ERP, hầu hết doanh nghiệp (DN) đều lúng túng trong việc xác định quy mô giải pháp và ngân sách thích hợp. Để cung cấp cho DN thêm thông tin, TGVT - PCW B đã mời các chuyên gia tư vấn và một số DN cung cấp giải pháp ERP tham gia giải đáp các thắc mắc xung quanh vấn đề này.

    Khi bắt đầu quan tâm tới khoản đầu tư cho ERP, hầu hết doanh nghiệp (DN) đều lúng túng trong việc xác định quy mô giải pháp và ngân sách thích hợp. Để cung cấp cho DN thêm thông tin, TGVT - PCW B đã mời các chuyên gia tư vấn và một số DN cung cấp giải pháp ERP tham gia giải đáp các thắc mắc xung quanh vấn đề này. Có 8 chuyên gia được mời đã nhiệt tình trao đổi, gửi tham luận với lượng thông tin lên tới gần 30 trang. Do khuôn khổ hạn hẹp, chúng tôi chỉ có thể trích đăng một phần các ý kiến này trong tháng 5/2006. DN có nhu cầu cung cấp toàn văn các tham luận trên hoặc có câu hỏi khác về ERP, vui lòng gửi thư cho người phụ trách chuyên mục (hiennt@pcworld.com.vn). Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ và hỗ trợ các DN tìm lời giải đáp phù hợp.

    KHI NÀO CẦN ĐẦU TƯ ERP?

    Đây là câu hỏi thường xuất hiện khi DN không định hình được mình cần quan tâm ERP ở mức nào.

    Phân tích theo loại hình hoạt động và quy mô DN, ông Nguyễn Huy Cương chia ra 4 nhóm cần quan tâm:

    • Các công ty nước ngoài, đặc biệt là chi nhánh của các tập đoàn toàn cầu.

    • Các DN nhà nước đang cổ phần hóa.

    • Các công ty nội địa lớn, có nhiều chi nhánh trên toàn quốc, đang muốn vươn ra ngoài tầm khu vực.

    • DN vừa và nhỏ.

    Phân tích theo nhu cầu về bài toán quản lý DN, ông Phí Anh Tuấn đưa ra các nhóm cần quan tâm sau:

    • Khi phạm vi và khối lượng giao dịch của DN tăng nhanh, việc nắm bắt thông tin để điều hành của lãnh đạo bị chậm nên đưa ra quyết định không kịp thời, có nhiều sai sót. Đây là tình trạng ở các DN phát triển mạnh nhưng quản lý theo kiểu gia đình.

    • Khi áp lực cạnh tranh tăng lên và lợi nhuận của DN giảm xuống, DN buộc phải nghĩ đến tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa các quy trình quản lý.

    • Khi DN đang phát triển tốt, lợi nhuận tích lũy cao, có đủ ngân sách đầu tư trang bị một hệ thống thông tin quản lý.

    • Khi DN tham gia hoạt động xuất khẩu, khách hàng thường đòi hỏi đối tác có mô hình quản lý tương thích với thông lệ quốc tế.

    • Cuối cùng là những DN đang hoạt động kém hiệu quả và đang tái cấu trúc cơ cấu quản lý. Giải pháp ERP giúp họ xây dựng quy trình quản lý mới có hiệu quả hơn, giúp vực lại công ty.

    XÁC ĐỊNH KÍCH CỠ GIẢI PHÁP ERP

    Với các DN bán sỉ/lẻ và sản xuất hàng tiêu dùng, ông Nguyễn Anh Nguyên cho rằng DN kinh doanh thuần túy có doanh thu khoảng 1 triệu USD/năm trở lên có nhu cầu ERP đơn giản gồm: kế toán thu/trả, sổ cái, báo cáo tài chính (BS/PL); quản lý giá và khuyến mãi (khi khuyến mãi là hoạt động chính); đặt hàng và giao hàng; mua hàng và xuất - nhập - tồn cho hàng hóa. Mức đầu tư tối thiểu thường từ 30 triệu VNĐ trở lên kể cả công cài đặt. Nếu tính cả khấu hao phần cứng thì chi phí nên chiếm khoảng 1,5% - 2% doanh thu trở lên cho 2 năm đầu và sau đó khoảng 0,5% - 0,8% cho vận hành đến lần nâng cấp gần nhất.

    Ông Nguyễn Đông Hồ đưa ra mô hình phân loại dựa trên số người dùng và tổng số vốn đầu tư, từ đó quy chiếu ra nhóm các giải pháp ERP phù hợp:



    Còn ông Vương Quân Ngọc lại cho rằng: Việc xác định kích cỡ "chiếc áo ERP" nên theo một số tiêu chí nhất định do chính DN đặt ra. Tốt nhất nên tham khảo ý kiến các nhà tư vấn có kinh nghiệm. Theo ông Ngọc, giải pháp nên thỏa mãn tối thiểu các câu hỏi:

    • Giải pháp ERP đó có trả lời được một số vấn đề mà DN đang gặp phải hay không (VD: quản lý số lượng đơn đặt hàng rất lớn, báo cáo hợp nhất toàn tập đoàn...).

    • Lãnh đạo DN có thể kiểm soát được tình hình hoạt động của DN mọi lúc, mọi nơi sau khi triển khai ERP hay không?

    • Với việc tăng trưởng của DN, liệu giải pháp ERP có giải quyết được các bài toán "tương lai" của DN không?

    Cuối cùng mới là vấn đề xác định kinh phí.

    TỶ LỆ ĐẦU TƯ ERP THẾ NÀO là HỢP LÝ?

    Ông Nguyễn Văn Khương đưa ra hai cách tiếp cận để xác định tỷ lệ đầu tư cho ERP. Cách 1: ước bằng một nửa tổng chi phí một tháng của DN. Ví dụ: DN có 50 nhân viên (NV), chi phí bình quân đầu người 6 triệu đồng thì chi phí cho hệ thống ERP là: (6 x 50)/2 = 150 triệu đồng (bằng khoảng 10.000 USD). Cách 2: nhân số lượng NV trong DN với hệ số (số tiền tính trên đầu NV), mà hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề sản xuất kinh doanh. Ví dụ: công ty sản xuất bao bì có 100 NV (kể cả công nhân) thì chi phí cho hệ thống ERP khoảng: 100 x 150 = 15.000 USD. Nếu công ty có 1000 NV thì chi phí là 150.000 USD.

        Tỉ lệ đầu tư (%)     Doanh số (USD)     Đầu tư ERP
    (USD)
     
        1 – 3     1 – 5 triệu     10,000 – 150,000  
            < 10 triệu     < 300,000  
            < 50 triệu     < 1,500,000  

    Ông Khương nhấn mạnh "Tôi cho rằng xác định chi phí cho hệ thống ERP theo doanh số không hợp lý bằng theo tổng chi phí vì không phải cứ DN có doanh số cao (lời nhiều) thì phải bỏ ra nhiều tiền cho hệ thống ERP".

    Còn ông Hồ lại tính tỉ lệ đầu tư cho ERP theo doanh số. Thông thường có thể chiếm từ 1 đến 3% doanh số của DN.

    Tuy nhiên, cũng theo ông Hồ, do chi phí bản quyền được khấu hao trong nhiều năm nên tỷ lệ chi phí thực cho dự án ERP so với doanh số của năm đầu tư có thể nhỏ hơn.

    Ông Trần Sơn đồng quan điểm cho rằng nên coi ERP là một loại tài sản và có khấu hao như mọi loại tài sản khác, thậm chí khấu hao nhanh hơn do CNTT thay đổi rất nhanh. Với những ERP có tổng đầu tư dưới 50.000 USD nên tính thời gian khấu hao khoảng 3 năm; Từ 50-100.000 USD nên tính là 5 năm; Với những hệ thống lớn như Oracle (bản đầy đủ) hoặc SAP có thể lên tới 10 năm. Ngoài ra, ERP còn cần chi phí bảo trì hàng năm khoảng 20% giá gốc. Như vậy, nếu một hệ thống ERP có giá 100.000 USD thì chi phí mỗi năm (của 5 năm sử dụng) sẽ khoảng 40.000 USD.

    ĐẦU TƯ THẾ NÀO ĐỂ HIỆU QUẢ?

    Tất cả các chuyên gia tư vấn đều khẳng định, DN nên đưa ra quy trình đầu tư cho ERP.

     

    CÁC CHUYÊN GIA THAM GIA

       
     

    Ông Quang Nguyễn, giám đốc PA Consulting Group (Singapore)
    Ông Nguyễn Anh Nguyên, giám đốc kế hoạch và CNTT, công ty Unilever Vietnam
    Ông Nguyễn Đông Hồ, giám đốc Ernst & Young Vietnam
    Ông Trần Sơn, giám đốc công ty ERAS
    Ông Phí Anh Tuấn, phó giám đốc công ty AZ Solution
    Ông Nguyễn Huy Cương, giám đốc công ty Tinh Vân ERP
    Ông Nguyễn Văn Khương, giám đốc công ty Phần Mềm EFFECT
    Ông Vương Quân Ngọc, phụ trách Marketing FPT-ERP

       

    Theo ông Sơn, nếu DN đầu tư theo lộ trình thì đầu tư đến đâu thấy hiệu quả ngay đến đó. Cấu trúc module của ERP thực ra rất phù hợp với việc này. Tránh mua hết cả hệ thống ERP để rồi có những module có khi mấy năm sau chưa động tới. Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn quản lý DN, ông Sơn đưa ra mô hình vận dụng 20-80. Theo đó, nếu đầu tư vào 20% số quy trình "có vấn đề” nhất thì có thể giải quyết được 80% những bất cập trong cả hệ thống. Xác định được những quy trình quan trọng thì sẽ biết nên đầu tư đồng tiền vào những tính năng ERP nào để tiết kiệm nhất mà vẫn mang lại hiệu quả cao.

    Ông Quang Nguyễn cho rằng đầu tư chỉ hiệu quả khi tổng hợp được các yếu tố: Thuê đúng người; Đội ngũ tư vấn triển khai có kinh nghiệm và chung mục đích thành công với DN; Đội ngũ NV của DN tâm huyết, chịu khó, dám làm và dám chịu trách nhiệm; Quyết tâm của lãnh đạo; Nhất là phải định nghĩa được "thành công" là gì một cách cụ thể và hợp lý (Ví dụ: qui trình đóng sổ sẽ rút xuống từ 2 tháng thành 2 ngày, hàng tồn kho không vượt quá 2 tỉ...).

    Tường Vy (tổng hợp)

    ID: B0605_36